לכל חברה יש כללים שונים על פגישות. יש לעקוב אחר תהליך בלתי פורמלי, בעוד שאחרים דורשים מבנה רשמי יותר. כמנהל או בעל עסק, חשוב לדעת כיצד לנהל ולסיים פגישות רשמיות ולא פורמליות. זה ישפר את התקשורת ויוביל לתוצאה פרודוקטיבית יותר.
מה זה אומר לבלות פגישה?
המונח "adjourn" מגיע מהמילים הלטיניות מודעה (ו) דורנוס (יומי). אף על פי שאנשים רבים משתמשים במונח זה לסירוגין בקריאה לסיום הפגישה, "adjourn" פירושו למעשה העברת פגישה או פריט של סדר יום, ליום אחר. לדוגמה, חברי מועצת המנהלים של החברה עשויים לדחות פגישה כאשר פשוט לא ניתן לדון בבעיות בהישג יד כי חסר מידע מפתח. הישיבה פירושה שהפגישה תחודש לאחר מכן, כשכולם מוכנים לדון בנושא המדובר. זה לא אותו דבר כמו סיום או סיום פגישה, כאשר כל הבעיות נפתרות.
מה הם כללי התהליך של פגישות?
ארגונים מסוימים, ובמיוחד בתי משפט, אוניברסיטאות, סוכנויות ממשלתיות וארגונים גדולים פועלים לפי הכללים שנקבעו לניהול פגישות רשמיות. על פי כללי הצו החדש של רוברט, לדוגמה, כל אחד יכול להעביר בקשה לדחות פגישה בנסיבות מסוימות, לדוגמה:
- בהעדר מניין חוקי
- כפי שנקבע בחוקי העזר של הארגון
- כאשר חברי מועצת המנהלים מגיעים לסוף סדר היום
- במקרה של חירום או סכנה מיידית, כגון אזעקות אש הולך בבניין.
בעוד עסקים קטנים צפויים לעקוב אחר הכללים של רוברט, הם מספקים מסגרת פשוטה עבור "רשמית" adjourning פגישה.
נהלים לזימון פגישה
ניתן לדחות את האסיפה בהתחלה או בכל שלב. אם אתה יו"ר, לעשות תוכנית כדי להבטיח הכל הולך בצורה חלקה. לאחר דיון על סדר היום, לבדוק אם מישהו רוצה להגיש בקשה לדחות את הפגישה. שאל אחד באומרו "האם אני שומע בקשה להשלמה?" הבקשה לדיון צריכה לפרט בבירור את מועד ותאריך הפגישה הבאה וכן כל עניינים דחופים המחייבים דיון מיוחד לפני האסיפה הכללית הבאה. על פי הכללים של רוברט, ההצעה צריכה להיות seconded ולא ניתן לשנות או דיון.
ניתן לדחות את האסיפה ללא בקשה אם המניין אינו קיים או במקרה חירום. במקרה זה יום הוא חג ציבורי, ניתן לדחות את הפגישה עד יום העבודה הבא, באותו זמן ומקום. אסיפה נדחית תפעל לפי אותו סדר כמו בישיבה המקורית. בדברי הסיכום, היושב ראש רשאי לדון ביום ובזמן לפגישה הבאה. הוא עשוי גם לספק מידע ליצירת קשר, להודות למשתתפים ולעשות תזכורות של הרגע האחרון. במידה והדחייה תהיה למשך 90 יום או יותר, כל משתתף יקבל הודעה על התאריך והמקום.
פגישה לפגישה פחות רשמית
לא כל הפגישות הן רשמיות; לפיכך, לא כל המפגשים דורשים בקשה להשלמה. פגישות מכירות הן דוגמה טובה.הם בהחלט חשובים, וכל נציגי המכירות צפויים להשתתף. אבל המטרה של פגישות מכירות הוא מנהל המכירות להעביר מידע לצוות, אולי להציע עצות ועידוד, או להזהיר את מי שנפל מטרות או לא הצליח להפוך את הניירת הנדרשת. לא תהיה הצבעה במהלך הפגישה, עם זאת, כי דעת מנהל המכירות הוא אחד שחשוב. לאחר ביצוע פגישה שבה אדם אחד הוא האחראי, זה יהיה טיפשי לבקש בקשה להשהות. מנהל המכירות יכול לשאול אם יש שאלות, ואחרי עונה להם, פשוט לומר, "זה כל מה שרציתי לכסות היום.קח כמה חוברות חדשות אלה כמו שאתה עוזב ולהשתמש בהם כדי להסביר את היתרונות המדהימים של מוצר זה נהדר!"
מפגשים שבהם מנהלים מתאספים כדי לדון בבעיות ופתרונות הם דוגמה נוספת. למנהלים אין זמן לפגישה רשמית עם תנועות ושניות, וגם הם לא צריכים. הם יודעים מה הפגישה, ולכן אין צורך באג'נדה. אף אחד לא לוקח דקות. הם ימשיכו לדון בסוגיות אלה בפגישה הבאה, ולכן מבחינה טכנית הם יוכלו לדחות את הפגישה. אבל סוף רשמי לפגישה יהיה מביך ולא הולם. רוב הסיכויים הם, הפגישה יהיה מתוכנן עבור כמות מוגבלת של זמן, כגון 30 או 60 דקות. כשהגיע הזמן, מישהו יגיד, "בואו ניקח את הדיון הזה בחודש הבא" בעוד אחרים מתרוצצים החוצה כדי לחזור לעבודה.
