פגישות עסקיות דורשות תזמון, ארגון, מנהיגות, שמירת רשומות ומעקב. כיצד ההכנסות שלך בפרויקט יהיו תלויים בקבלת ההחלטות ובפעולות שיזרמו מהמאמץ המשותף שיתאפשר מהפגישה.
פריטים שתצטרך
-
אג'נדה
-
חדר ישיבות
טיוטת סדר היום של הפגישה. סדר היום הוא על קווי המתאר של כל הנושאים הדורשים דיון על החלטות הנחוצות כדי לקדם את הפרויקט או מטרות. רשום את כל הבעיות הידועות בתבנית מתאר תמציתית עם נקודות. ברגע שיש לך את סדר היום סדר, אתה תדע את הבעיות, ואז אתה יודע מי צריך להשתתף בפגישה.
שלח דוא"ל המוני או לבצע שיחות טלפון לכל האנשים שצריכים להשתתף בפגישה ולבקש את הזמינות שלהם עם תאריכים ושעות דרך תקופה של שבוע אחד, אם יש לך כמה משתתפים. זה לבד יכול להיות אתגר מרתיע נתון לוחות זמנים עמוסים. ברגע שיש לך את הזמינות של כולם, לחצות הפניה את לוחות הזמנים עבור תאריך ושעה זמינים. תוכנית זמן מספיק כדי לקיים את הפגישה, ולשלוח הודעה לכל המשתתפים של התאריך, זמן ההתחלה, זמן הסיום ואת המיקום של הפגישה, יחד עם עותק של סדר היום.
בהכנות לפגישה, יש עותקים של סדר היום מופצים לכל המשתתפים יחד עם כל המסמכים יהיה הנושא של הדיון. לוחות תצוגה ומצגות Power Point צריכים להיות מוכנים לתצוגה עם כנים וכל המקרנים הדרושים, המחשבים הניידים והמסכים. כמו כן, מארגן הפגישה צריך להיות מוכן להוביל את הפגישה ושומר שיא צריך להשתתף בפגישה לרשום הערות.
מארגן הפגישה / מנהיג צריך לשמור על הדיון על המסלול. הדיון יוביל בהכרח נושאים משיקים דיון מחוץ לנושא, כך המנהיג חייב לוודא כי הדיון בסופו של דבר חוזר לסדר היום פריטים. המנהיג צריך גם לעקוב אחר הזמן ולשמור על הדיון זורם להכות את כל הפריטים סדר היום. המנהיג צריך לספק תיאור קצר של פריטים סדר היום כדי להתחיל את הדיון וגם לשאול שאלות או לבקש קלט מהמשתתפים כדי לקבל את המידע הדרוש. על המנהיג לסיים כל פריט פעולה עם האדם האחראי להשלמת הפריט ולוח זמנים משוער להשלמתו.
לאחר סיום כל פריטי האג'נדה, על הקבוצה לתזמן פגישה מעקב אם יש צורך או לתזמן פגישות המתרחשות באופן קבוע ביום ובשעה מוסכמים.
השומר שיא צריך לקמפל הערות שלו לפגישה דקות מאורגן בפורמט מתאר. את טיוטת דקות אז יש לשלוח את המשתתפים בפגישה לחפש הערות, תיקונים או שינויים. לאחר מכן יש לחלק את המפגש הסופי למשתתפים ולהשתמש בו כמעקב אחר פעולות וכבסיס לאג'נדה הבאה של הפגישה, אם יש צורך בכך.
