מדיניות ונהלים הם דרישות עבור רוב הארגונים. רבים מהם צריכים לכתוב את סוגי המסמכים האלה משום שהם חייבים לציית לתקנות, כגון הארגון הבינלאומי לתקינה (ISO). ISO היא משפחה של סטנדרטים המתמקדת בשיפור אבטחת האיכות. אחת הדוגמאות הנפוצות ביותר של מדיניות ונהלים שארגונים כותבים היא נוהל ההפעלה הסטנדרטי (SOP).
מדיניות
המדיניות קובעת את הכללים שהחברה תטמיע בכל הארגון או המחלקה. לדוגמה, לחברה יש מדיניות לגבי סיסמאות. זה עשוי לציין כי העובדים חייבים לשנות סיסמאות כל 60 ימים. כמו כן, ייתכן שהמדיניות תודיע כי המערכת תודיע לעובדים 14 ימים לפני פקיעת תוקפן של הסיסמאות. המדיניות צריכה להיות ברורה, תמציתית ועקבית. מדיניות יהיו גם ראשי תיבות בהם. הכותב צריך לאיית אותם בפעם הראשונה הם משמשים ולאחר מכן להשתמש בראשי תיבות לאורך כל שאר המדיניות.
נהלים
נהלים ליישם מדיניות. נהלים מספקים מידע מפורט, כגון הוראות שלב אחר שלב על ביצוע משימות. דוגמה לפרוצדורה היא כיצד ליצור חשבונות רשת חדשים. הצעד הראשון עשוי לכלול את המנהל שיש למלא טופס לשכור החדש שלו. הטופס עשוי לדרוש מהמנהל לספק מידע, כגון השם המלא של העובד החדש, שם משרה ומחלקה, שם יפעל השכר החדש. לאחר מכן המנהל שולח את הטופס למחלקת ה- IT. למנהל הרשת יהיו נהלים שעליה לבצע. אלה יכולים לכלול הגדרת דוא"ל וחשבון רשת ויצירת תג אבטחה. נהלים חייב להיות קל לעקוב. חשוב לזכור כי ההליכים משתנים על פני תקופה של זמן. לכן, החברה צריכה לבדוק אותם לפחות פעם בשנה. זה צריך לייעד אדם לעדכן הליכים. כמו מדיניות, נהלים חייבים להיות עקביים, תמציתיים ומדויקים.
SOP
SOP מייצג נוהל הפעלה רגיל. סוג זה של מסמך מתאר את מה שהארגון ומחלקותיו עושים. בנוסף, הוא מסביר את תפקידי העובדים ואחריותם. אז SOP בדרך כלל יכלול מדיניות ונהלים עבור כל מחלקה. לדוגמה, המדיניות תכסה את הכללים לרכישת חומרה. לאחר מכן ההליך יספק הוראות שלב אחר שלב כיצד לרכוש חומרה. למרות SOP מורכב בעיקר טקסט, טוב אחד צריך לכלול תרשימים ארגוניים, דיאגרמות, תרשימי זרימה ו זרימת עבודה.
