חשיבותה של ביקורת הפרויקט

ביקורת היא מערכת ניטור המשתמשת בכלי הערכה כמותיים ואיכותיים למדידת תוצאות הביצועים. ניהול סיכונים מובנה בתהליך הביקורת, בכך שהוא מאפשר למנהלי פרויקטים לזהות ולהעריך חששות, בעיות ואתגרים שעשויים לעלות במהלך הפרויקט. כאשר מזוהים חוסר היעילות, ניתן לבצע ניתוח סיבות שורש, וניתן לכלול המלצות מתקנות או מניעתיות בדוחות הביקורת לצורך התייחסות עתידית.

שינוי הנהלה

פונקציית ניהול הפרוייקט משמשת לשינוי הארגון. מטרות החברה ויעדיה עשויים להיות מושגים באמצעות סדרה של פרויקטים אסטרטגיים שנועדו להקל על שינויים מערכתיים. מבדקים של פרויקטים אסטרטגיים מעריכים אם הצליחו לעמוד ביעדים ובמטרות ספציפיים ומדידים. לדוגמה, הערכת ביקורת עשויה לגלות כי יעד הקשור תחזיות המכירות לא נענתה ואת החסר היה בשל הכשרה מספקת של חברי צוות הפרויקט במיומנויות הנדרשות לביצוע חובות הליבה הפרויקט. מידע זה עשוי לשמש להובלת שינוי ביוזמות לפיתוח עובדים.

ניהול זמן

מבדקים משמשים להערכת לוחות הזמנים של הפרויקט ולוחות הזמנים שהוקמו עבור הפרויקט, כמו גם את המשימות והפעילויות. זה בדרך כלל כולל השוואה של לוח הזמנים ואת אומדני לוח הזמנים נגד הביצועים בפועל. דוחות Milestone עשויים לחשוף הערכה מוגזמת או הערכת חסר במשימות ספציפיות ופעילויות במהלך הפרויקט. גורמים חיצוניים או פנימיים עשויים להיות מזוהים כגורם לעיכוב. לדוגמה, עיכובים ספקים הם סוג אחד של גורם חיצוני שיכול להשפיע על לוחות הזמנים של הפרויקט.

הדרכה על משאבים

בדיקות הפרויקט יכולות לזהות חריגות או חסרים בהקצאות משאבים המשויכות לפרויקט. לדוגמה, ביקורת פרויקטים עשויה לגלות אם ליקויים בביצועי הפרויקט נקשרו להקצאת משאבים לא מספקת. זה עשוי גם לחשוף overbudgeting בהקצאת משאבים בתחומים מסוימים לפרויקט - הערכות חשובות בעת פיתוח תקציבי הפרויקט בעתיד.

הערכת הספק

ניהול הפרוייקט כולל שימוש בספקים וספקים של צד שלישי למוצרים או לשירותים מסוימים. בעוד ביצועי הספק מבוקר בדרך כלל כערכה עצמאית, ניתן לבצעו גם כחלק מביקורת ניהול פרויקטים. התוצאות עשויות להשפיע על החלטות קבלניות ורכישות עתידיות.

תאימות לתקנות

ייתכן שיהיה צורך בבדיקת פרויקט כדי לעמוד בדרישות הרגולטוריות. לדוגמה, חוק Sarbanes-Oxley של 2002, או SOX, היה תגובתו של הרגולטור הפדראלי בארה"ב למספר פרשיות חשבונאיות גדולות. היא נועדה, בין היתר, להגביר את אמון הציבור בכל הנוגע לדיווח כללי ולנהלי החשבונאות. בדרך כלל, SOX חל על חברות ציבוריות בארה"ב ועל משרדי רואי חשבון ציבוריים, ונוגע בנושאים כמו עצמאות המבקר והגילוי הכספי המשופר. חברות שצריכות לעמוד בתקנות אלה עשויות לקבל כמות משמעותית של נתונים באמצעות תהליך הביקורת. התייעץ עם היועץ המשפטי כדי לקבוע את דרישות הדיווח של החברה שלך.