אין חוק פדרלי מחייב מעסיקים במגזר הפרטי כדי לאפשר לעובדים הנוכחי או לשעבר גישה קבצי כוח האדם שלהם. בדרך כלל, קובצי כוח אדם של עובדים במגזר הפרטי נחשבים רכוש המעביד, וכמה חברות להשתמש הרציונל הזה כדי להגביל את הגישה לקבצי העובדים. העובדים הפדרליים והממלכתיים - עובדי המגזר הציבורי - יכולים לקבל גישה לרשומותיהם הרשמיות.
קבצי כוח אדם
תיקי תעסוקה - המכונה לעתים קובץ כוח אדם של העובד - מכילים מסמכים כגון הבקשה הראשונית של העובד לתעסוקה, פרטי קשר לשעת חירום, טופסי זכאות לתעסוקה, הערכות ביצועים, רישומים משמעתיים ונוכחים, הערות מפקח ומנהל על ביצוע, הדרכה ותהליכי העסקה. דוגמאות לפעולות התעסוקה הן קידומי מכירות וסיום. בחלק מהמקרים, מחלקת משאבי אנוש מקיימת קובץ תעסוקה רשמי, והממונה או המנהל של העובד מחזיקים בקובץ מחלקתי. למרות שני הקבצים צריכים להכיל מידע רלוונטי, התוכן עשוי להשתנות במקצת. לדוגמה, קובץ מחלקתי אינו יכול להכיל עותקים של כל הניירת והתיעוד שהעובד משלים ביום הראשון שלו בעבודה, כגון תודות מדיניות וצורות W-2.
סיבה עבור גישה
העובדים הנוכחיים מבקשים לבדוק את הקבצים שלהם כדי להבטיח את מחלקת משאבי אנוש היא שמירה על רשומות מדויקות לגבי העסקתם. אם החברה עורכת הערכות ביצועים שנתיות, עותקים של טפסי ההערכה עבור כל שנה שהעובד הועסק צריכים להיות בקובץ כוח האדם. כמו כן, רשומות נוכחות צריך לשקף במדויק את היעדרויות העובד, בין אם בשל מחלה, חופשה או עלים של היעדרות. עובדים לשעבר לעתים קרובות לבקש קבצים כדי להשיג עותקים של מסמכים הם יכולים להשתמש בחיפוש שלהם לעבודה בעתיד. לדוגמה, אם קובץ של עובד לשעבר מכיל רשומות הנוגעות לביצועים ולהישגים, מידע זה יכול לסייע בבנייה מחדש של קורות חיים או בהכנת רשימה של חובות עבודה שיתחלקו במהלך ראיונות עם מעסיקים פוטנציאליים. עובדים רשאים גם לבקש העתקים של קובץ התעסוקה שלהם להשתמש בהגשת תלונה נגד מעסיק.
מדיניות מעסיקים
מעסיקים רבים יש מדיניות במקום העבודה לגבי שחרור רשומות העובדים. המדיניות במקום העבודה משתנה בהתאם לסוגי הרשומות הזמינים לבדיקת עובדים ולהעתקה, וחלק מהחברות מייעדות שעות לא עובדות כזמן היחיד שבו העובדים יכולים לבדוק רשומות של אנשי צוות. מעסיקים שיש להם מדיניות בנושא זה מקדישים בדרך כלל קטע במדריך למשתמש על אופן הגישה לרשומות. מדיניות כתוב היטב מתאר את הצעדים הדרושים כדי לבדוק רשומות, אילו סוגים של הרשומות עובדים יש גישה, כאשר העובדים יכולים להציג את הרשומות שלהם ואת כל החיובים עבור מסמכים הצילום הכלול בקובץ כוח האדם של העובד.
חובת המעביד
על פי החוק הפדרלי, המעסיקים במגזר הפרטי אינם חייבים לספק עותקים של תיקי עבודה לעובדים הנוכחיים או לשעבר. ההחלטה לשחרר קבצים מבוססת על מדיניות החברה, ובמקרים מסוימים, חוק המדינה המסדיר גישה לקבצי כוח אדם. מעסיקים רבים רואים את היתרון של ציות לבקשות עובדים, עם זאת. מניעת גישה לקובצי תעסוקה יכולה רק להעלות שאלות שהמעסיק לא ירצה לענות עליהן. אם המעסיקים שומרים על תיקי כוח אדם המכילים מידע מדויק שפורסם בעבר לעובדים, אין ספק אם ניתן לשחרר את המידע לאחר יציאת העובד מהחברה. בתום לב, מעסיקים רבים מספקים גישה לעובדים לקובצי כוח אדם. נוהג זה מדגים שקיפות לגבי מדיניות התעסוקה והרשומות.
חוקי גישה הפדרלי גישה עובד רשומות התעסוקה הם חלק חוק הפדרלי פרטיות של 1974; המשרד האמריקאי לניהול כוח אדם הוא הסוכנות האחראית באופן כללי על רשומות העובדים של העובדים הפדרליים. מדינות בודדות מטפלות בבקשות עובדים לקבלת גישה לרשומות כוח אדם.
חוקי המדינה
במדינות מסוימות יש חוקים המאפשרים גישה לעובדים לקובצי כוח אדם. מדינות אחרות שותקות בשאלה האם עובדים קיימים ועובדים לשעבר יכולים לסקור או לצלם חומרי אדם. ברוב המקרים, עובדים - נוכחי או לשעבר - שהיו מעורבים בחקירות במקום העבודה לא יכולים להציג רשומות לגבי חקירות. הרישומים האלה לא צריכים להישמר בקובץ התעסוקה ממילא. הם יישארו במעצר של מחלקת משאבי אנוש ורק אנשי משאבי אנוש האחראים על החקירה צריכים לקבל גישה לחומרי חקירה.
גישה מוגבלת
מדינות שיש להן חוקים בנוגע לגישה של עובדים לקובצי כוח אדם עשויות לדרוש מהעובדים להגיש בקשה בכתב, וחוקים מסוימים מאפשרים למעסיקים להגביל את הגישה לחומרים מסוימים. החוק בקליפורניה, למשל, דורש מעסיקים לאפשר לגישה של עובדים שוטפים ועובדים לשעבר לקבצים שלהם בתוך 21 יום מקבלת בקשת עובד. מעסיקים שלא לציית לחוק המדינה קליפורניה בעניין זה כפופים קנסות, קנסות ושיפוט תביעה אזרחית על סירוב גישה לקבצי עובדים. מיזורי, לעומת זאת, אין חוק המדינה המחייבת גישה לקובץ כוח אדם של עובד.
