גם עם טלפונים ואינטרנט, זה עדיין לפעמים צורך לשלוח מכתב מיושן למטרות עסקיות. עדכון רשומות החשבון העסקי שלך במכתב הוא יעיל, שכן סביר להניח שהסיכויים שיישכחו פחות (כמו שיחות טלפון) ופחות סביר שיתעלמו מהם (כגון הודעות אימייל). הם גם מספקים נתיב נייר שימושי. אם אתה צריך לעדכן את הרשומות שלך עם מכתב, בצע כמה עצות כדי לוודא שאתה מכסה את כל הבסיסים שלך.
פריטים שתצטרך
-
מחשב
-
מדפסת
-
עיתון
-
מעתיק
-
מעטפה
-
חותמת
כתובת המכתב למחלקה נאותה כדי להבטיח את האדם הנכון מקבל מידע מעודכן שלך. לדוגמה, אם אתה משנה את פנקס הצ'קים או את מספר כרטיס החיוב שלך, פנה אל המכתב שלך למחלקת חשבונות זכאים. אם אתה משנה את הכתובת שלך, כתובת המכתב שלך "רשומות הלקוח". אם אינך בטוח איזו מחלקה צריכה לטפל בבקשתך, התקשר לחברה ושאל לפני פניה למכתב שלך, או חפש את המידע באתר האינטרנט של החברה.
כלול את התאריך בחלק העליון של המכתב, הן עבור הרשומות של החברה ואת הרשומות האישיות שלך. לדוגמה, אם אתה מבקש לבטל את השירותים או לצמצם את השירותים שלך בתאריך מסוים, והחברה לא תעבד את בקשתך במועד, יש לך עילה לאי-תשלום משום שיש לך עותק של בקשתך המתוארכת.
כלול את מספר החשבון שלך. פעולה זו תסייע לאדם לעבד את הבקשה שלך לאתר את החשבון שלך ולמלא את הבקשה שלך מהר יותר.
כלול את המידע הישן שלך. לדוגמה, אם אתה מעביר או משנה את מספר הטלפון שלך, כתוב במכתב, "זו היתה הכתובת הישנה שלי" או "זה היה מספר הטלפון הישן שלי". ייתכן שהחברה תזדקק למידע זה כדי למשוך את החשבון שלך כדי לעדכן את הרשומות שלך.
כלול את המידע החדש שלך. המדינה במכתב, "זו הכתובת החדשה שלי" או "זה מספר הטלפון החדש שלי." ייתכן שתרצה לשים את המידע המעודכן שלך בהדפסה מודפסת או בגופן גדול יותר, כך שהאדם לעיבוד הבקשה שלך יהיה קל לאתר את המידע.
בקש התכתבות חוזרת. בקש שנשלח אליך מכתב המודיע לך שהמידע שלך עודכן. כאשר אתה מקבל את מכתב האישור שלך, שמור אותו במקום בטוח עבור הרשומות שלך.
צור עותק של המכתב לפני שאתה שולח אותו, רק במקרה שאתה צריך לשלוח אותו מחדש או להתייחס אליו במועד מאוחר יותר.
