הדקות נועדו לסכם את הנקודות החשובות ביותר של הפגישה. מטרת המפגש היא להתכנס ולקבל החלטות. המטרה האולטימטיבית של פרוטוקול הפגישה, תחת קו היגיון זה, היא לסכם במדויק את ההחלטות שהתקבלו במהלך הפגישה. פגישה דקות נלקחים בצורה של הערות, ולאחר מכן כתוב למטה מאוחר יותר באורך מלא. כדי להפוך את התהליך קצת יותר קל, לשאול את ראשי הפגישה על סדר היום, או סיכום של אירועים הפגישה. הפוך את קווי המתאר של פגישה דקה הערות מבוסס על סדר היום הפגישה.
פריטים שתצטרך
-
משהו לכתוב איתו
-
מחשב (אופציונלי)
שימו לב להחלטות שהתקבלו במהלך הדיון. הקפד לציין את כל המידע הקשור להחלטה הסופית.
השתמש הזמן שבו אנשים מתלבטים ההחלטה לרשום הערות על הנושאים המרכזיים שנראים מעורבים הדיון הדיון. אל תדאגי מי אמר מה.
קרא את ההערות לאחר מכן להדגיש את הנקודות כי הם הרלוונטיים ביותר לחברים. לחזור ולחפש את ההערות עבור כל מידע רלוונטי שהוזכר כי נוגע ההיבטים המנהיגות של הקבוצה. הדיון עשוי להתפתח למשיק חשוב, כגון ניירת או חששות משפטיים. הפרד מידע זה ושלח אותו בדוא"ל למנהיגי הקבוצה.
לסכם את הנקודות הנדרשות עבור מתנדבים ושותפים אחרים. כתבו רשימה של כל הצירים שיש להשלים על סמך ההחלטה שהתקבלה בדיון. אם ההחלטה היתה, למשל, לארגן מגבית התרמה כדי להקל על הגירעון בכספים הדרושים לפרויקט אחר, שים לב לכך שיידרשו מתנדבים לתכנן את התרמה, לגייס מתנדבים, לפרסם ועוד.
השתמש בסיכום של דקות הפגישה לדוא"ל עבור חברים ועלונים.
בצע פורמט סטנדרטי לפגישה דקות על בסיס ההליכים הרגילים. שמור אותם, שכן המידע שהם מכילים יכול להיות שימושי מאוחר יותר. הקבוצה עלולה למצוא את עצמה במצב דומה מאוחר יותר, למשל, כאשר האנשים שארגנו את התרמה המקורית הם כבר לא חלק של הארגון. חברים חדשים יכולים להשתמש בפגישה דקות כדי למצוא פתרונות לבעיות חדשות עבורם.
הקפד לרשום את התאריך והשעה של הפגישה עם כל ערך, כמו גם סיכום של מטרת הפגישה.
כתוב את דקות הפגישה בבלוקים קצרים של שלושה עד שלושה משפטים, כך שהוא קורא בערך כמו מאמר בעיתון. זה יהפוך את נקודות היסוד של הפגישה קל יותר להבין עבור הקוראים.
