מזומן הוא הנכס הנזיל ביותר של החברה. זה חיוני עבור תשלום חשבונות ניצול הזדמנויות פיננסיות. החברות מקבלות מזומנים ממגוון מקורות, לרבות תשלומים מלקוחות, דיבידנדים על השקעות ומכירות של ציוד ואספקה, בין מקורות רבים אחרים. רוב חשבונות המזומנים של החברות חווים עסקאות רבות לאורך התקופה החשבונאית. הם רושמים מידע מפורט על עסקאות אלה במזומן.
חברת הבת לדג'ר
חברות משתמשות הן בספר חשבונות ראשי והן בספרי הנהלת חשבונות כדי לעקוב אחר העסקאות הפיננסיות של החברה. ספר החשבונות הראשי מכיל מידע על החשבון עבור כל חשבון שבו משתמשת החברה. מנהלי חשבונות מספקים מידע מפורט על חשבונות ספציפיים. פנקס מזומנים מייצג סוג אחד של ספר חשבונות ראשי. פנקס מזומנים רושם מידע מפורט עבור חשבונות מזומנים נפרדים. ניתן להפריד חשבונות אלה בהתבסס על חשבונות בנק נפרדים או על סמך מיקומים נפרדים.
ספציפי לחשבון
חברות מסוימות מחזיקות מספר חשבונות בנק. כל חשבון בנק יכול לשמש כדי לשלוט על פונקציות ספציפיות בתוך החברה. חברות רבות, למשל, להשתמש בחשבון בנק אחד בלבד עבור שכר, הנפקת כל הפריטים שכר ממנו הפקדת מספיק כסף מעת לעת כדי לכסות את כל הפריטים שהונפקו. ספר חשבונות מזומן שומר על רישום עסקה נפרד ויתרת ריצה עבור כל חשבון בנק בנפרד. בכל פעם שהחברה מנפיקה תשלום מ - או עושה הפקדה - לחשבון מסוים, היא רושמת כי התשלום בחשבון החשבונות המזומנים המקביל.
מיקום ספציפי
חברות מסוימות לשמור חשבונות מזומנים נפרדים עבור מיקומי החברה הפרט. כל חשבון מזומנים משמש לשליטה בעסקאות מזומנים ספציפיות החלות על מיקום מסוים. יומן החשבונות שומר על רישום עסקה נפרד ואיזון ריצה עבור כל מיקום. בכל פעם שמיקום גורם לתשלום או לרשום הפקדה, העסקה נרשמת בחשבון החשבונות המתאים.
יתרת מזומנים
סכום כל יתרות החשבון של המזומנים צריך להיות שווה לסך יתרת המזומנים שנרשמה בספר החשבונות הראשי של החברה. בסוף החודש, החברה בודקת כל חשבון של ספר חשבונות במזומן ומפייסת את היתרה מהחשבון לבין תיעוד הגיבוי, הכולל דברים כגון הצהרות בנק, תלושי הפקדה ובדיקות שהבוטל. לאחר הפיוס של כל חשבון ספר חשבונות, החברה מסכמת את היתרות של כל חשבונות המזומנים ומשווה את הסכום הכולל למאזן החשבון הראשי. יש לבדוק כל סתירה.
