כמעט כל ארגון מסתמך על מחשבים או ציוד ממוחשב לתפקוד מסוים, וארגונים רבים מסתמכים על העובדים להשתמש במחשב מדי יום. למרות תגי המחיר של המכונות האלה, הם מציעים החזר על ההשקעה של הארגון בצורה של רווחי יעילות, מצגות מקצועיות יותר ואפילו תקשורת משופרת.
יעילות
בימים שלפני שהמחשבים נעשו בכל מקום בארגונים אמריקאיים, עובדים בתפקידים מורכבים כמו חשבונאות וניתוח היו צריכים לעתים קרובות לבצע חישובים מתקדמים עם מעט יותר מעפרון, נייר ומחשבון. עובדים המוטל על יצירת מסמכים גם צריך לכתוב את ההפקות שלהם ביד. מחשבים הציגו אלמנט אלקטרוני המאפשר לעובדים ליצור קבצים דיגיטליים ללא צורך בכתיבה על נייר, וגליונות אלקטרוניים אלקטרוניים אפשרו לעובדים לבצע חישובים מתמטיים מורכבים על ידי הקלדתם במכונה. כאשר ארגון 4-H הארכה בסנט פול, Minn,. הציג מחשבים בשנת 1986, על פי כתב העת של הרחבה, סוכנים במהירות הבנתי את היעילות בהפקת חומרי הדרכה ואף הפקת הודעות לעיתונות.
מקצוענות
בדיוק כמו מחשבים לאפשר לעובדים ליצור מסמכים בצורה יעילה יותר, המכונות גם לעזור לעובדים לתת את המסמכים האלה מראה מעודן ומקצועי. במקום לשלוח כתב יד בכתב יד או מודפס לעיתון או לפרסום מקומי, למשל, עובדים יכולים להפיק את המסמך ביישום תוכנה, לבדוק באופן אלקטרוני שגיאות כתיב ודקדוק, ולהגיש את המסמך ישירות לעורך. אנשי מקצוע יכולים להשתמש במחשבים כדי ליצור תרשימים ותרשימים המדגימים את היתרונות של המוצרים והשירותים שלהם, ומציגים יכולים להשתמש במחשבים כדי לפתח ולספק מופעי שקופיות מקצועיים, אנימציה ואפילו אינטראקטיביים.
שיתוף מידע
ברשימה של יתרונות המשרד כי המחשבים מציעים, אתר האינטרנט של מחשוב ספאם חוקי מכיר שוב ושוב את היכולת של מחשבים ורשתות כדי להקל על שיתוף מידע. עובדים במקום אחד יכולים ליצור מסמכים אלקטרוניים, ועובדים במקום אחר - אפילו מדינה אחרת - יכולים לאחזר את המסמך רק כעבור כמה רגעים. מאחר שקבצים אלקטרוניים תופסים רק כמות זעירה של שטח פיזי, העובדים יכולים גם לקחת איתם קבצים בעת נסיעה או גישה אלקטרונית אליהם ממיקום מרוחק.
תקשורת
מחשבים מאפשרים תקשורת אלקטרונית, וזה סוג של גישה מיידית ניתן לטעון אחד היתרונות המשמעותיים ביותר כי מחשבים יכולים להציע לארגון. באמצעות תקשורת אלקטרונית כמו דוא"ל, הודעות מיידיות ו webcasts, מנהיגים ארגוניים יכולים לתקשר עם מספר גדול מאוד של עובדים בזמן אמת ללא קשר למיקום הפיזי. מחשבים גם מסייעים להקל על תקשורת אלקטרונית עם בעלי עניין מרכזיים אחרים כמו משקיעים וספקים, ולקוחות יכולים להשתמש בתקשורת אלקטרונית כדי לקבל במהירות שירות או אפילו לבצע הזמנה. מחשבים יכולים אפילו לסייע לארגונים לקצץ בעלויות התקשורת על ידי הקלת ועידות וידאו שמפחיתים את הנסיעות הגופניות, או ליצור חיבורים קוליים המבטלים את הצורך בטלפונים מסורתיים.
