אחסון מסמכים הוא אחסון של תיעוד שכבר אינו בשימוש פעיל, אך ארגונים צריכים לשמור תיעוד זה כסוג של תיעוד היסטורי. בדרך כלל, ארגונים ועסקים בארכיון מסמכים, אבל אנשים יכולים גם תיעוד ארכיון מסיבות שונות. סדרת שיקולים ושיטות מקושרים לארכיון מסמכים. בחלק מהמקרים, לארגון תהיה מערכת של מדיניות מוגדרת היטב לניהול מסמכים, שבמסגרתם מתווה הארגון הליך ארכוב. ארגונים יכולים לאחסן בארכיון סוגי מדיה שונים, כולל אלקטרוניים, בקלות יחסית.
מטרה
ארגונים מאחסנים מסמכים מסיבות שונות, וברוב המקרים קשורים לתכלית הכללית של הארגון או לתפקידו. לעתים קרובות, ארגונים בארכיון תיעוד כי זה בעל חשיבות תרבותית או היסטורית. לחלופין, לעסק עשויה להיות סיבה משפטית או כספית לשמירה על תיעוד אמין של תיעוד העבר, אשר הארכיון הוא שיטת הניהול האפקטיבית ביותר.
שיקולים
כל ארגון שיש לו צורך בארכיון מסמכים צריך לשקול בזהירות את נהליו. קביעת התיעוד צריך להיות מאוחסן בארכיון, הן במונחים של העבר והן את הפעילות השוטפת, הוא כמובן השיקול העיקרי. עבור התיעוד המתמשך שארגון מייצר, הארגון עשוי להגיע לאיזשהו לוח זמנים לארכיון. שיטות אחסון בארכיון גם להשתנות, וכן מראש של טכנולוגיית המחשוב הציגה שפע של כלים חדשים, המציע פתרונות יעילים, חסכוני במקרים רבים.
כלים
החל בשנת 2011, כלי תוכנה לארכיון בארכיון הגדילו, נותן לארגונים יותר הזדמנויות ארכיון על חשבון נמוך יותר. ארגונים יכולים להשתמש בארכיון תוכנה ככלי, לא רק עבור מסמכים שהם לאחסן בצורה אלקטרונית, אלא גם עבור תיעוד נייר מדיה אחרים. ארגונים יכולים לסרוק או להמיר פריטים שאינם דיגיטליים לאחסון בצורה אלקטרונית, ובכך להפחית את כמות השטח הפיזי הדרוש לשמירת רשומות תקינה.
סיכונים
הסיכונים מובנים בכל מערכת ארכיונים של מסמכים, וארגונים חייבים לשקול זאת כאשר הם יוצרים מדיניות ארכוב ארגונית. היתרון של אחסון תיעוד בצורה אלקטרונית תקף רק אם הארכיון הם מאובטח. לפיכך, על ארגונים להפעיל אמצעי הגנה נאותים כדי להגן על היציבות והביטחון של הארכיון, אשר כלי הארכיון והארכיון מספקים מענה בדרכים שונות.
יתרונות
היתרונות של מערכת יעילה בארכיון בארכיון גדלו עם כניסתו של פתרונות טכנולוגיים. רשומות אלקטרוניות תופסות פחות שטח פיזי, ובמקרים מסוימים, לא יכול אפילו להתגורר בתוך הנחות עיקריות של עסק או ארגון. לדוגמה, ארגונים מסוימים עשויים להשתמש בשירות ניהול מסמכים חיצוני. יתרון נוסף באמצעות רשומות אלקטרוניות היא כי ארגונים יכולים בקלות ובמהירות להפוך תוכן בארכיון זמין בעת הצורך, לעתים קרובות בפורמט אלקטרוני לחיפוש.
