כיצד לעצב פגישה עסקית

האג'נדה של פגישה עסקית משמשת להעברת נושאים חשובים שיידונו בפגישה. מסמך זה מאפשר לכל המשתתפים להיערך כראוי לנושאי הפגישה.

סדר יום עסקי צריך לענות על שאלות מסוימות: מהו הנושא לדיון? מדוע יש לדון בה? מי יהיה מעורב בדיון? מי אחראי על נושאים מסוימים? כמה זמן יידונו הנושא בפגישה?

פריטים שתצטרך

• מחשב

• יישום עיבוד תמלילים

צור מסמך חדש עם 'פגישה של פגישה' ככותרת ושם הקובץ. לנוחותך, ייתכן שתרצה לעצב את שם הקובץ באופן זה: פגישה Agenda_YYYY_MM_DD. בדרך זו, כאשר אתה מסתכל לתוך התיקיות שלך, כל סדר יום ספציפי יהיה קל למצוא.

הזן את תאריך הפגישה, את המקום ואת שמות האנשים המגיעים לפגישה. מידע זה יהיה חיוני, במיוחד במעקב אחר התקדמות נושא מסוים, פרויקט או בעיה.

צור טבלה עם 5 עמודות, שכותרתה "סדר יום עסקים פגישה (תאריך הפגישה)."

הקלד "נושא" ככותרת העמודה הראשונה. לאחר מכן הזן כל נושא הפגישה לדיון.

מפתח "יעדים / יעדים" ככותרת העמודה השנייה. בקצרה מאוד את התוצאה הסופית הרצויה עבור כל נושא במהלך הפגישה.

הקלד "Team" ככותרת העמודה השלישית. שים לב לאנשים שיהיו אחראים להצגת הנושא או לדבר בשמו. אם נושא יש מנהיג צוות, הקפד לציין כי גם כן.

מפתח "אסטרטגיה" כמו כותרת העמודה הרביעית. ציין כיצד בכוונתך לטפל בנושא. דוגמאות כוללות "סיעור מוחות" כדי ליצור רעיונות, "סקירת" כדי לעבור על תוצאה נבחרת או פרויקט, "החלטה" אם ההחלטה צריכה להיעשות, או "מידע" אם המידע הכללי צריך להיות משותף.

הקלד "שעה" ככותרת החמישי. ציין את מספר הדקות שכל נושא יוקצה לדיון. זה הכרחי כדי לשמור על זרימה טובה של רעיונות בחדר הישיבות כדי לספק מבנה לפגישה שלך.

שמור את המסמך לאחר הזנת כל המידע הידוע בכל שורה.

טיפים

• שולחן הוא רק דרך בסיסית לארגון הנושאים לדיון בפגישה. אתה חופשי לעצב את סדר היום העסקי שלך פגישה אחרת, כל עוד פריטים נתון כלולים.

  חשוב להקצות מספיק זמן כדי לדון בנושאים שבחרת, אבל לא יותר מדי זמן, אחרת דיונים נוטים להמשיך. שאל את המציגים כמה זמן הם יצטרכו להציג על הנושאים שלהם.

  ודא שכולם המשתתפים בפגישה מקבל את סדר היום לפחות יום לפני הפגישה המוצעת. זה ייתן לכולם זמן להתכונן ולאפשר את כל התיקונים לסדר היום במידת הצורך.