בעת ניהול עסק, זה חיוני כדי לענות על טלפונים באופן מקצועי ואדיב. הטלפון נשאר אמצעי התקשורת העיקרי בין רוב העסקים לבין הלקוחות שלהם. אם אתה קורא ביקורות שנוצרו על ידי לקוחות על עסקים, תוכל להבחין כי לקוחות נוטים ליצור חוות דעת כוללת של חברה המבוססת על איך הם טופלו בטלפון. לקוחות מבצעים שיפוט בהתבסס על מספר הטבעות לפני השיחות שלהם נענים, איך הם בירכו בטלפון, כמה זמן הם להשהות ואם הם מרוצים עד סוף השיחה.
תרים את הטלפון לפני הצלצול השלישי. אמנם זה לא יכול להיות אפשרי בכל פעם, זה צריך להיות המטרה הכוללת. לקוחות רואים את זה לא מקצועי כאשר השיחות שלהם לא נענו מיד. גם אם אתה לא יכול להגיע לשיחה מיד, לפחות לברך את הלקוח ולבקש ממנו להחזיק לרגע.
לענות לטלפון באופן מקצועי. עבור רוב העסקים, ברכה סטנדרטית פועלת בצורה הטובה ביותר, ייתכן שתרצה להנפיק מדיניות חברה אוניברסלית שבה כל שיחות הטלפון נענות באותו אופן. השתמש ברכה פשוטה הכוללת את שם החברה ושואל איך אתה יכול לעזור. לדוגמה, אתה יכול להגיד משהו כמו "ערב טוב ומודים לך על התקשרות החברה X. איך אני יכול לעזור לך?"
תקשיב באופן פעיל בזמן שהלקוח מדבר. לקוחות הם מוטרדים כאשר הם לא מרגישים שהאדם השני הוא שם לב אליהם או שהם מתבקשים מספר פעמים לחזור על מה שהם פשוט אמרו. הימנע ריבוי משימות בזמן בטלפון, ולתת ללקוח את כל תשומת הלב שלך.
חייך בזמן שאתה מדבר. כאשר אתה מחייך, אתה בא יותר נעים על פני הטלפון והלקוחות להגיב בצורה חיובית על זה. בנוסף, תמיד להישאר נעים ואדיב בכל עת, גם כאשר הלקוח הוא מזועזע ולא להיות נעים.
לדבר לאט ובבהירות תוך הסברים דברים ללקוח. לקוחות לא רוצים להרגיש מהירים, כאילו אתה מנסה להאיץ אותם מהטלפון. חשוב במיוחד לדבר לאט וברור בזמן שאתה מסביר תהליכים ארוכים או הולכים על מדיניות החברה. אתה רוצה להסביר את עצמך היטב, כך שהלקוח מבין במלואו ולא נשאר עם כל השאלות המתמשכות.
