כתיבת מכתב לסרב הזמנה רשמית יכול להיות מסובך. יש צורך להגיב כך שהאדם או העסק המזמין אותך יודע שהם לא צריכים לצפות לך. האתגר מגיע עם כתיבת המכתב בצורה כזו שלא לפגוע או לגרום לצד השני לחשוב שאתה פשוט מנסה לצאת מהאירוע שלהם. ניסוח זהיר ועין נלהבת כלפי פרטים, יבטיח שהנמען יקבל את המסר ברוח המיועדת.
התחל את מכתב הסירוב שלך עם ברכה. החלט כיצד ברצונך לטפל בנמען. אם זה רשמי באמת ואין לך מערכת יחסים יום-יומית עם האדם, פנה אליו כאל "מר" או "גברת" השתמש רק בשם הפרטי במכתב רשמי אם אתה בטוח שזה מקובל.
להיות כנים. לא להמציא סיפורים מופרז להסביר מדוע אתה לא יכול להשתתף. תגיד את האמת בצורה הכי תמציתית. הסבר במשפט או שניים את הסיבה שלא תהיה נוכח. השתמש במילים כמו "בצער" או "לצערי" כדי לציין שאתה רוצה שהמצב יכול להיות שונה.
להביע את הערכתך על ההזמנה. תודה למקבל על שחשב עלייך. פעולה זו תבטיח שלא תוסר לצמיתות מהרשימה לאירועים עתידיים.
סגור את המכתב שלך על ידי הבעת המשאלות הטובות ביותר לנמען. תן לו לדעת שאתה מקווה האירוע שלו הולך טוב.
סגור את המכתב עם "בכבוד רב" או פשוט להודות הנמען שוב. חתום על שמך בעט. זה מראה כי אתה אישית לקח את הזמן על המכתב. שם מודפס הוא כללי מדי ועשוי להפוך את המארח חושב שאתה עסוק מדי כדי לקחת את הזמן כדי להגיב כראוי להזמנה שלו.
קרא את המכתב בקול רם. ודא שיש לו את הטון שברצונך להביע. בצע שינויים ולאחר מכן שלח את המכתב.
אזהרה
כנות היא המדיניות הטובה ביותר לסרב להזמנה. אתה לא רוצה להיתפס בשקר שעלול לנתק יחסים עסקיים טובים.
