כיום, עסקים רבים וסוכנויות המדינה החליפו את חשבון ההוצאות עם תוכניות החזר. תוכנית החזר זה מונעת מעובדים להשתמש בחשבונות של חברות או חשבונות המדינה מסיבות אחרות מאשר הוצאות מאושרות. עם זאת, ייתכן שיהיה קשה לעקוב אחר הפריטים על קבלות; לפעמים הוצאות אישיות להיות מעורבב עם הוצאות עסקיות ואתה אחראי על דיווח על הבעיה רק לקבל את החזר שאתה חייב עבור העסק הרשמי. כאשר זה קורה, תתבקש לכתוב מכתב כדי להסביר את הקבלות כדי לברר אילו הוצאות צריך להיות החזר.
התחל את המכתב על ידי הקלדת התאריך. דלג על שורה והקלד את שמו וכותרתו של איש הקשר, את שם החברה ואת כתובת החברה בשורה נפרדת. לדלג על רווח נוסף על הקו ולהקליד "גב 'מר / מר (שם משפחה)" ואחריו נקודתיים.
זהה את עצמך והסבר את מטרת המכתב שלך באופן מיידי. לדוגמה, "שמי הוא ג'יל הריסון מהמחלקה לחשבונאות, ואני כותב כדי להסביר את הקבלות שלי מהמסע העסקי האחרון שלי לאקרון כדי לברר אילו פריטים אני צריך לקבל החזר עבור ואשר ההוצאות האישיות שלי אינם דורשים החזר."
פירוט ההוצאות שיש להחזירן ברשימה ממוספרת, ולהתייחס לקבלה המתאימה ולמועד הקבלה כדי לסייע לאדם לעבד את החזר. אם הארגון שלך עובד על בסיס per diem, שבו אתה מוקצה רק סכום דולר ספציפי עבור מזון, לינה או פריטים אחרים ליום, לשבור את ההוצאות ליום כך המעבד יכול לראות אם נשארת תחת כמות per diem.
רשימת הוצאות שהופיעו על קבלות כי הם ההוצאות האישיות שלך. אתה לא צריך להסביר מה הם, רק המדינה כי זה האישום שלך. תן סך של הוצאות אלה גם כן. העסק או הארגון שלך עשויים גם לבקש ממך להסיר את חיובי המס הרלוונטיים הקשורים לפריטים אישיים אלה מסכום החזר.
לספק את הסיכומים בסוף מה אתה צריך להיות החזר עבור, יחד עם סך של מה אתה מסרב החזר עבור. אלה שני מספרים צריך להוסיף עד הסכום הכולל דולר על קבלות. תן את הסכום דולר אתה מבקש החזר עבור ואת הסכום דולר אתה מסרב החזר עבור; לעתים קרובות ארגונים דורשים ממך לשים את ההצהרות הללו בשפה ברורה מסיבות משפטיות.
תודה המעבד על הזמן שלו או שלה להתנצל על אי הנוחות של צורך למיין דרך קבלות. ספק את מספר הטלפון בעבודה ואת כתובת הדואר האלקטרוני שלך במקרה שהוא או היא יש שאלות על החיובים על קבלות.
סגור את המכתב על ידי הקלדת "בכבוד רב", ודלג על שלושה קווים. הקלד את השם המלא והכותרת שלך. הדפס את המכתב על נייר מכתבים של החברה וחתום את שמך מעל השם המוקלד. ליצור עותק של הן את המכתב ואת קבלות ולשמור אותם עבור הרשומות שלך. שלח את המכתב לאיש הקשר שיעבד את החזר.
