חשבונאות ניהולית היא דיסציפלינה השונה מסוגים אחרים של חשבונאות, במובן זה שהיא סוג נוזל יותר ברמה גבוהה יותר של פונקציית ניתוח המספקת מידע בעיקר לניהול פנימי. חשבונאות פיננסית, שהיא כנראה קרוב יותר למה שרוב האנשים חושבים כאשר הם שומעים את המילה "חשבונאות", מתמקדת באיסוף והרכבה של נתונים פיננסיים היסטוריים שנועדו להיות מופץ לצדדים מחוץ לעסקים כגון המלווים והמשקיעים.
המטרה העיקרית של ניהול החשבונאות היא לספק את ניהול החברה עם המידע הנכון למטרות קבלת החלטות פנימיות, סיוע בתכנון עבור עסקאות פיננסיות עתידיות ובקרות על התנהגויות של עובדים כמו ההוצאות או הרכישה.
מהו ניהול חשבונאות?
ניהול חשבונות, הידוע גם בשם חשבונאות ניהולית, הוא מונח מטריה המכסה רבים של היבטים של חשבונאות פיננסית ותכנון פיננסי. מנהלים צריכים לקבל גישה תובנה עלות המוצרים והשירותים שלהם מציעה החברה, אבל חייב גם פרטים אחרים המאפשרים להם לנהל "מה אם" תרחישים וסוגים אחרים של ניתוחים. זה עוזר למנהלים לראות איך, למשל, פוטנציאל הקנייה וההוצאות ההוצאות ישפיע על הרווחים בעתיד, כמו גם מידע אחר מתקציבים ותחזיות לסייע בהנחיית החברה באמצעות החלטות כספיות קריטיות אחרות.
ניהול חשבונות מכסה מגוון רחב של תחומים כגון תקצוב להוצאות תפעוליות והון, תמחיר מבוסס פעילות, ניתוח עלויות תוצר ותפעול, נפח ורווחיות ורווחיות של יחידות עסקיות, קווי מוצרים ואזורים.
קורסים רבים בחשבונאות ניהול אינם מכסים מה יש לשקול את הלחם והחמאה של חשבונאות - תנועות יומן, חיובים וזיכויים - בכל דרך ארוכה. בחשבונאות ניהולית, ההתמקדות נעוצה באיסוף מידע, בניתוחו ובפרשנותו ובדיווחו בפורמטים שונים מהמודלים של תזרימי מזומנים מהוונים ועד לוחות זמנים מותאמים אישית לצורכי מנהל עסקים שונים.
דוחות פנימיים עשויים לכלול ניתוח שולי, או סקירה של סכום הרווח שנוצר על ידי מוצר ספציפי, אזור, קו מוצרים או לקוח. חשבונאות ניהולית עשויה לכלול גם דיווחים כגון ניתוח מעבר, המסייע לקבוע היכן לקבוע מחירים עבור מוצרים ושירותים מסוימים. דוחות אלה יכולים להופיע במצגות הדירקטורים, מפגשי תקציב חודשיים של המחלקה, דו"חות מנכ"לים על מצב החברה, פגישות מכירות, פגישות תכנון אסטרטגיות ושימושים רבים אחרים.
מדוע חברות מכינות תקציבים?
תכנון הוא אחד החלקים המשמעותיים של חשבונאות וניהול, ותקציבים הם אחד הכלים הטובים ביותר לתכנן ולמדוד ביצועים פיננסיים של החברה. עבור עסק כדי למדוד את הביצועים שלה לאורך זמן, הוא חייב קודם לקבוע אמת מידה נגד אשר למדוד. אמת המידה, במקרה זה, תקציב, הופכת את המטרה להשיג או לתקן כי ההנהלה רוצה העובדים שלה לקיים.
תקציבים משמשים תוכנית פיננסית של החברה, והם מתועדים אסטרטגיה וביצועים מטרות המנחה כיצד העסק מתכוון להרוויח בשנה הקרובה. זה עשוי לכלול פרטים על כמה כסף להשקיע בפרויקטים ספציפיים, מספר יחידות לייצר או כמה לקוחות לשרת. לאחר התקציב הוא ניסח, זה הופך להיות קנה מידה כי ההנהלה תשתמש כדי למדוד את הביצועים בפועל.
בתום תקופה, כמו חודש או רבעון, הביצועים בפועל של החברה יושווה נגד התקציב שלה. המשרד ינתח ויבקש להבין את השונות בין התקציב לביצועים בפועל, והתוצאות ישמשו לשיפור הביצועים בעתיד. תקציבים נועדו להחזיק עובדים אחראים להכות מטרות המכירות, שמירה על עלויות תחת מגבלות מסוימות ופועלים לקראת ייצור, עובדים ומטרות אחרות כי בסופו של דבר לגדל את העסק, או להנחות אותו דרך פעמים מאתגרת כלכלית.
מה הם שישה צעדים במחזור חשבונאות?
מרבית המידע המשמש בחשבונאות ניהולית מתבסס על נתונים היסטוריים של רואי חשבון. התהליך החשבונאי מתבצע באופן מחזורי, ובעוד רישום העסקאות מתבצע, אחת לחודש החברה רושמת את העסקאות הסופיות שלה לאותו חודש ו"סוגרת את ספריה ", כך שהיא יכולה לפרסם מערכת של דוחות כספיים כדי לתקשר ולסקור את ביצועים פיננסיים. ישנם שישה צעדים עיקריים המעורבים בתהליך חודשי זה, והעיתוי והפרטים בהם עשויים להשתנות במידה מסוימת בהתאם לתהליך החשבונאי של החברה. השלבים בדרך כלל פועלים כדלקמן:
- ניתוח עסקאות חשבונאיות: רואי החשבון בוחנים כל עסקה פיננסית כפי שהיא מתרחשת. כאשר עובד מבצע רכישה עסקית, לדוגמה, היא תשלח חשבונית ותשלום או תבדוק בקשה למחלקת הנהלת חשבונות. רואה חשבון בודק ומאמת את העסקה, קובע מה נרכש, אם יש לרשום כנכס קבוע שיזקף על פני מספר תקופות חשבונאיות, או אם מדובר ברכישה קטנה כגון ציוד משרדי חדש, אשר ניתן להזקף בחשבונאות השוטפת פרק זמן.
- רשום את העסקאות בכתבי עת: רואה חשבון עושה תנועות יומן כדי לרשום עסקאות. אם עובד השתמש במזומן כדי לבצע רכישה, רואה החשבון היה מוריד, או מזכה, את חשבון המזומנים של החברה, ומחייב, או להגדיל, את חשבון הרכישות של החברה. שני החשבונות הם חשבונות נכסים.
- רישום חיובים וזיכויים לספר החשבונות הראשי: רואי חשבון להפוך את הערכים הראשונים של כתבי עת חשבונאית, ולאחר מכן להעביר אותם הכללית של ספר החשבונות. בימים של רישום כל עסקה ביד בספרי ספרים, זה היה תהליך הרבה יותר מעורב. רוב העסקים עכשיו לעשות את החשבונאות שלהם עם סיוע של תוכנות הנהלת חשבונות, אלה חבילות תוכנה באופן אוטומטי להעביר יומן היומן של ספר החשבונות הראשי.ספר החשבונות הראשי מייצג את רשומת האב, ואילו כתבי עת נפרדים שומרים על ערכים חשבונאיים דומים זה לזה.
- הפעל איזון ניסיוני ובצע התאמות: בכל חודש, רואי החשבון מבצעים רישומים לצבור פריטים מסוימים, כגון הכנסות שהורווחו אך טרם התקבלו, או הוצאות שהוצאו אך טרם שולמו. מאזן הניסוי הוא דוח המציג כל חשבון בספר החשבונות הראשי וקל יותר לבדוק אילו רשומות בוצעו עבור החודש או לזהות שגיאות חשבונאיות.
- הכנת דוחות כספיים: בכל חודש, רואי חשבון מכינים מאזן, דוח רווח והפסד ודוח תזרים מזומנים. הם עשויים גם להכין לוחות זמנים אחרים המשמשים תמיכה מפורטת בשלושת הדוחות הכספיים העיקריים. בחברות פרטיות, דוחות כספיים אלה חסויים ואינם משוחררים למי שמחוץ לחברה. חברות ציבוריות, מאידך, מפרסמות את דוחותיהן הכספיים, כולל הערות שוליים על מנת להסביר פרטים ולהעמידן לרשות הציבור על בסיס רבעוני או שנתי.
- סגור חשבונות זמניים: חשבונות זמניים משמשים למעקב אחר פעילות בחשבון במהלך תקופת חשבונאות נתונה, והם בדרך כלל חשבונות של דוח רווח והפסד. לדוגמה, ההכנסות שנצברו עבור החודש נרשמות בחשבון מסוים, ובסוף החודש היתרה מאופסת ומעבירה לחשבון סליקת סיכום הכנסות או ישירות לחשבון העודפים. הכנסות, הוצאות, רווחים, הפסדים וחשבונות משיכה ודיבידנד סגורים כולם, והרווח או ההפסד הנקי נרשם בחשבון העודפים של החברה במאזן לסוף השנה.
מי אחראי על חשבונאות ניהולית
בחברות רבות, האדם בעל שם הבקר נוטל על עצמו את האחריות לתכנון וביצוע פעילויות הנמצאות תחת המטריה החשבונאית הניהולית. בעוד שמנהל הכספים הראשי של החברה או סמנכ "ל הכספים, בדרך כלל, בעלי אחריות על התכנון והבקרה ברמה גבוהה יותר, הבקר וצוותו אחראים לצבירה ולהכנת כל הנתונים לתמיכה בדיווח ובניתוח.
בנוסף, הבקר מטפל בנתונים כספיים שהחברה מספקת לצדדים חיצוניים, כגון מלווים בנקאיים או סוכנויות רגולטוריות שונות, במקרה של חברה ציבורית. זה כולל לוחות זמנים המס ומידע שנמסר לרשויות המסים המדינה הפדרלי. בקרי החברה גם נטלו על עצמם את האחריות החדשה להערכת ותיעוד הבקרות הפנימיות של החברה כחלק מהציות המנדטורי לחוק Sarbanes-Oxley של 2002 או SOX. תחומי אחריות אחרים כוללים חשבונאות עלויות, דוחות מסים ממשלתיים ופדרליים ותיקונים, תקצוב, הערכות ביצועים, דיווח כספי חיצוני ופרויקטים מיוחדים.
מטרות של חשבונאות ניהולית
לסיכום, המטרה העיקרית של ניהול החשבונאות היא לספק למנהלי החברה את המידע הנכון למטרות קבלת החלטות פנימיות, כדי לשמש לתכנון עסקאות פיננסיות עתידיות ולשלוט בהתנהגויות הנוכחיות כגון הוצאות או רכישה.
המטרות כבר מעודן כמו הטכנולוגיה ממשיכה לספק גישה מהירה יותר, קל יותר כמעט בזמן אמת נתונים פיננסיים ותוצאות, אבל זה עדיין חוזר לתכנון פונקציות שליטה. הטכנולוגיה מאפשרת למנהלים לנתח ולשפר כל צעד בשרשרת הערך של החברה, או את כל אנשי המחלקות המעורבים ברכישת מלאי גולמי למכירת המוצר הסופי ומנהל העסקים המתקיים ברקע.
מעקב אחר היעדים על ידי חיזוי ביצועים עתידיים, חלק חשוב של הנהלת חשבונות, אשר עשויים לכלול ניטור והערכת תוצאות עבור יוזמות חדשות כגון הגדלת מחירי המוצרים, שינוי הספקים כדי להוזיל עלויות, הטלת קו מוצרים שאינם מבצעים, שדרוג ציוד או הצעה להוסיף - שירותים ללקוחות.
חשבונאות ניהולית מול חשבונאות פיננסית
הן מנהלים והן רואי חשבון פיננסיים מספקים מידע חשבונאי למשתמשים פנימיים וחיצוניים לקבלת החלטות עסקיות. המיקוד של חשבונאות פיננסית טמון ביצירת מידע עבור משתמשים חיצוניים כגון נושים, בעלי מניות ובעלי עניין אחרים, ואילו חשבונאות ניהולית מייצרת מידע עבור משתמשים פנימיים שונים, כולל רמות שונות של ניהול ולעתים קרובות מחלקות או קבוצות של עובדים.
ניהול חשבונות הוא גמיש יותר מאשר חשבונאות פיננסית, וזה לא בהכרח לשמור בתוך גבולות של כללי חשבונאות מקובלים או GAAP. אשר חובה על חשבונאות פיננסית. מאחר שדוחות חשבונאיים ניהוליים משמשים אך ורק למטרות פנימיות, הם לא תמיד צריכים לעמוד בתקני GAAP.
הדוחות כוללים את הדוחות הכספיים הסטנדרטיים, אך הם עשויים לכלול גם לוחות זמנים אד - הוק שונים, המתארים את המושגים המדויקים, כגון תרחישי רווחיות שונים אם החברה פועלת לשנה הבאה עם הציוד הישן שלה, לעומת ההוצאות על ציוד חדש קיזוז העלות עם ייצור מוגבר. בניגוד לחשבונאות פיננסית המתמקדת בהקלטה מדויקת של העבר, הנהלת החשבונות נשארת ממוקדת על העתיד ולעתים קרובות כוללת הכנת תחזיות בנוסף לתקציבים.
בעוד התקציב עשוי לייצג את מטרות הניהול לעתיד, התחזית מתמקדת במה שההנהלה יודעת שיקרה בעתיד הקרוב בהתבסס על מגמות פעילות היסטוריות, התחייבויות מכירה והוצאות ידועות. לעומת זאת, החשבונאות הפיננסית מתמקדת רק בביצועים היסטוריים, משום שהתוצאות ניתנות לצדדים חיצוניים, וכל דיון עתידי עלול להטעות משקיעים ובעלי עניין חיצוניים אחרים. ניהול חשבונות, בגלל אופיו הגמיש ולעתים אד הוק, הוא מדויק יותר, כי ניתוחים מורכבים במהירות עם נתונים בזמן אמת, בעוד חשבונאות פיננסית נדבק מחזור חודשי, רבעוני ושנתי.
בנוסף, כאשר חשבונאות פיננסית מבלה את זמנה על דוחות כספיים היסטוריים המספקים תמונה של החברה כולה, דוחות חשבונאיים ניהוליים כוללים פרטים נוספים. הדוחות עשויים להתמקד רק בחלקים מסוימים של החברה, ויכולים לכלול מידע איכותי, כגון הסברים להנחות או לשינויים עסקיים מסוימים. כמו כן, דוחות חשבונאות ניהוליים כוללים נתונים כמותיים כגון תוצאות חשבונאיות בפועל או דוח רווח והפסד חזוי.
