אם אתה מתכוון לעבוד כמזכיר או עוזר אדמיניסטרטיבי, אתה צריך לוודא שיש לך את הכישורים הנכונים. תפקידה של המזכירה והעוזרת האדמיניסטרטיבית השתנה במהירות בשנים האחרונות, והמיומנויות שאנשים אלה זקוקים להן התפתחו גם כן. הבנת אילו מיומנויות ויכולות הם החשובים ביותר יכולים להפוך את חיפוש העבודה שלך לקל יותר, ומצליח יותר.
כישורי מחשב
רוב עבודת המזכירות נעשית כעת על מחשבים, כך מזכירות חייב להיות מיומנויות מחשב מוצק. מיומנויות אלה כוללות את היכולת להשתמש חבילות תוכנה מרכזיות כמו Microsoft Office. מזכירות יהיה צריך להכיר כמה גירסאות שונות של Microsoft Office, שכן לא כל החברות להשתמש בגרסה העדכנית ביותר.
מיומנויות תקשורת טובות
מזכירות צריך להיות מיומנויות תקשורת מוצק, הן בכתב ומילולי. מזכירים נקראים לעתים קרובות לתקשר בשם הבוסים שלהם, והם צריכים להיות מסוגלים להציג את עצמם, ואת המעסיקים שלהם, באור הטוב ביותר האפשרי. מזכירים מתבקשים לכתוב מכתבים עם הוראה מינימלית בלבד מהבוסים שלהם. זה אומר שהם חייבים להיות מצויינת הפקודה של השפה האנגלית, ואת אחיזה איתנה של נימוסים עסקיים ואת פורמטים תקשורת עסקית נכונה. הצורך בתקשורת מעולה משתרע על כל התחומים, החל תקשורת פורמלי יחסית כמו דוא"ל הודעות מיידיות, להצעות עסקיות מכתבים רשמיים.
הקלדה ומיומנויות ניהוליות
מזכירות צריך להיות חזק מאוד מיומנויות הקלדת, שכן חלק ניכר של היום שלהם הוא השקיע הקלדה מכתבים, תזכירים, הודעות דוא"ל ותקשורת כתובה אחרים. מעסיקים רבים דורשים מזכירות המזכירות לקחת מבחן הקלדה, כדי להיות מוכנים וממשיכות כישורי ההקלדה שלך לפני הראיון. מזכירים רבים גם לבצע פונקציות ניהוליות, כמו חשבונאות בסיסית שכר. כישורי המתמטיקה חזקה חשובים במקצועות המזכירות, כך השחזה מיומנויות אלה הוא מאוד חשוב.
כישורי אנשים
מיומנויות בינאישיות חזקות חיוניות לכל מזכיר או עוזר מינהלי. אנשים אלה עובדים באופן שגרתי עם מספר מחלקות שונות, והם צריכים להיות מסוגלים להסתדר עם כולם בארגון כדי לעשות את עבודתם ביעילות. מזכירות גם לעבוד עם אלה מחוץ לארגון, לעתים קרובות משרתים stand-ins עבור הבוסים שלהם. יחס ידידותי ויכולת להסתדר עם אחרים הוא חיוני עבור עבודה זו.
