ההצלחה או הכישלון של הארגון תלוי לעתים קרובות ביכולתו לתקשר עם חבריו, על פי מחלקת התקשורת באוניברסיטת קליפורניה. טכנולוגיות חדשות, המעורבות עם קהלים מגוונים מבחינה תרבותית, הגבירו את החשיבות של תקשורת ארגונית, אך גם הפכו את השדה למורכב יותר. הבנת חלק מהמחסומים המשותפים יכולה לשפר את יכולת הארגון לתקשר.
מבנה פגום
הקהל צריך מבנה כדי להבין את המסר, ותקשורת רבים נידונים כי הם חסרים את הארגון הנכון, על פי לי הופקינס, שכתב יותר מ -130 מאמרים על תקשורת עסקית. המבנה הוא קריטי, כי ללא מבוא, גוף וסגור, הקהל יתקשה לשמור, לזכור ולעבד את המידע. כללים אלה חלים על כל תקשורת, החל מיילים ועד למצגות ציבוריות, ועד לקהלים מכל גודל.
הנחות
שתי הנחות תקשורת משותפות מייצרות אסון על הצלחתה של תקשורת ארגונית. האחת מניחה שלכל חברי הארגון יש אותו בסיס ידע כמו שולח ההודעה. השני חושב כי מידע יתפשט במדויק וביעילות בפני עצמו רק לאחר אחד או שניים חברי לקבל את זה. ספריית הניהול החופשית, מדריך מקוון של מאמרים למנהיגות, ממליצה לניהול בצורה פרואקטיבית, מהורהרת ואסטרטגית עם חבריה. המלצות ספציפיות מספריית הניהול החופשי כוללות הקמת מפגשים קבועים בין עובדים ומנהיגים וכן בין מחלקות שונות. טיפים נוספים כוללים מתן עובדים עותקים בכתב של תיאורי עבודה, ספרי עובדים ועוד חומרים קריטיים של החברה.
תלות יתר בטכנולוגיה
יותר מדי תלות בטכנולוגיות חדשות כגון הודעות טקסט, טוויטר או אתרי מדיה חברתית אחרים עשויים להיות שלא כל חברי הארגון מקבלים את המסר. לדוגמה, בלוג snazzy לא יהיה שימושי כמו חברים שיש להם להשלים משימה ללא גישה לאינטרנט. ג 'ים שאפר, מחבר הספר "פתרון מנהיגות", ממליץ לאחראים על התקשורת הארגונית לבחון את תוכניותיהם כדי להבטיח שהם משתמשים בשיטות המספקות מידע כי הלקוחות והעובדים צריכים, במקום להסתמך על פורמטים אופנתיים או אטרקטיביים.
יותר מדי אינפורמציה
טעות נפוצה נוספת היא האמונה כי הוספת פרטים לאחר פירוט לתקשורת תעשה את זה יותר משכנע כאשר, למעשה, יותר מדי מידע יכול להפוך את הקהל. הפשטות היא המפתח ליצירת תקשורת ארגונית שנותרה עם קהל. לא משנה כמה אתה אוהב מוצר, להבין רעיון או ניסיון בתעשייה, מקל על שניים או שלושה נקודות עיקריות, במקום לדבר או לכתוב על כל מה שאתה יודע, כדי להעביר את המסר שלך.
שכחה על Nonverbals
האחראים על התקשורת הארגונית חייבים להיות מודעים לאותות לא מילוליים שיכולים לשפר מסר מוכן או לגרוע לחלוטין או לעוות את משמעותו. בתרבות המערבית, קשר עין, יציבה נכונה ובגדים המתאימים למצב להציג את המסר השולח הוא מעוניין, מכובד, כנה ואמינה, על פי mindtools.com.
