לדעת מתי לכתוב מכתב עסקי רשמי לעומת דוא"ל העסק עשוי לבוא בקלות לאנשים נוח להעביר הודעות בפורמטים שונים; עם זאת, ישנם מספר גורמים שיש להביא בחשבון בעת בחירת המדיום. גורמים כגון ציות, פורמליות, סודיות ואפילו דרגת הנמען או מעמדו יש לקחת בחשבון כאשר אתה מחליט לכתוב.
הפרש ראשי
הדבר הראשון שמבדיל מכתב עסקי מ דוא"ל עסקי הוא כי מכתב נחשב בדרך כלל להיות עותק קשיח, ואת הדוא"ל העסקי הוא עותק רך - מסר אלקטרוני. לאחר שתצרף מכתב עסקי, תדפיס אותו, אטום אותו במעטפה, תוסיף דמי שירות ותשתמש בשירות כגון שירות הדואר של ארה"ב או חברת מסירה בלילה כדי לשלוח את המכתב לנמען. אימייל עסקי, לעומת זאת, מורכב גם בדרך כלל באמצעות מחשב או אמצעי אלקטרוני, אבל הוא נשלח אלקטרונית אל הנמען בתוך שניות ספורות.
עיתוי משלוח
בקרוב את המכתב העסקי בדרך כלל מגיעים הוא יום לאחר שאתה שולח אותו באמצעות דואר חילזון או שירות משלוח כמו FedEx. אם אתה צריך את המכתב להגיע מוקדם יותר, אתה יכול לשכור שליח עבור אותו יום משלוח. אתה תישא בעלות עם אפשרות אחת - או בול דואר או דמי משלוח. אם אתה רוצה הודעה דחופה להגיע מיד, האפשרות הטובה ביותר שלך היא לשלוח דוא"ל העסק. חומת אש היא רק מכשול קל שעלול לעכב את המסירה, אבל גם אז, העיכוב הוא כמעט חסר משמעות.
תוכן התקשורת העסקית
אם אתה כותב תקשורת רשמית, סביר להניח כי אתה רוצה להעביר את המסר שלך במכתב עסקי. לדוגמה, אם אתה כותב על בעיה חוזית, זה חכם יש עותק קשיח של התכתבות שלך. החיסרון הוא כי פיסות נייר יכול ללכת לאיבוד, דוא"ל העסק יכול להישאר בתיקיה אלקטרונית לנצח. דוא"ל עסקי יכול להעביר את אותה הודעה, אבל אם זה עניין רציני, דוא"ל עסקי לעתים קרובות נתפסת פחות רשמי מאשר מכתב עסקי. אם התקשורת שלך דורשת חתימת דיו, ברור שאינך יכול לחתום על דוא"ל עסקי בדיו. עם זאת, תוכל לצרף חתימה אלקטרונית או דיגיטלית להודעת דואר אלקטרוני.
מכתב נגד פורמט דוא"ל
על פי אוניברסיטת מישיגן צפון כתיבה מרכז, הפורמט הנפוץ עבור מכתבים עסקיים הוא סגנון לחסום. כל חלק של המכתב הוא סומק עם השוליים השמאלית בסגנון בלוק מסורתי. בלוק שונה מייצג את ההשלמה הסגירה ואת החתימה בחלק האמצעי התחתון של המכתב; פורמט לחצי-בלוק פירושו שהסעיפים מוזחים. אם אתה כותב דוא"ל עסקי, קל לשכפל את פורמט הבלוק המסורתי על ידי הקלדת הברכה שלך, הגוף וסגירת ההיתוך הסומק עם השוליים שמאלה, כי אם אתה הכרטיסייה על כניסות הפסקה וסגירות הסגירה, הפורמט עשוי להיראות מוזר, תלוי על המסך או על המסך שממנו קורא הנמען את התקשורת.
שמירה על סודיות
באפשרותך להשתמש בסימן מים במכתב העתקה כדי לציין "חסוי", או שתוכל לסמן את כתובת הדוא"ל העסקית חסוי על ידי לחיצה על אחת האפשרויות כי תוכנית הדוא"ל שלך מספק. לא מכתב עסקי ולא דוא"ל העסק יכול להבטיח סודיות מוחלטת, כי הנמען יכול לצלם את המכתב או פשוט להעביר את הדוא"ל למישהו שלא היה שותף לתקשורת הראשונית. בשני המקרים, עליך להסתמך על שלמות המקבל כדי לשמור על סודיות התכתובת שלך.
סטטוס יכול לעשות את ההבדל
מפקח שכותב לדו"ח ישיר עשוי להשתמש בדוא"ל כדי להעביר מסר לא רשמי, כגון הודעה שהיא תהיה מחוץ למשרד. היא לא צריכה לספק לצוות שלה מכתב רשמי לתכתובת שגרתית שכזו. מאידך גיסא, אם היא מקבלת הוראה מדינית או מנציחה צו או משמעת, עותק קשיח עשוי להיות הפורמט המועדף, וזאת אם החברה מקיימת רשומות נייר. במקרה של משרדים ללא נייר, דוא"ל עסקי הוא הטופס הנדרש של תקשורת, ללא קשר לנושא. במקרה אחר, אם דוח ישיר כותב למפקח שלה כדי להגיש את התפטרותה, מכתב עסקים שנשלח ביד פותח את הדלת לשיחה קצרה (אם תרצה) על הסיבות שהיא מתפטרת, מכיוון שהמכתב אינו יכול להכיל פרטים כאלה.
