אירוח פגישה עסקית לאנשים יפניים דומה מאוד לכל מפגש עסקי אחר: התייחסו למשתתפים בשמותיהם האחרונים (המשפחתיים) (ואם אתם מדברים ביפנית, עקבו אחר שם המשפחה עם הכבוד-סן); להודיע למשתתפים על זמן ההתחלה הרבה לפני כן; לספק מבחר של קפה, תה או מים; להתחיל בזמן; לא להפריע לאנשים כאשר הם מדברים; להישאר על הנושא; להימנע משימוש בהומור; ולהיות מוכנים לשאלות אישיות ישירות.
הכנה
ליידע את כל המשתתפים בזמן ההתחלה מוקדם ככל האפשר, ולוודא כי כולם, יפנית ולא יפנית כאחד, מבין כי הפגישה תתחיל בשלב זה. התרבות היפנית שמה דגש רב על התחשבות באחרים, ודייקנות היא סימן של כבוד.
בחר מיקום שקט אם אפשר. אנשים יפניים רבים מדברים אנגלית, או למדו אנגלית, אבל רעשי רקע יכולים להקשות על שיחות. לאחר הפגישה במיקום שקט יבטיח סביבת האזנה נוחה.
ספק מבחר של משקאות. בניגוד לסטריאוטיפים עממיים, לא כל היפנים שותים תה יפני, במיוחד לא בפגישות עסקיות עם אנשים שאינם יפנים. זה הכי טוב, אם אפשר, כדי לספק למשתתפים עם מבחר של קפה, תה, תה יפני ומים.
ודא שיש מספיק מקום שולחן לאנשים לפרוש ניירות, אם הם צריכים, מילון אלקטרוני. שוב, אנשים יפניים רבים מדברים אנגלית, אך הם עשויים לרצות, מעת לעת, לבדוק את משמעותם של מילים לא ידועות או בלתי ידועות במהלך הפגישה.
לאפשר זמן לפני המפגש מתחיל לאנשים להחליף כרטיסי ביקור באופן לא רשמי להציג את עצמם אחד לשני. החלפת כרטיסי ביקור הוא מעשה משמעותי חובה עבור אנשי עסקים יפנים.
החל את האסיפה
איתות כי הפגישה תתחיל, המאפשר לאנשים להתארגן ולהכין.
הציגו את המשתתפים. אם אתה מנהל את הישיבה ביפנית, השתמש בסגנון היפני של מבוא: הארגון הראשון, שם המשפחה השני ואחריו "-Ssan". שם נתון אחרון. אתה יכול לבחור לתת את המשתתפים להציג את עצמם; זה מקובל לחלוטין, ואם באנגלית, האדם היפני עשוי ליהנות האתגר של הצגת היכולת האנגלית שלהם מול הקבוצה.
קבע מחדש את מטרת המטרות ואת מטרותיה. זה היה צריך להיות הודיעה מראש, אבל זה יעזור לאנשים אם הם הזכירו. להישאר על הנושא הוא סימן של התחשבות ביפן.
ניהול האסיפה
אין להפריע לאנשים כשהם מדברים. אפשר לדוברי זמן להבהיר את הנקודה. ביפן, אנשים נוטים להסביר נקודות על ידי מתן הסיבות הראשונות ולאחר מכן ציין את הנקודה, ואילו אנשים בתרבויות המערב להגדיר את הנקודה הראשונה ולאחר מכן לתת סיבות. סגנון תקשורת שונה זה יכול להיות מקור של חוסר סבלנות מצד המערב, והוא מטופל בצורה הטובה ביותר על ידי לא להפריע.
הישאר על הנושא. שמור כל צדדים או אנקדוטות לסוף או לפגישה.
הימנע משימוש בהומור. למרות שהתרבות היפנית משתנה, וההומור נפוץ למדי ביפן, עדיף להימנע מהומור בפגישות עסקיות. הומור עשוי להיות סימן של ידידות עבור האמריקאים, אבל עבור אנשי עסקים יפנים זה יכול להיות סימן של חוסר בגרות, וגם מסתכן לא לפרוץ את השפה או תרבות המכשול.
להיות מוכנים לשאלות ישירות. אתר האינטרנט "תרגומים זרים" מזהיר את הקוראים כי העם היפני נוטה להיות ישיר בשאלות שלהם כאשר להכיר אנשים חדשים (ראה הפניה 1). שאלות כגון "כמה כסף אתה עושה?" "אתה רווק?" או "בן כמה אתה?" יכול להתרחש. אם אתה לא נוח לענות על שאלות כאלה, למצוא דרך מנומס להסיט את השאלה ולא להראות עבירה.
