תוכנית תפעול היא תיאור בכתב המציין את תפקודי הפעילות העסקית. הוא מתאר את נהלי הפעילות התפעולית, את התהליכים בהם נעשה שימוש ואת האחריות של העובדים בכל מחלקה. תוכניות אלו נוצרות כדי להגביר את היעילות בתהליכים העסקיים. תוכנית תפעול היא סעיף רגיל הכלול בתוכניות העסקיות של רוב הארגונים. תוכנית פעולה לשירות הלקוחות מתארת את ההליכים הצפויים לעובדים במחלקה זו. תוכנית זו מקדמת יעילות בשירות הלקוחות ויש לבדוק אותה לעיתים קרובות כדי להבטיח שהיא פועלת ביעילות.
סקור את עובדי שירות הלקוחות. שירות לקוחות טוב מתחיל עם נציגי שירות הלקוחות שהם נכסים לחברה. כדי להיות נציג שירות לקוחות טוב, אדם צריך להחזיק בהתלהבות צריך להיות יוקרתי וידידותי. הוא צריך גם להחזיק בפתרון בעיות מיומנויות ולהיות מסוגל להיות אמפתית עם הלקוחות. תוכנית פעולה המכילה עובדים שאינם מתאימים לדרישות אלה לא תהיה יעילה ככל האפשר. המטרה העיקרית של שירות הלקוחות היא לשמור על הלקוחות מאושרים. כדי לשפר את תוכנית הפעולה עבור זה, סקירה של עובדי שירות הלקוחות הוא חיוני.
יצירת תוכניות הכשרה. שירות לקוחות יעיל דורש הכשרה מתאימה עבור הנציגים. על ידי יצירה ויישום של כיתות ההכשרה הנדרשות, העובדים מאומנים בהליכים המתאימים לטיפול בשיחות לקוחות, שאלות ותלונות. עובדים בעלי ידע מניבים תוצאות טובות יותר. תוכנית הפעולה של החברה צריכה להכיל פרטים על תוכניות הכשרה זמין ודרישות של עובדים. אם התוכנית לא, יש להוסיף אותם כניסיון לשפר את הביצועים של כל נציגי שירות הלקוחות.
לאשר החלטות על ידי עובדים מסוימים. לא כל העובדים צריכים להיות מורשים לקבל החלטות קשות ביותר, אבל על ידי מתן חלק מהם סמכות זו, העובדים מרוויחים ביטחון עצמי. העובדים צריכים להרגיש שהחלטותיהם חשובות ובעלות ערך. תוכנית פעולה צריכה להכיל נוהל לגבי תגמול עובדים. כאשר נציגי שירות הלקוחות לקבל החלטה טובה עם הלקוח, העובד צריך להיות בירך או מוכר בדרך כלשהי כדי לעודד את העובד להמשיך ולחפש החלטות טובות עם הלקוחות.
לפתח משוב לקוחות. משוב מלקוחות הוא הזדמנות חשובה של עסקים אשר צריך לנצל. תוכנית הפעולה צריכה לומר כיצד המשוב מתקבל, ותסביר כיצד מתבצע עיבוד המשוב. חברות רבות להקליט ולפקח על כל משוב. המשוב מנותח ומשמש לשיפור הארגון.
