אמון הצרכנים הוא התנדנד בכל פעם שיש שערורייה של החברה. בשל האירועים החל הבנק bailouts של 2008 עד לאחרונה וולס פארגו חשבון הונאה, הצרכנים זקוקים לעידוד כי החברות הם עובדים עם הם ישרים מעל הלוח. ביקורת היא כלי רב עוצמה כדי להרגיע את בעלי העניין של החברה שלך. זה מאפשר להם לדעת כי העסק שלך הוא בהתאם לסטנדרטים המתאימים חשבונאות.
למרות שזה טבעי לדאוג אם העסק שלך מבוקר או לנהל ביקורת, זוהי הזדמנות לסקור את נוהלי החשבונאות שלך ולמצוא תחומים לשיפור. לאחר השלמת הביקורת, יבדוק המבקר את ממצאיו. אם אתה מנהל ביקורת פנימית, עליך לדווח על ממצאיך באופן דומה. בדרך כלל, המבקרים חולקים את ממצאי הביקורת שלהם בפורמט כתוב סטנדרטי, כי אתה יכול לבדוק וליישם.
מהו ביקורת?
ביקורת היא סקירה אובייקטיבית של שיטות העבודה הפיננסיות של החברה שלך. בדרך כלל, זה יכלול סקירה של הדוחות הכספיים שלך ורשומות פיננסיות אחרות על ידי רואה חשבון מורשה. רואה החשבון יהיה להשוות את הדוחות הכספיים של העסק שלך עם ספרי החשבונאות שלך ולהבטיח הכל מדויק. סוגים מסוימים של ארגונים, כגון מלכ"רים וחברות ציבוריות, נדרשים לבצע מעת לעת ביקורות של צד שלישי כדי להבטיח שהם משתמשים בכספים המופקדים על ידי הצרכנים באופן אחראי.
מה הם סוגים שונים של ביקורות?
ישנם שני סוגים עיקריים של ביקורות: פנימית וחיצונית. ביקורת פנימית היא ביקורת שאתה מנהל על העסק שלך. אתה או החברה שלך מינה אדם בעל ידע וניסיון בפרקטיקות חשבונאיות לסקור את הספרים שלך ואת הדוחות הכספיים ולוודא הכל בקו. ממצאי הביקורת הפנימית מדווחים למקבלי ההחלטות בחברה שלך, אשר עשויים לכלול מנהלים, דירקטוריון או בעלי עניין אחרים.
ביקורת פנימית מעניקה לך ולעסק שלך הזדמנות לזהות ולנהל את כל הסיכונים ולהבטיח את המדיניות של החברה שלך. אתה יכול לנהל ביקורת פנימית מעת לעת או על בסיס קבוע. ביקורות פנימיות גמישות יותר מביקורות חיצוניות ויכולות לשלב מחלקות ספציפיות ואת המטרות הגדולות של החברה שלך.
ביקורות חיצוניות מבוצעות על ידי צד שלישי שאינו קשור לעסק שלך. הם עשויים להיות מנוהל או פיקוח על ידי ארגונים רגולטוריים כגון חברה ציבורית חשבונאות חשבונאות. ה- PCAOB קובע את תקני ביקורת לחברות ציבוריות ולברוקרים. ביקורות חיצוניות אלה מדווחות באופן פומבי על ממצאי הביקורת שלהן.
ישנם מספר סוגים של ביקורות חיצוניות, כולל ביקורת תאימות, ביקורת תפעולית וביקורת דוחות כספיים. ביקורת תאימות מבטיחה שהעסק שלך עומד בדרישות רגולטוריות. ביקורות תפעוליות בודקות את הביצועים של הארגון שלך ומספקות המלצות לשיפור. ביקורת דוחות כספיים מתייחסת גם כאל ביקורת מעידה, ובסוג זה של ביקורת, המבקר סוקר את הדוחות הכספיים של העסק שלך ואת פעולותיו החשבונאיות.
מה הם צעדים של ביקורת?
אם אתה שוקל ביקורת פנימית או חיצונית עבור העסק שלך, חשוב לדעת את השלבים המעורבים. ביקורת יסודית היא זמן רב, אבל את שלווה כתוצאה מכך שווה את הזמן מחויבות. מה הם השלבים של ביקורת? ככלל, ביקורת כוללת תכנון, איסוף ראיות ומתן דוח עם ממצאי הביקורת.
בשלב התכנון, תבהיר את היקף הביקורת ואת משך הזמן שיימשך. אתה גם לתזמן את כל הפגישות הנדרשות או ביקורים באתר כדי המבקר יכול לבדוק את הנהלים שלך. השלב הבא הוא איסוף ראיות. איסוף ראיות כולל התבוננות נהלים ונהלים חשבונאיים שלך, בדיקת נהלי השליטה של החברה שלך וקבלת ובדיקת רשומות פיננסיות והצהרות. המבקר מנתח ומבקר את הראיות כדי להתכונן לשלב הבא.
בשלב האחרון, המבקר שלך מכין דוח עם ממצאי הביקורת, אשר לעתים נקרא חוות דעת של ביקורת. המבקר יציג את הדוח לבעלי העניין הנדרשים ויכול גם לשחרר את התוצאות בפומבי בהתאם לסוג והיקף הביקורת.
כיצד לדווח על ממצאי הביקורת
אם אתם עורכים ביקורת פנימית, אתם עשויים לתהות כיצד לדווח על ממצאי הביקורת. בדרך כלל, ממצאי ביקורת פנימיים וחיצוניים מדווחים בכתב וכן מועברים בעל פה לבעלי עניין.
עבור ביקורת חיצונית ופנימית, יש מבנה כללי שרוב הדיווחים הכתובים עוקבים אחריו. עבור ביקורת תאימות, הארגון המפקח עשוי להיות בעל דרישות ספציפיות לגבי מה שיש לכלול בדוח הכתוב. דו"ח ביקורת בכתב צריך להיות כתוב בצורה תמציתית ובדרך שבה קל להבין את הקורא. זה צריך לכלול גם ראיות על כל ממצאי הביקורת.
דוח ביקורת כולל שלושה חלקים: מבוא, סעיף המתאר את היקף הביקורת ואת חוות דעתו של רואה החשבון המבקר, המתאר את ממצאי הביקורת. ההקדמה קובעת את תחומי האחריות של המבקר ואת תחומי האחריות של העסק שלך לגבי הביקורת. בדרך כלל זה יכלול גם את שמות המבקר או רואי החשבון ומועדי הביקורת.
סעיף ההיקף מתאר את תהליך הביקורת. היא קובעת את התחומים המבוקרים, שסיימו את הביקורת ומתי ואיזה קריטריונים שימשו לביצוע הביקורת. אם זה ביקורת חיצונית, למשל, היא תציין אילו סטנדרטים של הגוף השלטוני משמשים למדידת תוצאות הביקורת. לביקורת פנימית, היא תתייחס לתקני הפוליסות של החברה אשר שימשו. סעיף היקף גם מתאר בדיוק מה המבקר עשה. המבקר יכלול את הדוחות הכספיים שהיא סקרה ואת הבדיקות שביצעה.
חוות דעת רואה החשבון המבקר היא החלק האחרון של הדוח. זה המקום שבו המבקר קובע מה היא מצאה ואם העסק שלך עומד בקריטריונים של הביקורת. בהתאם לסוג הביקורת, המבקר יכול לכלול גם המלצות לשיפור או לפתרון נושאים שנמצאו במהלך הביקורת.
לאחר כתיבת הדו"ח שלה, המבקר יהיה בדרך כלל להציג את הממצאים שלה לבעלי העניין בתוך החברה. בארגונים גדולים ללא כוונת רווח, למשל, היא תציג את ממצאיה בפני ועדת ביקורת, המפקחת על תהליך הביקורת. הוועדה תדון בממצאי הביקורת עם המבקר ותשאול שאלות הבהרה לפני הצגת דוח הביקורת בפני הדירקטוריון.
אם אתה מנהל ביקורת פנימית, הגישה הטובה ביותר כיצד לכתוב ממצאים והמלצות ביקורת היא בבירור את מה שעשית, כאשר עשית את זה ואת מה שמצאת. הדוח שלך לא צריך להיות ארוך. זה צריך להיות ברור ומשכנעת, כך מנהלים של העסק שלך ואת המנהלים ינקוט פעולה המבוססת על התוצאות שלך, במיוחד אם אתה מוצא תחומים שזקוקים לשיפור.
מה הם סוגים שונים של ממצאים ביקורת?
ביקורת יסודית עשויה לחשוף תחומי חולשה שיש לשפר. בתרחיש במקרה גרוע, הוא עלול לחשוף הונאה או ניהול כושל, כי אתה צריך לדווח כראוי לרשויות וכתובת. ביקורות חיצוניות מדווחות בדרך כלל על ממצאי הביקורת כאחת מאלה: חוות דעת בלתי מסויגת או נקייה, חוות דעת מוסמכת, חוות דעת שלילית או כתב ויתור על חוות דעת.
חוות דעת בלתי מסויגת היא התרחיש הטוב ביותר אם העסק שלך עובר ביקורת חיצונית. משמעות הדבר היא כי המבקר היה מסוגל להשלים את הביקורת וכי העסק שלך היה בהתאם לקריטריונים של הביקורת. לדוגמה, בביקורת דוחות כספיים, חוות דעת בלתי מסויגת פירושה שההצהרות עומדות בכללי חשבונאות מקובלים.
חוות דעת מוסמכת פירושה שיש בעיה עם הביקורת. למבקר לא ניתנה גישה לכל המידע והמסמכים שהוא נזקק להם, לדוגמה, או שלא היה קיים עמידה בתקנים המקובלים לגבי האזור שביקש. בבחינת דוחות כספיים, ייתכן כי המבקר מצא תחום אחד או יותר שבהם לא נעשו עקרונות חשבונאיים מקובלים. אמנם זה לא התוצאה האידיאלית עבור העסק שלך, זה יכול להיות במהירות ובקלות לטפל.
דעה שלילית היא הרבה יותר רצינית. הוא מצביע על כך שהמבקר מצא מצג שווא או הצגה מוטעית בתחום המבוקר. במקרה של ביקורת דוחות כספיים, חוות דעת שלילית פירושה, כי המבקר מצא כי הדוחות הכספיים של החברה אינם תואמים את כללי החשבונאות המקובלים. תוצאה זו היא נדירה יחסית, והיא עלולה להשפיע לרעה על חברות ציבוריות. חלק מהחברות ראו ירידה במחירי המניות שלהן, למשל, לאחר פרסום חוות דעת שלילית.
כתב ויתור על דעה פירושו, כי המבקר לא היה מסוגל להשלים את הביקורת. ייתכן שהדבר נובע מכך שהדוחות הכספיים לא היו זמינים או שלא ניתנה למבקר גישה מלאה למידע הנדרש. זה יכול גם אומר כי הנהלת החברה שלך לא שיתפה פעולה עם המבקר. לעתים מצביע גם על ניגוד עניינים מצד רואה החשבון המבקר. לדוגמה, הוא עשוי להיות בעל עניין פיננסי בחברה מבוקר.
למרות הצהרה של דעת הוא לא התסריט הטוב ביותר עבורך או החברה שלך, זה לא הגרוע ביותר, או. זה בעצם אומר כי אין דעה וכי הביקורת צריכה להסתיים בזמן עתידי.
כיצד להגיב על ממצאי הביקורת
אם העסק שלך השלים לאחרונה ביקורת פנימית או חיצונית, זה קריטי להגיב על ממצאי הביקורת. הצעד הראשון הוא לבחון בקפידה את דוח הביקורת עם רואי החשבון המבקרים. שאל את רואי החשבון שאלות כדי להבהיר את הממצאים ואת הניסיון שלהם בעבודה עם החברה שלך. אתה יכול לשאול על איך שיתופית חברי הצוות שלך היו עם רואי החשבון, למשל. כמו כן, ניתן לשאול אם היו שינויים בתוכנית הביקורת המקורית או אם המבקר נתקל בקשיים כלשהם במהלך תהליך הביקורת.
אם המבקר מצא תחומים הדורשים שיפור, לשאול על הפרטים. הקפד להסביר מה הבעיה ואיזה מסמך או בדיקה חשפו את הבעיה. ניתן גם לשאול אם למבקר יש המלצות ספציפיות לפתרון האזור.
גם אם לא נמצאו בעיות, אתה עדיין יכול לנצל את הידע של המבקר שלך ואת הניסיון. אתה יכול לשאול איך הארגון שלך משווה לארגונים דומים אחרים, למשל. תוכל גם לבקש המלצות כלליות לשיפור נהלי החשבונאות או שיטות הדיווח שלך.
במקרה של דעה שלילית או מתאימה, עליך לשקול מתן תשובה רשמית בכתב. ייתכן שתידרש להגיב בכתב, בהתאם למדיניות של החברה או של הגוף המנהל המפקחת על הביקורת שלך. התגובה שלך צריכה להתייחס ישירות לכל בעיה שהועלה בדוח ולדון בתוכנית שלך לפתרון הבעיות שהועלו בממצאי הביקורת. אתה צריך לכלול צעדים ספציפיים למדידה לשיפור ולוח זמנים עבור כאשר השלבים האלה יושלמו. במקרה של דעה שלילית, ייתכן שתרצה להתייעץ עם עורך דין לפני שתסיים או תפרסם את תגובתך.
ההיבט החשוב ביותר בהיענות לממצאי הביקורת - ואולי כל תהליך הביקורת - הוא לזכור כי המבקר אינו אויב. המבקר נמצא שם כדי לעזור לך לשפר ולשמור על אמון הציבור. אמנם עובר ביקורת יכול להיות תהליך מלחיץ ומפחיד, זה יכול לתת לך את העסק שלך את ההזדמנות כדי לשפר. ייתכן שתוכל למצוא דרכים לשפר את תהליך החשבונאות שלך, למשל, אשר בסופו של דבר יכול לחסוך לך זמן וכסף.
