לוח הזמנים של הפרויקט מתייחס ישירות לאחד משלושת המרכיבים העיקריים של כל פרויקט: זמן. מטרת לוח הזמנים של הפרויקט היא לתאר תאריכי התחלה וסיום של פעילויות הפרויקט. לוח הזמנים של הפרויקט הוא מרכיב חי; כמו אלמנטים של פרוייקט לשנות, כך גם את לוח הזמנים של הפרויקט. עם זאת, כמו בפרויקטים רבים, את לוח הזמנים המקורי הפרויקט נקרא בתור בסיס כאשר לוחות זמנים להרחיב חוזה.
פריטים שתצטרך
-
הצהרת היקף הפרויקט
-
תוכנית ניהול פרויקטים
שלב מידע שנמצא בהצהרת טווח הפרויקט שלך. מסמך זה מזהה אילוצים וגורמים אחרים שעשויים להשפיע על התפתחות לוח הזמנים של הפרויקט. דוגמאות כוללות מטרות הפרויקט, תוצרים ומפרטים. לדוגמה, אם הפרויקט שלך דורש יצירת מותג חדש של יין היין חייב לשבת בחביות עץ אלון במשך שנה לפני הביקבוק, מידע זה משפיע ישירות על יצירת לוח הזמנים של הפרויקט.
פקטור בדרישות רגישות התאריך בעת יצירת לוח הזמנים של הפרויקט. במקרים רבים, בין אם בלחצים פנימיים או ממקורות חיצוניים, על מנהל הפרויקט להתחשב באילוצי זמן קשים ומהירים. לדוגמה, על מנת שהפרויקט יישאר תחת תקציב, על מנהל הפרויקט להשלים אותו לפני סוף השנה הקלנדרית לצרכי מס. תאריך החישובים במס מוטל על ידי הממשלה הפדרלית ויש לקחת בחשבון את יצירת לוח הזמנים של הפרויקט.
קח את התוכן של תוכנית ניהול הפרויקט בחשבון בעת יצירת לוח הזמנים של הפרויקט. תוכנית ניהול הפרויקט מורכבת מתוכנית ניהול לוח הזמנים, תוכנית ניהול עלויות, תוכנית ניהול היקף הפרויקט ותוכנית ניהול סיכונים.
מכון ניהול הפרויקטים מגדיר את התכניות הנ"ל כמפורט להלן: תכנית ניהול לוח הזמנים קובעת קריטריונים ופעילויות לפיתוח ובקרה על לוח הזמנים של הפרויקט. תוכנית ניהול העלות קובעת את הפורמט וקובעת את הפעילויות והקריטריונים לתכנון, מבנה ובקרה של עלויות הפרויקט. תוכנית ניהול היקף הפרויקט מתארת כיצד היקף הפרויקט יוגדר, יפותח ויאומת וכיצד ייווצר מבנה התפלגות העבודה ויגדיר אותו. תוכנית ניהול הסיכונים מתארת כיצד ניהול סיכוני הפרויקט יבוצע ויבוצע בפרויקט.
עם המידע לעיל, מנהל הפרויקט מצויד ליצור לוח זמנים זה ייתן לו מבט ריאלי של מה לצפות למשך הפרויקט.
יצירת WBS (מבנה התפלגות עבודה). מסמך זה הוא רשימה היררכית של עבודה שיושלם על ידי צוות הפרויקט על מנת להשיג הצלחה ביצירת מטרות הפרויקט ואת התוצרים. WBS הוא שם מנהל הפרויקט יכול לראות את הפרטים האמיתיים של מה צריך לעשות. בהמשך למטה ב WBS הם מה שנקרא "חבילות עבודה", אשר פשוט קיבוץ של משימות מפורטות שצריך להשיג. המפתח עם WBS הוא זה שבו מנהל הפרויקט יכול לראות מה חבילות העבודה צריך להסתיים במה פעמים ומה ההשפעה החבילה אחת יש על אחר כפי שהוא קשור תזמון.
טיפים
-
לתקשר את לוח הזמנים לפרויקט לחברי הצוות, במיוחד את חסות הפרויקט ואת אלה שהם סיכון לפרויקט כגון מנכ"לים, נבחרי וכל מי יכול לעכב את הפרויקט.
לזהות מיד תאריכים שאינם סחירים ולפתח את לוח הזמנים של הפרויקט סביב אלה. זה לא רק לתת למנהל הפרויקט רעיון טוב של אתגרים בזמן, אבל אם יש אילוצים בלתי ניתנים לשינוי, מנהל הפרויקט ייתכן שיהיה צורך לעודד שינוי בהיקף הפרויקט או לבקש משאבים נוספים כדי לעשות את זה בזמן.
בעוד מנהל הפרויקט בהחלט יכול ליצור לוח הזמנים של הפרויקט עם עיפרון ונייר, שיקול רציני יש לתת את השימוש בתוכנה כדי להפוך את התהליך הזה. מספר תוכניות זמינות החל ממחיר חינם כמה מאות דולרים.
אזהרה
לוחות זמנים, ללא קשר לפרויקט, נוטים להחליק בצורה זו או אחרת. לזהות מה יכול להרשות לעצמו להחליק ומה לא יכול. לתקשר את הנושאים לוח הזמנים הפרויקט כפי שהם באים עם צוות הפרויקט הליבה, אבל במיוחד עם חסות הפרויקט כפי שהם יעריכו לא להיות מופתע.
