עסק יכול להתמודד עם מאות או אלפי קבצים מדי שנה. ארגון מבטל את זה, הדגיש התחושה שאתה מקבל בעת חיפוש משהו חשוב. מערכת תיוק הנכון יכול לעזור לעסק שלך לרוץ בצורה חלקה יותר ויעילה.
פריטים שתצטרך
-
קבצים
-
קבצים תלויים
-
תוויות כרטיסיות
לנתח את הקבצים שלך. האם עדיף למיין אותם לפי שם משפחה של הלקוח, על ידי פרויקט או כרונולוגי? בחר את המאפיינים שבהם תשתמש בעת חיפוש קובץ.
תייג את הקבצים שלך בבירור. הפרד את הקבצים הקטנים לקטגוריות בתיקייה תלויים. לדוגמה, "יולי 2008" יכול להיות משלו התווית התיקייה שלו, ואתה יכול להכניס את כל החוזים או תיקיות מאותו חודש לתוך התיקייה התלוי.
הפרד קבצים לארונות תיוק שונים. יש ארון אחד עבור קבצים ניהוליים, כגון הזמנת חומרים, מידע שכר וקורות חיים; ארון נוסף לקבצי לקוחות עם חוזים שהושלמו ופרטי תשלום ופרויקטים; וכל סוג אחר לצרכים העסקיים שלך. תווית את הארונות בבירור.
בדוק את מערכת תיוק לפני הצגתו בפני עמיתים לעבודה שלך. ודא שאתה יכול למצוא הכל בקלות, כי הדרך ארגנת דברים הגיוני. אם ארגנתם את הכול כרונולוגית, אך הבדיקה מראה באופן אלפביתי הגיוני יותר, שנה את המערכת שלכם.
התקשר לפגישה קצרה ולהסביר את מערכת התיקים. ודא שכולם מבינים איך המערכת פועלת ואת החשיבות של בעקבות המערכת.
להחליט מי יעשה את הגשת. אתה יכול להאציל הגשת לאדם אחד, או לתת לכל עובד לעשות הגשת משלה. העובדים עשויים להיות ארון תיוק במשרדיהם, אבל אתה עדיין צריך מערכת תיוק מרכזי, באופן אידיאלי עם אדם אחד אחראי.
קובץ מסמכים חשובים מדי יום. תיוג שגרתי עוזר לך להישאר מאורגן ושומר הגשת מלהיות משימה גדולה יותר ממה שהיא צריכה להיות. השתמש מגשי תיוק בכל משרד, ולוודא את המגשים מרוקנים בסוף כל יום עבודה.
להעריך את מערכת תיוק כל שישה עד 12 חודשים. טיהור חומר מיושן מהמערכת.
