עסקאות חשבונאיות אינן נרשמות על בסיס מזומן אלא על בסיס צבירה. משמעות הדבר היא כי העסקה מתרחשת כאשר היא מתרחשת, לא בהכרח כאשר הוחלף במזומן. קבלת או תשלום במזומן עשויה להיות עסקה נפרדת מיום מכירת הסחורה, הרכישה או השכר המוענק על ידי העובד. כל עסקה נרשמת ביומן, או בספר, ומעת לעת עסק ירצה לסגור את הספרים האלה כדי לראות כיצד הוא מבצע.
חשבונאות צבירה
תקופה חשבונאית היא בדרך כלל חודש, רבעון או שנה. חשבונאות צבירה מכירה בעסקאות בתקופה בהן הן משפיעות על הכנסות או הוצאות. לדוגמה, חומרים ניתן לרכוש בחודש אחד, אך לא שולמו עד לחודש הבא. עם זאת, הם צריכים להיות מוכרים בחודשים הראשונים כפי שהם ישמשו כדי ליצור טובין כדי להימכר עבור הכנסות. כאשר הם משלמים, תבוצע עסקה נפרדת.
מה זה עסקה?
עסקה היא כל אירוע שמתרחש בעסק ויש לו השפעה על הכסף. רכישת האספקה, מכירת הסחורה והעובד העובד והשתכרות משכורת הם כולם דוגמאות לעסקאות. כל אחד מהם צריך להקליט ביומן המתאים עם חיוב וכרטיס אשראי עבור אותה כמות. כדי לחייב את החשבון הוא בדרך כלל להוסיף את זה. כדי אשראי היא להסיר את הסכום ממנו.
ספר החשבונות הראשי
לאחר שהתעודות נרשמו בכתבי העת המתאימים שלהן, הן נרשמות בספר החשבונות הראשי. זה הכי קל לחשוב על ספר החשבונות הראשי כמו דו"ח מפורט של עסקאות יומי. עסקאות אלה נרשמות בסדר כרונולוגי.
סוגרים את הספרים
בסיום המחזור החשבונאי, יש לסגור את הספרים כדי להתחיל מחזור חדש. יש לבצע התאמות של תנועות יומן כדי לרשום סכומים שנצברו עבור התקופה שטרם נרשמו ולהסיר פריטים נדחים. סגירת רשומות היומן תצטרך להיעשות כדי לפטור את החשבונות של חשבונות הכנסות והוצאות, תוך ייחוס הסכומים לרווחים ועודפים.
סיבות אחרות לסגור את הספרים
בעת סגירת רשומות, הסכומים נזקפים לרווח והפסד. זה עוזר ליצור דוחות כספיים עבור העסק כדי לאמוד את הביצועים הכלליים שלה. קיימים שלושה סוגים עיקריים של דוחות כספיים: המאזן, דוח רווח והפסד ודוח על תזרימי המזומנים. סיבה נוספת לסגור את הספרים היא לזהות שגיאות. הוספת חיובים וזיכויים תציג שגיאות גדולות, מפני שהסיכומים חייבים להתאים תמיד.
