פנקס נדל"ן עוקב אחר ההכנסות וההוצאות הקשורות בנכסי נדל"ן. הגדרת יומן הנדל"ן אינו שונה מדי הגדרת כל סוג אחר של ספר החשבונות. הצעד הראשון, ללא קשר לסוג הספר שאתה יוצר הוא להחליט אם לעשות את זה באופן ידני, או באמצעות תוכנה ממוחשבת. יש יתרונות וחסרונות לשניהם.
תוך שמירה על ספר חשבונות ידני אולי נראה מעודכן בעידן המחשב, עבור עסק קטן או סוכן יחיד זה עשוי להיות הגיוני. היתרון הגדול ביותר של ספר החשבונות הוא שאתה יכול לראות הכל במבט אחד, אין גלילה ולא להבין איך להתאים את הדפים יחד פעם הם מודפסים. יתרונות אחרים כוללים להיות מסוגל לקחת את זה איתך בכל מקום, את היכולת להעיף אותו פתוח בכל עת ולהסתכל על הערכים שלך ולא לדאוג לגבי קריסות המחשב להרוס את הנתונים שלך.
החסרונות של ספרי החשבונות הם שאתה חייב להוסיף באופן ידני לחסר, אשר יכול בקלות להוביל שגיאות. הם יכולים גם להיות יותר זמן רב אם יש לך כמויות גדולות של נתונים להיכנס. בנוסף, אין דרך קלה לחלוק את המידע עם אחרים. אתה לא יכול דוא"ל במהירות או להעלות ספר החשבונות.
היתרונות של התוכנה הם חישובים אוטומטיים, כניסה מהירה וקלה, היכולת לשתף במהירות את המידע עם רואה החשבון שלך או אחרים, ואת העובדה כי ישנן מספר תוכניות שנוצרו במיוחד עבור הנדל"ן. כמו כן, לעתים קרובות אתה יכול לקבל תמיכה מקוונת מיידית אם יש לך שאלות על איפה ואיך פריטים צריכים להיות נכנסו.
החסרונות של התוכנה הם שאתה צריך כל הזמן ליצור גיבוי במקרה של בעיות במחשב, ספר החשבונות שלך הוא לא נייד כמו אם אתה לא הבעלים של המחשב הנייד, וזה לעתים קרובות יותר קל לשים את המספרים בעמודות הלא נכון מאשר נייר שבו אתה יכול לראות את כל הדף.
לאחר שהחלטת איזו שיטה מתאימה לך, הגיע הזמן להחליט על הקטגוריות בספר החשבונות שלך.
שלב זה הוא זהה עבור שניהם נייר ותוכנה מבוססי ספרי חשבונות, עם זאת, אם אתה רוכש תוכנה כגון Real Estate Agent Accelerator רבים של הקטגוריות כבר יהיה במקום בשבילך. אם זה המקרה, ליצור רשימה של קטגוריות בכל מקרה ולהוסיף כי התוכנה כבר לא הוסיף לך.
אם אתה יוצר קטגוריות מאפס, לתפוס פיסת נייר ולעשות שני עמודות, אחד עבור הוצאות ואחד עבור הכנסות. אתה יכול להיות מפורט כמו שאתה רוצה להיות, אבל להימנע מלהיות כללי מדי. אתה רוצה להפריד כמה זרמי הכנסה למטרות מס, כגון עמלות ובונוסים.
עבור עמודת ההכנסות, חשוב על כל סוגי ההכנסות שאתה מצפה לקבל, ורשום אותם. הקפד לכלול גם "שונות" או "אחר" קטגוריה, כמו תמיד יש פריטים לא צפויים כי פשוט לא מתאים בשום מקום אחר.
לעשות את אותו הדבר בצד ההוצאות. תחשוב על סוגים שונים של הוצאות אתה נושא ולרשום אותם. הם יכולים להיות משולבים או מופרדים כפי שאתה רואה לנכון, אבל אתה רוצה לשמור פריטים המשפיעים על המסים שלך בצורה שונה בעמודות שלהם. לדוגמה, אתה יכול לקבל רשימה של ציוד משרדי ורישום עבור חומרי ניקוי, או שאתה יכול לשלב אותם לקטגוריה אחת שכן שניהם מנוכים באותו אופן על המסים שלך (כמו הוצאות תחזוקה). שאל את רואה החשבון שלך עבור ייעוץ, אבל כמה פריטים אתה כנראה צריך לשמור בנפרד הם הוצאות נסיעה ורכישות גדולות כגון כלי רכב, שכן הוצאות אלה מנוכות אחרת.
השלב האחרון הוא פשוט למלא את החלק העליון של העמודות עם הקטגוריות שיצרת ולהתחיל לבצע ערכים מתחת לכל עמודה כאשר הם מתרחשים.
אם אתה משתמש ספר חשבונות, זה לעתים קרובות הכי קל להקדיש מחצית הספר להוצאות וחצי אחרים ההכנסות. החלוקה הברורה בין השניים תעזור לכם להימנע משגיאות כניסה.
אם אתה משתמש בתוכנית גיליון אלקטרוני, מומלץ לשקול ליצור שני קבצים נפרדים, אחד עבור הכנסות ואחד עבור הוצאות כדי לעזור למנוע בלבול. תוכניות מסוימות להגדיר באופן אוטומטי אלה שתי הקטגוריות בשבילך, אשר גם מסייע למנוע טעויות.
