מכתב עסקי קובע את הטון לאינטראקציות עתידיות. כאשר לקוח פוטנציאלי מקבל מכתב עסקים, הוא מיד יוצר רושם של סופר וארגונו. אם המכתב הוא מזדמן מדי, הכותב עשוי להיראות כנה או לא מקצועי. כתיבה רשמית מדי עלולה להפחיד או להרחיק את הקורא. מכתב מאורגן היטב כתוב היטב תיצור רושם ראשוני חיובי.
מאורגן היטב
כל מכתב עסקי כתובות מטרה ספציפית או משימה. זו יכולה להיות בקשה למידע, תגובה לבדיקה או להגשת הצעה. הסעיף הראשון קובע את מטרת המכתב. הוא עונה לשאלות העיתונאי: מי, מה, מתי, היכן ומדוע. שאר פסקאות לתמוך מטרה זו עם נקודות שונות - כישורים, תכונות, תכונות. הסעיף האחרון מציג מחדש את המטרה הזאת ומבהיר בבירור את ציפיות הכותב. הכותב משתמש בביטויי מעבר מתאימים כדי לוודא שכל חלקי המכתב זורמים בצורה חלקה.
ברור ומדויק
מכתב עסקי טוב מספק את כל המידע הרלוונטי בצורה ברורה ותמציתית. הכותב משתמש בטון ובשפה המתאימים. הוא שומר את אוצר המילים פשוט ונמנע באמצעות שפה טכנית או מופשטים כדי להרשים את הקורא. הוא משנה את אורך המשפטים, מתרחק משפטים ארוכים ומבולבלים עם פרטים מופרזים. עם זאת, הוא אינו מגביל את עצמו משפטים קצרים, קטוע. במידת האפשר, הוא משתמש בקול הפעיל במקום בקול פסיבי.
בנוי היטב
כל מכתב עסקי עוקב אחר הפורמט של החברה ודרישות הגופן.בתבנית בלוק, כל המכתב נותר מוצדק ומרווח יחיד, למעט רווח כפול בין פסקאות. תבנית הבלוק ששונה עוקבת אחרי סגנון הבלוק, אך ממקמת את התאריך ואת הסגירה במרכז. רוב המכתבים העסקיים כוללים את התאריך, הכתובת הפנימית, ההמלצה, שורת הנושא, סגירה חינם, חתימה ומארזים. אם המכתב קצר או ארוך מהממוצע, הכותב מבצע את ההתאמות הנדרשות לריווח האנכי.
שגיאה חינם
לפני שליחת כל מכתב, הכותב קורא את הטיוטה הראשונה בקול. זוהי דרך מצוינת לבדוק את השפה כי נשמע מוזר או לא טבעי. הוא משתמש במילון ובכתיבת הסגנון כדי לבדוק את כל האיות, הדקדוק והפיסוק. לחלופין, הוא יכול להשתמש בתכונת בדיקת האיות והדקדוק של תוכנית עיבוד התמלילים שלו. הוא בודק את השם, הכותרת והכתובת של הנמען.
