כיצד להגיב על מכתב המבקש מידע

תגובה יעילה למכתב המבקש מידע מעניקה ללקוח את המידע המבוקש מיד, תוך הימנעות מניסוח מיותר או מילוי. תגובה לבקשות הלקוח לקבלת מידע במועד מגבירה את אמינות העסק שלך.

פתיחה

הכנס את שם הלקוח ואת פרטי הקשר בפינה השמאלית העליונה של המכתב, בפורמט כתב מכתבים רגיל. לדוגמה:

ג'ון סמית

555 Mockingbird ליין,

ספרינגפילד, או

מתחת לכתובת הלקוח, הוסף את התאריך שבו אתה כותב את המכתב.

השתמש בשם הפרטי של הלקוח כדי להתאים אישית את המכתב ולא את "הלקוח היקר". השורה הראשונה לאחר ההצדעה צריכה לתת לו לדעת כי המכתב הוא אכן תגובה לבקשתו לקבלת מידע: "ג'ון היקר, בתגובה לבקשתך למידע …"

גוף מכתב

יש לך את המכתב של הלקוח מולך כמו שאתה טיוטה התגובה שלך. קרא שוב את המכתב כדי לוודא שאתה מבין בבירור את המידע שהוא מבקש. אם הלקוח רוצה יותר מפיסת מידע אחת, להדגיש את הפריטים השונים כדי לוודא שאתה לא משאיר שום מידע החוצה. ואז בגוף המכתב, כתובת כל פריט בפורמט רשימה. אם רלוונטי, השתמש בנקודות הצבע או ברשימת המספרים המופיעים בתוכנה.

סוגר

הזמן את הלקוח לבצע פעולה בהתבסס על המידע שסיפקת ולהתחבר מחדש עם העסק שלך, מייעץ סינתיה פרון ביזם. אם תוכל לעזור ללקוח לבצע הזמנה מקוונת ממיקום העסק שלך, לדוגמה, להזמין אותו לבוא לחנות כדי לעשות זאת. כלול את מספר הטלפון של העסק שלך, כתובת הדוא"ל וכתובת האתר. זה בסדר לחזור על המידע הזה בסגירת המכתב - ולהזמין את הלקוח ליצור איתך קשר אם הוא זקוק למידע מעקב.

טיפים

• טעויות ושגיאות דקדוקיות משקפים רע על העסק שלך. לפני שליחת כל התכתובת ללקוחות, כולל תשובות לבקשות לקבלת מידע, יש עוזר מנהל שלך או עמית לעבודה הגהה את המכתבים לפחות פעמיים.