גישות מערכות לתקשורת ארגונית מתייחסים לתקשורת כאלמנט בסיסי של כל העסק - מבפנים ומבחוץ. במקום ליצור תהליכי תקשורת נפרדים לממגורות, התקשורת מנוהלת ברמת המערכת כדי להבטיח שההודעות יהיו עקביות ומיושרות. זוהי פילוסופיה חשובה לארגונים המעוניינים להבטיח שהקהל שלהם יקבל את אותם המסרים, בזמן הנכון ובאמצעות ערוצי התקשורת המתאימים. כמה מושגי מפתח של גישות המערכות כוללים תלות הדדית של המטרות ואת התכונות שלהם, הוליזם, חיפוש מטרות תשומות / תפוקות.
תלות הדדית
גישות של מערכות לתקשורת מכירות בכך שהצורות הרבות של תקשורת ארגונית הקיימות הן בתוך ארגונים והן מחוצה להן משולבות זו בזו באופן אינטגרטיבי, וכתוצאה מכך הן תלויות זו בזו. למשל, תקשורת של מנכ"ל במפגש של החברה עשויה להביא לידיעה ב ידיעון הארגוני, פוסט ברשת האינטראנט ואולי אפילו ראיון של התקשורת המקומית. מתוך הכרה בתלות ההדדית, ארגונים יכולים לתכנן ולתכנן בצורה טובה יותר את התקשורת שלהם כדי לקחת בחשבון את כל הערוצים הפוטנציאליים. כך, למשל, חברה עשויה לרצות לתזמן את התקשורת שלה כדי לתקשר תחילה עם קהלים פנימיים, ולאחר מכן עם קהלים עיקריים של לקוחות, ובסופו של דבר עם קהלי הצרכנים בכלל. עיתוי והפצה קפדניים של הודעות יבטיחו שהקהלים הנכונים יקבלו את המסרים הנכונים בזמנים הנכונים.
הוליזם
הוליזם הוא גישה המבטאת את סך הפעילויות השונות בסך הכל, ולא את התרומות האישיות של היסודות האישיים של הגישה. זה די נפוץ בעולם הפרסום שבו משווקים מכירים את המסרים שנשלחו באמצעות ערוצים מרובים יש השפעה הכפל גדול יותר מאשר סכום של חלקים. הדבר נכון גם כאשר ארגונים לשקול גישה מערכות התקשורת הארגונית שלהם. הודעה אחת שנשלחה דרך ערוצים מרובים תהיה בעלת השפעה גדולה יותר מסכום כל אחת מההשפעות האישיות של הודעות.
חיפוש מטרות
גישות של מערכות לתקשורת מכירות בכך שיש תוצאה רצויה ומכוונת שתביא להצלחת התקשורת. מטרת התקשורת הארגונית צריכה להיות מכוונת לתוצאה רצויה שעשויה לכלול דברים כגון שיפור מעורבות העובדים, הגדלת שביעות רצון הלקוחות, הגברת המודעות ליוזמות ארגוניות ספציפיות וכדומה. כמו קהלי תקשורת מזוהים, מסרים נוצרים וערוצים נבחרים, המטרות מניעות את גיבוש האסטרטגיות שבסופו של דבר נועדו להשיג את התוצאות הרצויות. כך, למשל, החברה רשאית להגדיל את ההעדפות עבור השירותים שלה בהשוואה למתחרים, ובכך לסגור פער בין ההעדפות הללו בסכום מסוים. פעולות התקשורת נועדו לסגור את הפער, והמדידות העתידיות יציגו אם התוצאות הושגו.
תשומות ותפוקות
חשוב לציין, מערכות יעילות פתוחות, לא סגור. גישות מערכות לתקשורת ארגונית מכירות בכך שתקשורת תכלול הן תשומות והן תפוקות. ארגונים המתקשרים בצורה יעילה מכירים בכך שהם לא רק שולחים הודעות לקהלי מפתח, אלא צריכים להיות מוכנים לקבל הודעות גם כן. התשומות המתקבלות מקהלים שונים יכולות לשמש למתן הנחיות לפעילויות עתידיות, והן יכולות לשמש אינדיקציות לאופן היעילות של היעדים. ערוצי המדיה החברתית של היום מספקים מגוון רחב של הזדמנויות לסוג זה של תקשורת דו-כיוונית.
