הדרך בה חברה פועלת ישירות משפיעה על ההצלחות והכישלונות שיהיו לה. כאשר צוות הניהול מזהה מטרות מוצקות לטווח ארוך עבור הארגון, בתוספת דרכים חדשניות להשגתן, אז לארגון כולו יש את המוטיבציה ואת הכונן לפעול לקראת התוצאה.
תארו לעצמכם עבודה עבור ארגון שבו צוות ההנהלה הבכירה לא הכירה בשום תוכניות צמיחה או מטרות לטווח ארוך. מה יקרה לחברה הזאת? זה יכול להחזיק מעמד במשך כמה חודשים, אבל היעדר תכנון או התערבות אסטרטגית עלולה להוביל למותה. כמו כן, אין כל כיוון מהנהלת בכירה עלול לגרום לעובדים לאבד אמון בחברה. תכנון הארגון, הכולל אסטרטגיות לכל רמות החברה, הוא הכרחי להצלחת העסק.
הגדרת תכנון ארגון
תכנון הארגון מתחיל כאשר צוות הניהול הבכיר מזהה את היעדים הקצרים והארוכים של החברה. לאחר שמטרות אלו הוגדרו וזקקו כך שיהיו ברורות וניתנות להשגה, חיוני לגבש אסטרטגיות ותוכניות ספציפיות להשגת מטרות אלו. תכנון ארגוני מבטיח כי יש חזון עבור העסק, כך שהעובדים יבינו ויבינו כיצד העבודה היומיומית תורמת לחברה כולה.
המטרות שהחברה קובעת צריכות להיות ריאליות מספיק כדי להיות מיושמות בתוך משאבי הארגון. זה טוב להגיע עבור הכוכבים, אבל באותו זמן, המטרות צריך להיות בר השגה גם כן. לא להיות מסוגל לפגוע מטרות שאינן רחוקות להגיע יכול להיות demoralizing עבור החברה. מטרה טובה צריכה להיות גם למדידה כמותית. בדרך זו, החברה יכולה לעקוב אחר ההתקדמות שלה במהלך השנה הפיסקלית, בודקים כדי לראות כמה רחוק הם הגיעו וכמה עוד הם עזבו ללכת. חשוב גם להגדיר מסגרת זמן כדי להשיג את המטרה, כגון בתוך שנת הכספים או רבעון. בדרך זו החברה יכולה להגדיר מועדי הפרויקט כדי לשמור על כולם על המסלול.
בנוסף להגדרת יעדים ופיתוח תוכניות להשגתם, תכנון ארגוני מכסה הקצאת משאבים והקצאת משאבים.האנשים הנכונים צריכים להיות במקום כדי לבצע את תפקידיהם, ואת המשאבים הדרושים, כולל כספים, צריך להיות זמין עבור הארגון, כך שיוכלו ליישם בהצלחה את התוכניות במקום.
כמו כל ארגון הוא ייחודי, אף אחד לא מבנה או שיטת האיוש יעבוד עבור כל חברה. עם זאת, יש לשקול תמיד גורמים מסוימים בתכנון מבנה ארגוני יעיל. חברות צריכות לחקור ולהעריך את נקודות החוזק והחולשות של אפשרויות מבנה ארגוני שונות, כגון מבנים פונקציונליים, מחלקתיים או מטריקסים, ולשקול איזה מהם ישים אותן להשגת מטרותיהן הארגוניות. החברה תצטרך גם לחזות את דפוסי הצמיחה שלהם, וכיצד הם משתלבים עם התוכניות הכוללות שלהם. בנוסף, הארגון יצטרך לראות איזה מבנה יפיק את היעילות התפעולית המשמעותית ביותר ואת שביעות הרצון של העובדים.
תכנון הארגון יכול לחול על כל גודל של חברה, בין אם זה עסק יזמית קטנה או קונגלומרט רב לאומי. בכל מצב, חיוני לצוות ההנהלה לקבוע את מטרות החברה ולהגדיר תוכניות להשגתן, בנוסף למשאבים שיידרש כדי לעמוד ביעדים אלו.
סוגי תכנון ארגוני
ישנן דרכים רבות לסווג סוגים של תוכניות הארגון, אם כי רבים מהם נופלים לארבע קטגוריות עיקריות: פיננסיים, אסטרטגיות, מגירה ורצף. כל סוג של תוכנית הארגון מסתכל על העסק כולו, אבל דרך העדשה של אזור מסוים. בדרך זו, קל לראות איך העסק יהיה הנסיעה בתרחישים שונים.
תכנון פיננסי בארגון שואף לייצר הכנסה גדולה יותר או להגדיל את נתח השוק של העסק. כמו כן, תכנון פיננסי יכול לפתור בעיות פיננסיות צפויות החברה עשויה להתמודד בעתיד. האופן שבו תוכנית פיננסית מובנית תלוי ברמת החברה ובמטרות שהיא רוצה להשיג. גורם חשוב של תוכנית פיננסית היא שזה צריך להיות מושרשת במציאות. כמו תכנון יעדים יעיל, התוכנית הפיננסית צריכה לקחת בחשבון את התמונה הפיננסית האמיתית של החברה, עכשיו ובעתיד. התוכנית גם צריך להיות צופה פני עתיד, כך שהוא יכול להרים על כל הבעיות הפוטנציאליות החברה ייתכן שיהיה צורך להתגבר.
קח עסק קטן כגון סוכנות שיווק דיגיטלי, למשל. עם צוות של חמישה, החברה הוא נעצר על רמה ולא צריך מספיק משאבי אנוש כדי לגדל את העסק. הגדלת המכירות שלהם הוא אחד היעדים הארגוניים שלהם. עם זאת, אם הם שוכרים עובד אחר, אז אין להם את הכספים לשלם עבורם. לאחר תוכנית פיננסית ברורה במקום עבור ארגון זה לא רק לעזור להם להבין איך להביא על משאב נוסף, אלא גם איך לשלם עבורם. חוץ מזה, לאחר זה עובד חדש יכול לעזור להם לגדול המכירות שלהם לפגוש את המטרה הארגונית שלהם.
סוג אחר של תוכנית ארגונית הוא תכנון אסטרטגי, הכולל תרגום החזון של החברה למטרות ויעדים, עם צעדים להשגתם. התכנון האסטרטגי אינו רק מבט פנימי על החברה עצמה, אלא גם מתמקד בשוק ובתעשייה, כמו גם במתחרים. תכנון כזה כולל ניתוח הזדמנויות עתידיות של החברה ואיומים אפשריים. זה גם דורש לדעת את החוזקות של הארגון וחולשות במלואו. תכנון אסטרטגי דורש גם הבנה של מי הם המתחרים בשוק, ומה בדיוק החוזקות שלהם ואת החולשות הם בהשוואה לארגון. לאחר ראייה מציאותית של השוק הכולל ואת הכלכלה היא גם חובה.
במקרה של סוכנות שיווק דיגיטלי, למשל, חלק החזון האסטרטגי שלהם עשוי להיות להציע שירות חדש כגון copywriting של חומרים הדור להוביל. אם העסק התמקדו בעיקר בעיצוב אתרים ופרסום מקוון עד לנקודה זו, הם יצטרכו לערוך מחקר יסודי בתחום קופירייטינג כדי להבין איך זה פארס בתעשייה. אם המתחרים שלהם מציעים קופירייטינג כשירות, אז זה יכול להיות זהיר עבורם להציע את זה גם כן. הם עשויים גם צריך דרך להבדיל שירותי copywriting שלהם מהמתחרים שלהם.
ארגונים רבים גם ליצור תוכניות מגירה לתוצאות שאינן מחוץ לתחום הנורמלי. סוג זה של תכנון ארגוני מסייע להקטין את הסיכונים הפוטנציאליים לחברה ואף יכול לסייע להם להימנע מאירועים שעלולים להיות בעלי השפעה קטסטרופלית. תוכנית חירום איתנה נחקרת היטב ומציגה תרחישים מציאותיים שיכולים להתרחש עלולות להיות השלכות שליליות על החברה, והיא מספקת פתרון צעד אחר צעד שהחברה יכולה ליישם בתרחיש זה. תכנון חירום יכול להציל ארגון מנפילה והוא יכול לעזור לו לגדול בעתות המעבר.
תרחיש קטסטרופלי אפשרי עבור סוכנות השיווק הדיגיטלי עשוי להיות כי הלקוח הגדול ביותר שלהם, אשר מספק מעל 50 אחוזים מההכנסות שלהם, מחליט לחתום עם אחד המתחרים שלהם. במקרה זה, החברה תאבד חלק גדול מהכנסותיהם. אם הם לא יכולים למצוא דרך להחליף אותו, הם עשויים להצהיר על פשיטת רגל. תוכנית חירום, במקרה שלהם, תספק פתרונות אפשריים לבעיה זו, אשר עשויים לכלול דרכים להביא את הלקוח בחזרה עם החברה, להגדיל את ההכנסות שלהם דרך ערוצים אחרים או אפילו לקחת הלוואה להקלה לטווח קצר. על ידי בעל תוכנית כבר במקום אם הלקוח הגדול ביותר שלהם משאיר, סוכנות השיווק הדיגיטלי יכול ואז לקבל הזכות לעבוד מנסה לפתור את הבעיה שלהם, במקום לבזבז זמן מנסה להבין תוכנית בזמן שהם במצב משבר.
תכנון הירושה הוא דרך יעילה נוספת של תכנון ארגוני. זה כרוך בפיתוח אסטרטגיה לשים מקום כאשר שחקן מפתח בארגון עוזב. אם מישהו בתפקיד ניהול קבלת ההחלטות משאיר את הארגון מכל סיבה שהיא, מתוכננת או בלתי מתוכננת, החברה כולה יכולה להיות מוגדר מסלול. הם לא יוכלו לעמוד ביעדים הארגוניים שלהם אם אין להם את המנהיגות הנכונה במקום. תכנון הירושה כרוך יותר מאשר רק מתן שמות יורש. זה אומר אימון וטיפוח כי אדם למלא את עמדת ההנהגה לפני הצורך. בדרך זו, אין זמן פיגור עבור יורש להגיע במהירות, ואת הארגון יכול להמשיך עם העסק כרגיל.
אם מפתח האינטרנט המוביל של סוכנות השיווק הדיגיטלי עזב פתאום, למשל, ייתכן שהחברה לא תוכל להשלים את הפרויקטים הקיימים שלהם או פרויקטים חדשים, עד שיהיה להם תחליף במקום. עבור עסק קטן, זה יכול אומר שהם אולי צריך לסגור את הדלתות שלהם. עם תוכנית ירושה, הם עשויים להיות הכשרה של מפתח זוטר כדי לקחת על עצמו את התפקיד. אם אדם זה כבר היה groomed עבור המיקום הראשי קבלת ההחלטות, אז הסוכנות יכולה להמשיך עם שירות הלקוחות שלהם ללא שיהוקים.
למה אתה צריך להשתמש תכנון הארגון
תכנון נכון של הארגון מאפשר לחברה להגיע לפוטנציאל המלא שלה. באמצעות גישה שיטתית, חברות יכולות לקבוע לאן הם רוצים ללכת, ולאחר מכן ליישם את הצעדים הם יכולים להשתמש כדי להגיע לשם. אם הארגון מעוניין בצמיחה ואינו יודע איך להגיע לשם, תכנון ארגוני יכול לעזור לקבוע את הצעדים הדרושים להם, הן כדי להגדיר את מטרותיהם והן להגיע אליהם.
תכנון ארגוני מסייע לחברות להיות אסטרטגיות באופן שבו הן מקבלות החלטות מפתח. כאשר יש מטרות החברה גדול יותר במקום, אז קל יותר להגיע להחלטות מסוימות בעת שימוש בשיטה אסטרטגית. באופן דומה, תכנון ארגוני יכול לסייע לחברות לבנות על חוזקותיהן. אם ישנם אזורים ספציפיים שבהם הארגון מצטיין, יהיה זה נבון לשחק על אלה יותר כדי לגדל את העסק. בקצה השני של הספקטרום, ניתן לשפר את חולשות הארגון באמצעות תכנון ארגוני. אלמנטים של תכנון פיננסי ותכנון מגירה יכולים למלא תפקיד משמעותי בהתגברות על חולשותיו של העסק.
הגדרת החברה להצלחה היא אחת הסיבות העיקריות מדוע הם צריכים להשתמש בתכנון הארגון. באמצעות פיתוח תוכניות ותהליכים, החברה יכולה לעבוד כדי לשפר את ההליכים כי הם לשים במקום ברציפות. שיפור הדרך בה פועלת החברה מסייע לתת להם יתרון תחרותי גם, אשר יכול גם להגדיל את העסק שלהם.
כיצד לשפר את תכנון הארגון
אין שיטה אחת של תכנון ארגוני עובד עבור חברה. פעמים רבות, החברה צריכה ליישם דרכים שונות של תכנון הארגון כדי למצוא מה עובד טוב עבורם. שיפור התכנון הארגוני הוא עבודה מתמשכת, כי ככל שהחברה צומחת ומשתנה, הדרך בה מתכננת החברה צריכה להשתנות כדי לעמוד בדרישות החדשות.
כנות ופתיחות הם היבטים חשובים של תכנון ארגוני. זה חיוני כדי לקבל תצוגה ברורה אובייקטיבית של איך הארגון עושה. בדרך זו, הוא הופך להיות קל יותר לזהות בעיות פוטנציאליות או איומים הארגון מתמודד, או חולשות ספציפיות המופיעים בתוך החברה. הסרת עובדים מחסומים פנימיים עומדים בפני עוזר להם להתמקד אז על המשימה בהישג יד. לאחר הסרת מחסומים פנימיים, כגון כמה נהלים או מדיניות, העובדים יכולים לפעול לשיפור החולשות של הארגון.
כאשר מחפשים לשפר את תכנון הארגון, זה הכרחי כדי לקבל קבוצה של מדדים כדי לאמוד את הביצועים של התוכנית. ערכים יכולים לספק ערך רב ולפעול כמדריך לקבלת החלטות לגבי אלמנטים מרכזיים של העסק. ניהול יכול להשתמש בנתונים כדי לאתר אזורים שבהם הארגון צריך למקד את מאמציו ולאחר מכן לפתח אסטרטגיות כדי לכוונן את הפעולות, המוביל את החברה כדי לשפר את הביצועים הכוללים שלה.
