בסביבה עסקית, כל שיחת טלפון שאתה לוקח חשוב, אם אתה מדבר ללקוח, הלקוח או הספק. חוויות אלה הן הבסיס ליחסים העסקיים שלך, וחוויה רעה אחת היא לעתים קרובות מספיק כדי לאבד את הלקוח לנצח. על ידי ביצוע הכללים הבסיסיים של כללי התנהגות הטלפון, תבטיח כי הלקוחות שלך יש חוויה חיובית בכל פעם שהם מתקשרים.
היה מוכן
קשר טלפוני טוב מתחיל בהכנה. צוות המשרד צריך לדעת מי אחראי על מענה לכל טלפון, ומי לוקח את השיחות צריך להכיר את הטלפון ואת תפקידיו.
אתה צריך גם להכין ברכה סטנדרטית עבור כל הצוות להשתמש. למרות שתרצה להוסיף קצת אינדיבידואליות לברכה שלך, היא עדיין צריכה לכלול את ארבעת המרכיבים הבסיסיים: ברכה, האדם המדבר, הארגון שהם מייצגים ושואלים כיצד לעזור למתקשר. לדוגמה, "שלום, זה ג'ין עם שירותי בויס, איך אוכל לעזור לך היום?"
להיות אופטימי
כאשר אתה עונה לשיחה, להיות מודעים לקול שלך ואת המהירות של המילים שלך. נסה לשמור על צליל עליז של קול, גם אם אתה לא מרגיש חיובי במיוחד. חיוך יעזור, למרות שהמתקשר לא יכול לראות אותך. חיוך משנה את צורת הפה, משנה את הטון ואת הטון שלך בדרכים שניתן לשמוע.
להיות יעיל
שיחות נכנסות יש לענות מיד, בדרך כלל על הטבעת השנייה. מענה לשיחות מהר מדי עלול להציק למספר המתקשרים, אך רוב המתקשרים נוטים לנתק אחרי שלוש או ארבע צלצולים.
לפני קבלת שיחות, אתה צריך להכיר את הפונקציות של מערכת הטלפון שלך. להכיר את עצמך איך לשים המתקשרים בהמתנה (בלי לנתק בטעות את המתקשר) וכיצד להעביר שיחה לתוסף אחר.
אתה צריך לקחת הודעה, להיות מוכן לקחת הערות יסודי. תמיד לשאול את שם המתקשר ומי המסר שלהם. אם המתקשר צריך להגיע בעתיד, לבקש מספר טלפון החזרה. רשום את ההודעה במלואה, והעבר אותה מיד אל הנמען.
כאשר חוזרים שיחות, התגובה צריכה להתרחש בתוך יום עסקים אחד, ואם אפשר באותו יום. אם זה מתעכב, יש ליצור קשר כדי להסביר מדוע, ולהעריך מתי תגיע תשובה.
להיות מקצועי
כי אתה מייצג עסק, לקחת טיפול נוסף לדבר כמו מקצועי. ביטויים כגון "מה קורה?" ו "רק שנייה" הם בסדר עבור שיחה מזדמנים, אבל לא תקשורת מקצועית. כמו כן, כדאי להימנע משימוש סלנג מכל סוג שהוא. לא רק שזה לא מקצועי, אבל רבים מוצאים לכאורה מזיקים במונחים להיות פוגע.
ואל תנסו לאכול ולענות לטלפון בו זמנית. מנסה לדבר סביב ביס של מזון רק לגרום לך קשה להבין.
להיות מנומס
בתחילת כל שיחה, האדם לענות צריך לבקש את שם המתקשר ואיך הם יכולים להיות שירות. אם השיחה נמשכת נוספת, יש להיזהר לזכור (ובמידת הצורך) להשתמש בשם המתקשר. על המתקשר להרגיש נכון שהם מקבלים תשומת לב אישית ושירות אישי.
אם אתה צריך להעביר שיחה או למקם את המתקשר בהמתנה, תמיד לבקש רשות לעשות זאת. למתקשרים רבים, שינוי פתאומי מ דיבור לאדם חי להקשיב להחזיק מוסיקה הוא מעצבן וגס. אף מתקשר לא צריך להיות מעוכב ללא סיבה טובה. שימוש באמצעים כאמצעי להימנע ממתקשר הוא לא רק גס, זה יכול להוביל לסיום.
תמיד לנסות לסיים שיחות על פתק חיובי. להבטיח למתקשרים שאתה נותן להם את המאמץ הטוב ביותר שלך על ידי סקירת הפעולות שביצעת ויקח.תמיד לשאול אם יש עוד משהו שאתה יכול לעזור להם, ולהודות להם על הזמן שלהם.
