הניסוח והסגנון של הזמנה להצגה עסקית רשמית, כגון שיגור מוצר, ועידה רפואית או ישיבת הוועד הפועל, יכולים לסייע בהגדרת הטון לאירוע. העברת האופי הייחודי של האירוע ואת הבלעדיות של רשימת האורחים עשוי לשכנע את הנמענים להשתתף.
כתוב את ההזמנה באדם הראשון, כפי שהוא אמור לבוא מן המארח של האירוע. להוביל עם פותחן חזק המציין את אופי המצגת. לדוגמה, זה יכול לומר, "הייתי מכובד אם היית להשתתף בחשיפת המוצרים האחרונים שלנו בינה מלאכותית."
התאם אישית כל מכתב הזמנה לנמען. הכנס את השם שלהם ברכות. לדוגמה, "ד"ר קליין היקר". ציין את הערך של קבלת הנמען במצגת, כגון "בהתחשב בעבודתך המתקדמת בעיבוד שפה טבעית, צוות פיתוח המוצרים שלנו ישמח לשמוע את דעת המומחה שלך על התוכנה החדשה שלנו התפתחויות ".
תאר את תוכן המצגת. לדוגמה, "טום האריס, מנהל צוות הפיתוח של המוצר שלנו, ייתן הרצאה קצרה על המחקר הטכנולוגי העדכני ביותר שלנו. אחר כך נחשוף את שלושת מוצרי הצריכה האחרונים שלנו שפותחו על סמך ממצאי המחקר שלנו ".
ציין כל כיבוד, אוכל או בידור שיסופקו. לדוגמה, "קבלת קוקטייל יעקוב אחר המצגת".
הסבר את קוד הלבוש המתאים לאירוע, כגון לבוש מקצועי או עסקי.
בקש מהנמען ל RSVP לפי תאריך מסוים, בדרך כלל מוגדר ב 2 עד 4 שבועות לפני המצגת.לספק פרטי קשר ואת השיטה המועדפת שבה הם צריכים להגיב, כגון בטלפון או בדוא"ל.
סגור את ההזמנה על ידי הבעת תקווה המוזמן ישתתפו כי אתה מצפה לראות אותו. יש לחתום על המארח כל הזמנה.
טיפים
-
הדפס את ההזמנות על נייר מכתבים של החברה לקבלת מראה ותחושה מקצועיים. הפעל את המעטפות דרך המדפסת, אם אפשר, שמייצר מראה מלוטש יותר מזה של תוויות כתובת.
