מערכת ארגונית היא, פשוטו כמשמעו, כיצד החברה הוקמה. מבנה ארגוני טוב מניח הן היררכיה והן את זרימת התקשורת בחברה. חשוב לכל עסק, ללא קשר לגודלו, ליישם מערכת ארגונית. ישנם יתרונות רבים שיש מבנה ארגוני מוגדר היטב, כולל יעילות משופרת, פרודוקטיביות וקבלת החלטות. לכל מבנה יש נקודות חוזק וחולשות. בסופו של דבר, היתרונות והחסרונות האלה תלויים בסוג העסק שאתה מנהל, בתעשייה שלך, בגודל הארגון שלך ובגורמים אחרים. חשוב לשקול כל סוג של מערכת ארגונית לפני שתחליט מה נכון עבור החברה שלך.
מה הם מערכות ארגוניות?
מערכת ארגונית היא המבנה של האופן שבו הארגון מוגדר. מבנה זה מגדיר את האופן שבו כל חטיבה של עסק מוגדר, היררכיה של מי מדווח למי וכיצד זורמת התקשורת ברחבי הארגון. בנוסף, מבנה ארגוני מגדיר את האופן שבו כל תפקיד בארגון פועל. עם מבנה ארגוני מוגדר היטב, כל העובדים יודעים מה מצפה מהם ועל מי הם מדווחים. בעלי עסקים צריך לחשוב ארוך וקשה על איזו מערכת לבחור, כמו כל ארגון יש צרכים ייחודיים. מבנה ארגוני המתאים לחברה אחת לא יהיה מתאים לעוד.
דוגמאות למערכות ארגוניות בעסקים
ישנם ארבעה סוגים עיקריים של מבנים ארגוניים: פונקציונלי, מחלקתי, מטריצה שטוח. לכל מערכת יש תכונות ייחודיות.
מבנה ארגוני פונקציונלי: מבנה ארגוני פונקציונלי הוא היררכיה מסורתית. חברות רבות, בעיקר תאגידים גדולים יותר, בצע את המבנה התפקודי. מערכת זו כוללת מספר חטיבות מתמחות כגון שיווק, כספים, מכירות, משאבי אנוש ופעולות. אז מנהל בכיר מפקח על כל החטיבות המתמחות. זרימת הדיווח ברורה. כל עובד מדווח לבכירים, כולל ראשי אגפים, שמדווחים להנהלה הבכירה. ההנהלה הבכירה מפקחת על כל המבנה. בגלל שהחברה נשארת מתפצלת לחטיבות מיוחדות, העובדים נוטים להתמחות גם כן. זה גורם דרך ברורה לקידום וקידום. עם זאת, חטיבות יכול מתקשה לתקשר אחד עם השני. מכיוון שכל המחלקות מדווחות כלפי מעלה, יש תקשורת אופקית קטנה ביניהן, מה שמשאיר מעט מקום לחשיבה הוליסטית, של החברה כולה, למעט ברמת הניהול העליונה. זה עושה את המערכת הארגונית תפקודית איטי להסתגל לשינוי.
מבנה ארגוני מחלקתי: מבנה ארגוני מחלק את העסק לצוותים על בסיס הפרויקטים בהם העובדים עובדים. מערכת זו כוללת סוגים שונים של צוותים, כולל משפטי, יחסי ציבור, מחקר ופיתוח עסקי. יתר על כן, צוותים נוצרים סביב פרויקטים ספציפיים. לדוגמה, חברת תרופות עשויה להיות צוותים נפרדים המוקדשים לכל תרופה שהם מייצרים. לכל צוות פרויקט יש מנהל או סגן נשיא ומפעיל רמה מסוימת של אוטונומיה בארגון. מבנה החטיבה מאפשר לעובדים להכיר היטב את עבודתם. עם זאת, חטיבות הם לעתים קרובות לא מודע מה צוותים אחרים עושים, ולא לתקשר אחד עם השני. ייתכן שהעובדים לא יוכלו לעבוד ביעילות בכל חטיבות בעת הצורך. בסופו של דבר, מערכת זו יכולה להיות מאתגרת לנהל בשל המבנה להפיץ שלה.
מטריקס מבנה ארגוני: מערכת מטריצה היא מעבר בין מבנה פונקציונלי למבנה מחלקתי. מנקודת מבט של ציפור-עין, העסק מוגדר במבנה פונקציונלי, עם היררכיה מסורתית וחטיבות מתמחות. עם זאת, כאשר אתה מסתכל על חלוקות אלה מקרוב, הם כל להגדיר במבנה ארגוני מחלקתי. זה אומר שהם מחולקים לפרויקטים וצוותים קטנים יותר. סוג המטריצה של המבנה הארגוני הוא מורכב למדי ודורש הרבה תכנון, שלא לדבר על מערכות תקשורת חזקות ברחבי הארגון. עם זאת, כאשר מבנה המטריקס פועל היטב, הוא מבטל הרבה מהנושאים שצצים עם ארגונים מחלקתיים או פונקציונליים בלבד. תקשורת יכולה לנסוע לאנשים הנכונים, מה שמגדיל את הפרודוקטיביות והחשיבה ההוליסטית. יתר על כן, העובדים חשופים למחלקות ופרויקטים אחרים, מעודדים שיתוף פעולה. על החיסרון, מבנה המטריצה יכול להפוך במהירות מבלבל לעובדים כאשר יש יותר מדי מנהלים, וזה לא ברור מי לדווח.
מבנה ארגוני שטוח: מבנה ארגוני שטוח משטחים הרבה מהיררכיה ומאפשר לעובדים יותר אוטונומיה על עבודתם. לעתים קרובות, ארגונים שטוחים מחולקים לצוותים זמניים, אם כי בדרך כלל אין להם מבנים רשמיים. יש עדיין כמה דינמיקה מלמעלה למטה במערכת שטוחה. לעתים קרובות, לפחות יש כמה מנהיגות בכירה המניעים את הספינה. עם זאת, מערכת זו מבוססת על שיבוש המבנים ההיררכיים המסורתיים של עסקים. חברות סטארט-אפ רבות וטכנולוגיות נוטות לארגון שטוח, שכן הוא מעודד חדשנות ותשומת עובדים. החשיבה היא שכאשר העובדים לא מעוכבים על ידי סרט אדום, הם יחשבו בחופשיות וליצור רעיונות חדשים ורווחיים. זה מגביר את התקשורת על פני צוותים ומבטל כמה בעיות תקשורת שיכול לקרות כאשר הודעות לנסוע למעלה מלמעלה למטה המבנה. למרבה הצער, מערכת שטוח קשה לשמור כמו החברה גדלה, ואת הצורך במערכות תקשורת מובנית יותר נכנס לשחק. יתר על כן, עובדים בארגון שטוח יכול להיות המום עם עושה יותר מדי משימות שונות, ואין להם הרבה מקום לגדול או לקדם.
למה עסקים צריכים מערכות ארגוניות
מערכות ארגוניות חשובות עבור עסקים בכל גודל. לאחר מבנה מוצק, מוגדר היטב במקום מוחקת בלבול מניח תהליכים פשוטים עבור העובדים לעקוב. כל עובד צריך לדעת בדיוק מי הם מדווחים. ללא סוג של היררכיה או מבנה במקום, מקום עבודה יכול להיות כאוטי. עובדים לא יכולים להבין מי אחראי על מה, גורם לדברים חשובים ליפול דרך סדקים. מבנה ארגוני מוצק מייעל חברה ומשאיר את כולם באותו דף.
מערכת ארגונית מעמידה את כל האנשים במקום הנכון, ומסוגלת לתרום את חלקם לחברה. בעקבות מערכת משפר את היעילות הכוללת, מגביר את הפרודוקטיביות ומספק בהירות לכל מי שבארגון. כל מחלקה יכולה לעבוד טוב יותר כאשר התפקידים מוגדרים בבירור ומטרות משותפות. יתר על כן, המערכת הארגונית הנכונה יכולה לשפר את קבלת ההחלטות, כאשר המידע זורם ברחבי הארגון. מנהלים ברמה העליונה יכולים לאסוף מידע מכל החטיבות, דבר המעניק להם תובנה רבה יותר על מכלול פעילות החברה.
מערכת ארגונית מוצקה מבטלת בעיות עסקיות רבות, כולל שכפול של עבודה וקונפליקטים בין עמדות. אם עסק היה מחושב היטב, לכל עובד יש תפקיד ברור, ותפקידים אינם חופפים אחד עם השני. אין "runaround" שבו אף אחד לא בטוח מי אחראי על משימה מסוימת או הפרויקט. בגלל זה, שיתוף פעולה הוא גדל והעובדים להרגיש תחושה של גאווה בעבודתם. העובדים נמנעים מתסכול של תפקידים איטיים ומיקומים. הם יכולים להתמקד במה שהם עושים הכי טוב.
בחירת מערכת ארגונית נכונה יכול לקחת את העסק שלך לשלב הבא. לדוגמה, אם העסק שלך מבוסס על מוצר, מטריצה או מבנה מחלקתי יהיה כנראה אידיאלי. מדובר במבנים מבוססי פרויקטים המתמקדים בצוותים מיוחדים. סטארט-אפים קטנים, לעומת זאת, עשויים לשקול מבנה שטוח שיאפשר לכל העובדים לתרום את כישוריהם ומומחיותם ללא ההיררכיה המפריעה.
דוגמאות לעסקים עם מערכות ארגוניות
דוגמאות למערכת הפונקציונלית: המערכות הארגוניות הפונקציונליות שימשו באופן היסטורי על ידי הצבא, האוניברסיטאות והגופים הממשלתיים. במהלך השנים, היררכיות תפקודיות הפכו פופולריים פחות, וארגונים רבים התרחקו מהם. עם זאת, הם עדיין בשימוש על ידי עסקים מסוימים. דוגמה אחת לאופן השימוש של מערכת ארגונית זו היא במסגרת המפעל המסורתית. מנהל המפעל מפקח על החטיבות השונות של המפעל, אשר כל אחת מהן מתמחה. לכל חטיבה יש מנהל משלה, שכולן מדווחות ישירות למנהל המפעל. דוגמה נוספת יכולה להיות חנות קמעונאית. מנהל החנות מפקח על הפעילות מראש הפירמידה. להלן מחלקות שונות. אולי יש אחד עבור המלאי, אחד עבור שירות לקוחות ואחד עבור שיווק ומבצעים. לכל אחד יש מפקח משלו, וכולם מדווחים למנהל הכללי.
דוגמאות למערכת החטיבה: מערכות מחלקתיים פופולריים עם תאגידים רב לאומיים גדולים. לדוגמה, ל- Johnson & Johnson יש מבנה מחלקתי. כל אחד מהמותגים של ג'ונסון אנד ג'ונסון פועל כחברה משלו, עם הנהגתו ומבנהו הפנימי. כל המותגים האלה מדווחים לחברה האם. דוגמה נוספת למבנה ארגוני מחלקתי היא ג 'נרל אלקטריק. המנכ"ל יושב בראש, ומעבר לכך החברה מתחלקת לקבוצות שונות. יש כמה קבוצות מבצעיות, כגון אלה למימון, משפטי, יחסי ציבור ומחקר עולמי. צוותים מסוימים מוקדשים לפרויקטים ספציפיים, כולל תעופה, אנרגיה, בריאות ועוד.
דוגמאות למערכת המטריצה: מערכת ארגונית מטריצתית מורכבת, ולכן מאומצת ברובה על ידי חברות גדולות ומבוססות. דוגמה מפורסמת אחת של חברת מטריקס היא סטארבקס. חברת הקפה הגדולה בעולם משתמשת במבנה פונקציונלי כדי לפצל את העסק שלה לתוך חטיבות, כולל HR, מימון ושיווק. מחלקות אלו ממוקמות במשרדי החברה ומדווחות לרמות הניהול העליונות. מחלקת משאבי אנוש, למשל, יוצרת מדיניות המשפיעה על כל האתרים סטארבקס על פני הלוח. לאחר מכן, Starbucks יש מחלקות נפרדות עבור כל אזור גיאוגרפי. אזורים אלה כוללים את אמריקה, סין, אסיה פסיפיק, אירופה, המזרח התיכון, רוסיה ואפריקה. אזור אמריקה, שהוא הפופולרי ביותר עבור החברה, מחולק לארבעה חטיבות קטנות יותר. סטארבקס יש גם חטיבות מבוססות מוצר. לדוגמה, יש חלוקה אחת עבור סחורה כמו ספלים סטארבקס ועוד עבור מאפים. ברמות הנמוכות של הארגון, סטארבקס יש צוותים של עובדים, במיוחד ברמת החנות. מבנה מטריקס מורכב זה משרת היטב את ענק הקפה ומאפשר לחברה להפעיל אלפי חנויות ברחבי הארץ בהצלחה.
דוגמאות למערכת השטוחה: מערכות שטוחות פופולריות בקרב חברות סטארט-אפ וחברות טכנולוגיה. דוגמה מפורסמת אחת של מערכת שטוח הוא Zappos. בשנת 2013, מנכ"ל חברת הנעליים הענקית הכריז על מבנה ניהול חדש הנקרא Holacracy, תוכנית לעידוד שיתוף פעולה על ידי ביטול ההיררכיה במקום העבודה. החברה אסרה על כותרות מנהלים. זה כבר לא יהיה כותרות עבודה ולא יהיו הבוסים. כל עובד יהיה אחראי על עבודתם. החברה קיווה להצית חדשנות ויצירה על ידי ביטול משם עם קלטת אדום מעורב היררכיה וקבלת החלטות. עם זאת, Zappos נאבק כדי לשמור על פעולות באמת שטוח.
זהו מאבק של חברות גדולות רבות שיישמו מבנה שטוח. סטארט-אפים רבים דיברו על הקושי בשמירה על מבנה ארגוני שטוח כאשר הם חווים צמיחה מעריכית. מחקרים מצאו כי העובדים מוצאים מבנים היררכיים מנחמים ומעשיים. לכן, מבנה ארגוני שטוח הוא אולי אופציה טובה עבור העסק כי הוא בשלבים הראשונים שלה, כדי לדרבן חדשנות וצמיחה. עם זאת, רוב החברות הגדולות להתרחק מערכת שטוח כפי שהוא יכול להיות מסורבל לנהל לאורך זמן.
