מסמכי המדיניות והנוהל של החברה הם גורם מרכזי בשמירה על יעילות, עקביות ותקשורת ברורה. חברות מסוימות בוחרים ליצור מסמכים בודדים עבור נהלים שונים, בעוד שאחרים לאסוף את כל המדיניות והנהלים לתוך מדריך אחד שהם מציגים לכל עובד. מדיניות ונהלים מתועדים היטב מספקים הטבות לעובדים, ללקוחות ולחברה.
הגדר ציפיות
מדיניות החברה מציבה לעיתים קרובות ציפיות להתנהגות העובדים בנושאים כגון נוכחות, עיתוי, קוד הלבוש, תקנות הבטיחות ועוד. מסמכי המדיניות והנוהל קובעים לעיתים קרובות את אחריותה של החברה לעובדיה, כולל העסקה, שוויון וזמן מחלה, חופשה משפחתית וכו '. קשרי תעסוקה ומכתבי הצעה עשויים להתייחס למדיניות החברה ולנוהל ההדרכה (או לספר העובדים) ולציין כי העובד מסכים לציית לכללים המפורטים במדריך. חברות מסוימות דורשות עובדים חדשים לחתום על טופס המציין כי הם קיבלו את המדריך.
עודד יעילות
הדרך היעילה ביותר להשיג מטרה היא הבסיס האולטימטיבי של תהליכי החברה. זה לא יכול להיות הדרך הקלה ביותר או המהירה ביותר, אבל זה הדרך הכי פחות אינטנסיבית כדי לעמוד במטרה מבלי להקריב איכות, הסיכון או להסתכן כל דרישות רגולטוריות. תיאורטית, אם כל עובד עוקב אחר הליך להגדיר עבור כל משימה, בכל פעם, החברה תעמוד בכל היעדים בצורה היעילה ביותר האפשרית. במציאות, התהליך המועדף לא יכול להיות אפשרי בכל פעם, כל כך הרבה תהליכים למעשה כוללים מדיניות ספציפית על איך להתמודד עם מצב כזה. זה יכול לכלול אישור ברמה גבוהה יותר או תיעוד פשוט.
לעודד עקביות
עקביות בדרך כלל מגביר את היעילות. כאשר אנשים עושים דברים באותה דרך בכל פעם, הם בסופו של דבר להיות מסוגל להשלים את התהליך בתוך פרק זמן קצר יותר, כלומר, הם יכולים לעשות יותר עבודה באותה כמות זמן. עקביות גם מייצרת ביטחון. שיטות עקביות להבטיח ללקוחות שהחברה תטפל בחשבונות שלהם באותה טיפול ובדייקנות במהלך כל אינטראקציה. עקביות מסייע לעובדים ולקוחות כאחד לדעת מה לצפות כאשר מתמודדים עם מצב נתון.
להישאר משפטי
חוקים, רגולציה של גופים או חברות ביטוח מחייבים חברות לתעד ולהפיץ כמה תהליכים ונהלים. לדוגמה, רוב המדינות מחייבות חברות לקבל תהליך קבוע לטיפול בתביעות פיצויים לעובדים, ולוודא שכל העובדים יודעים כיצד התהליך עובד. חברות ביטוח וסוכנויות רגולטוריות כגון OSHA דורשות חברות לפרט את מדיניות הבטיחות, במיוחד בסביבת הייצור. כולל מידע זה בתהליך מסמך התהליך מאפשר לחברה לעמוד בדרישות ההפצה.
לתקשר ביעילות
לחברה יכולות להיות עובדים רבים, מספר מיקומים ו / או עובדים העובדים במשמרות שונות. העובדים יעזבו את החברה ועובדים חדשים יצטרפו לחברה. הדרך הקלה ביותר לתקשר את הציפיות והתהליכים לכל העובדים מבלי להחמיץ אף אחד, להשאיר מידע או להיות לא עקביים היא לכתוב ולהפיץ מסמך רשמי מסמך ההליך. ולוודא כי לכל אחד יש גישה לאותו מידע גם מסייע להגן על החברה מפני תביעות סיום פסול מופרך.
