כל פרויקט או ארגון המשתמש במשאבים כספיים או אחרים לתפעול משתמש בהערכת עלות. באופן כללי, הערכת עלות היא תהליך של קביעת אופן השימוש במשאבים. זה יכול להיות בכל קנה מידה, ממוקד כמו פרויקט אחד או יחידה אחת של הארגון, כדי רחבה, השוואתי מחקרים הקצאת משאבים ברשת שלמה של ארגונים. בדרך כלל, הערכת עלות היא רק חלק אחד של ניתוח עלות-תועלת רחב יותר, במטרה לקבוע אם משאבים נמצאים בשימוש יעיל.
זיהוי עלויות
אחד הצעדים במעקב אחר השימוש במשאבים בפרויקט או בארגון הוא זיהוי העלויות הכרוכות בכל פעילות המוערכת. לדוגמה, הערכת עלות של בעל חנות תכלול הוצאות כגון משכורות עובדים, תחזוקת מבנים ואבטחה, רכישות מוצרים וכן הלאה. חלק זה של הערכת עלות צריך גם לקחת בחשבון את סוג של עלות. דוגמה של עלות קבועה, אשר אינו משתנה עם רמות הפעילות, יהיה ההשכרה וחימום של שטח החנות. עלות משתנה, לעומת זאת, עשויה להיות עלות המוצרים המוצעים בתקופות שונות של השנה.
שימוש במשאבים ליחידה
היבט נוסף של הערכת עלות קשור לקביעת אופן חלוקת המשאבים בין יחידות בודדות. למטרות הערכה, "יחידה" היא כל מדידה שרירותית של פעילות בתוך פרויקט או ארגון. בתחום הבריאות, למשל, יחידה אחת עשויה להיות ביקור ייעוץ. בפרויקט הדיגיטציה בספרייה הלאומית של ספרד, יחידות אפשריות עשויות להיות הפקת תקליטורים בודדים או עותקים דיגיטליים אחרים.
ערך היחידות
חישוב העלות של יחידות בניתוח תקציב פירושו הקצאת ערך מספרי להיבטים בודדים של פרויקט או חלוקה של ארגון. אם בעל חנות מוכרת קפה, זה לוקח 1,000 דולר ביום כדי לשלם עבור טחינה, סוכר, שמנת, כוסות, תחזוקה של מכונות אספרסו, משכורות העובדים וכל ההוצאות האחרות שנדרש כדי לספק קפה ללקוחות, ואז הערך של יחידה אחת (כלומר, הזמן והכסף שנדרש כדי להכין כוס קפה אחת) יהיה 1,000 דולר לבזבז ביום כדי לספק קפה, מחולק במספר הכולל של כוסות שנמכרו ביום.
סוגי ניתוח
הערכות עלות יכולות להיות עבור פרויקטים בודדים או חטיבות של ארגון, ניתוח רחב של עלויות החברה או מחקרים השוואתיים של ארגונים מרובים. זה סוג אחרון של ניתוח יכול להיות שימושי עבור מחלקות או פרויקטים במימון דולר המס, כדרך להראות את ההשפעה של עלויות אלה על החברה. להבין את ערכי היחידה חשוב כי זה ניתן להשוות עם הכנסות יחידות בודדים כדי לראות אם פרויקט מסוים או חטיבת החברה היא רווחית או יעילה. זה נקרא ניתוח עלות תועלת.
