איך אני כותב מדיניות רכש?

כתיבת מדיניות הרכש עשוי להיראות כמו בזבוז זמן, במיוחד בחברה קטנה. אבל לאחר מדיניות פורמלית שכל העובדים מבינים יסייע להבטיח כי אתה מבלה את הכסף התפעולי שלך בתבונה. ככל שתגדל, המדיניות הכתובה תהפוך קריטית להצלחתך. כתוב את מדיניות הרכש שלך עם אלה שישתמשו בה בראש. אם הם לא מסוגלים להבין את המדיניות, או אם התהליך מסובך מדי או מסורבל, העובדים יהיו מתוסכלים ויש סיכוי גבוה יותר לעשות טעויות או בכוונה להתעלם מדיניות כדי לעשות את העבודה.

להחליט מי תהיה סמכות לבצע רכישות מטעם החברה. קבע כל מגבלות על רכישת הסמכות וקבע מי יאשר רכישות מעבר למגבלות אלה.

כתיבת הנחיות לבחירת ספק. קבע כיצד תהליך הצעת המחיר יעבוד וכמה הצעות יש לקבל עבור כל הזדמנות. הסבר את כל הקריטריונים שעל הרוכשים להשתמש בהם כדי להעריך הצעות מחיר. הקריטריונים עשויים לכלול מחיר, איכות, ביטוח, אורך פעילות הספק ועוד.

המדינה את הנסיבות שבהן העובדים יכולים להתקשר בחוזה. מתאר את התהליך לאישור החוזה ולהקצות סמכות לחתימה על החוזה. הגדר תקרת חוזה מקסימלית. לתעד את התדירות שבה חוזים שירות קבוע יש להעריך.

קבע כללים לגבי קבלת מתנות וארוחות מספקים. חברות מסוימות מאפשרות ארוחות אבל לא מתנות, בעוד חברות אחרות מתנות מתנות עד ערך דולר מסוים. חברות מסוימות מאפשרות מתנות קבוצתיות, אך לא מתנות אישיות וחלקן אוסרות על מתן מתנות.

טיוטת מדיניות ניגוד עניינים. חלק מהחברות אוסרות על עובדים לרכוש מהספקים שבבעלותם אינטרס: אחרים מרחיבים את האיסור לחברות שבהן חבר קרוב או בן משפחה בעל עניין. אחרים עדיין לא הגישו הגבלה כזו.

קבע הנחיות סודיות. לברר איזה סוג של מידע נחשב סודי ולקבוע פרק זמן שבמהלכו נאסר על העובדים המחזיקים במידע זה לשחררו.

הסבר את מערכת ההזמנות שלך. תן הוראות לכתיבה והוצאת הזמנות רכש. אם מערכת המחשב שלך מאפשרת לך להגדיר רמות מלאי מינימלי ורכש התראה כאשר רמות אלה מגיעים, להסביר איך לעשות את זה. אם העסק שלך מחסנים סחורות באמצעות בר קידוד או מערכת מחשב אחרים, לספק הוראות על שינוי מוצרים קיימים והקמת חדשים.

לתעד את המדיניות כי עובדים אחרים, כגון קבלת כוח אדם, ישתמשו כדי להפוך את סוכני הרכש מודע משלוחים פגומים, פגומים או לא נכונים.