מה הם הפונקציות של מכתבים עסקיים?

המילון של Webster מגדיר אות כהודעה כתובה או מודפסת ליחיד או לקבוצה, הנשלחת בדרך כלל בדואר. כמובן, בעידן האלקטרוני שלנו, מכתבים רבים מועברים באמצעות דוא"ל, או בתוך הגוף של הדוא"ל או כקובץ מצורף. למרות המגמה הזו, מכתבים עסקיים ממשיכים להיות בעלי תפקידים מסורתיים. לכן, זה חיוני כי אלה בעולם העסקים יודע את הפונקציות האלה כדי להפוך את הרושם הנכון עם שותפים עסקיים.

מכירות

על אף המגמה לנהל עסקים באופן אלקטרוני, "מכתבי המכירות המסורתיים נותרו כלי חשוב לעסקים מודרניים", אומר קנת צימר, פרופסור אמריטוס בבית הספר לעסקים וכלכלה באוניברסיטת קליפורניה, וסו סי. קמפ, פרופסור חבר במכללת גרדנר-ווב בית הספר לניהול ברויהיל. יתר על כן, צימר מחנה מעריכים כי רוב המכתבים העסקיים הם למעשה מכתבי מכירות כי מטרתם המיועדת היא לקדם את המכירה של סחורות או שירותים למקבלי. ישנן חמש מטרות עיקריות של מכתבי מכירות:

1. כדי למשוך את תשומת הלב של הנמען.
2. כדי ליצור מערכת יחסים ידידותית עם הנמען.
3. לפנות למניעי הקנייה של הנמען.
4. כדי לשכנע את הנמען לנקוט פעולה.
5. כדי לספק לנמען הזדמנות לנקוט פעולה.

יחסי ציבור

מטרתו של כל מאמץ של יחסי ציבור היא להשפיע על אמונות, עמדות או פעולות של קהל היעד. כך למשל במכתב של יחסי ציבור, מסבירים מלווין ל 'דפלור ואברט א. דניס, מחברי הספר "הבנת תקשורת המונים: פרספקטיבה של אמנות ליברלית". מטרתו העיקרית של מכתב זה היא להשפיע באופן חיובי על הרושם של הקהל בחברה או ארגון.

כמה דוגמאות של מכתבי יחסי ציבור הן אלה השואפות להשיג את המטרות הבאות:

1. לקדם עסק חדש.
2. הזמן לקוחות לפתוח חשבונות לחיוב.
3. תודה ללקוחות על העסק שלהם.
4. ברוכים הבאים ללקוחות פוטנציאליים לקהילה.
5. הכרז על מכירה או שירות מיוחדים.
6. להציע תמריצים להשתמש בשירותי החברה.

בקשות ותגובות

מכתבים עסקיים שגרתית ביותר או להגיש בקשה או להגיב על אחד, צימר המדינה המחנה. דוגמאות למכתבי בקשה כוללות הזמנת חדר ישיבות, בקשת הצעת מחיר, בקשת דוחות חיוב וקביעת פגישות. אף על פי כן, הצימר והמחנה ממליצים שלא יטופלו במכתבים שגרתיים אלה ". לפיכך, עליך לפעול לפי הנחיות מסוימות בעת הגשת בקשה או תגובה אחת:

1. לספק מידע מלא.
2. לעולם אל תבקש בקשות בלתי סבירות.
3. להיות מדויק ומדויק.
4. לעולם אל תהיה דיסקרטי.

תביעות והתאמות

לפעמים הלקוחות מתלוננים על שירות או מוצרים פגומים. כאשר הזדמנויות כאלה להתעורר, עסקים חייבים להגיב על ידי משא ומתן עם הלקוחות על מנת לבצע התאמה. בנוסף, עסקים גם לכתוב מכתבים תביעה, כגון כאשר הספק נכשל לשלוח את המוצר הנכון או לא הספינה בכלל. עם זאת, צימר ומחנה אומרים כי אם להגיב או להגיש תביעה או התאמה, עליך לזכור את הכללים הבאים:

1. ודא שיש לך את כל העובדות.
2. להיות מדויק ומלא בעת תיאור התביעה.
3. הימנע מלהיות מאשים, מאיים או תובעני..
4. להיות מנומס.
5. הצע פתרון סביר שיהיה מוכן לכל הצדדים הנוגעים בדבר.

תקשורת חברתית

ברכה לעובדי עסקים בהזדמנויות מיוחדות היא "אדיבות ומסורת משותפות", צימר ומחנה כותבים. מעסיקים צריכים גם לשלוח מכתבי תנחומים כאשר שותף סובל אובדן או טרגדיה, להגיב מיד הזמנות רשמיות, להכיר פרישות והכרת תודה על מתנות, אירוח או טיפול מיוחד. לא להכיר בנסיבות כאלה מתאר את החברה באור רע.

הקפד לעצב את האותיות בצורה נכונה:

1. השתמש נייר חברה.
2. יישר את תאריך ההתאמה מימין לדף.
3. הצב את שם הנמען, הכותרת הרשמית והכתובת בתחתית הדף, משמאל.
4. בצע את ההמלצה בפסיק, לא במעי הגס, למשל: מר ג'ונס היקר,
5. רווח כפול בין ההמלצה לפסקה הראשונה של המכתב ובין כל פסקה. עם זאת, שטח אחד הגוף של כל פסקה.
6. אל תכלול ראשי תיבות של סימוכין, סימוני העתקה וכו '.