פקידים הם בדרך כלל האנשים הראשונים שאתה רואה בכניסה למשרד, מה שהופך אותם ייצוג חשוב של החברות שהם עובדים עבור אנשי מקצוע אחרים במשרד. התבוננות בגינונים העסקיים היא חלק מרכזי מעבודת פקידת הקבלה, אך הדעות המגוונות והמשתנות של מה שמייצג נימוסים טובים מקשות על פקידת הקבלה או הממונה לקבוע את ההתנהגות המתאימה.
משמעות
חשיבותו של פקידת קבלה כאדם המספק רושם ראשוני למתקשרים ולמבקרים קשה להפריז. פקידת קבלה עם נימוסים גרועים מגדירה טון שלילי לפני פגישה ואינה מעוררת אמון באנשים פוטנציאליים. מצד שני, פקידת קבלה אשר צופה כללי התנהגות נותן תחושה חזקה של מקצועיות ויעילות. זה לא רק משפר את תדמית החברה לזרים, אלא גם מסייע לעובדים אחרים להרגיש כאילו המשרד שלהם הוא מקום מקצועי לעבודה.
סוגים
פקידי קבלה מייצגים את מעסיקיהם במגוון דרכים. מענה שיחות טלפון ומבקרים ברכה הן שתי המשימות הנפוצות ביותר עבור פקידים, ושניהם דורשים התנהגות נאותה. מדיניות החברה עשויה לדרוש מקבלי פקידים להשתמש בתסריט טלפוני קבוע מראש בעת קבלת שיחות ופנייה לסוגים שונים של לקוחות. במקרים אחרים, פקידי הקבלה רשאים להשתמש בשיקול דעתם בכל טיפול ברמה אחרת, אם כי מתאימה, של פורמליות ומקצועיות. אנשים העובדים במשרד לפעמים מעבירים כללים נוספים לפקידת קבלה, כגון מתי ואיך פקידת הקבלה יכולה לפנות אליהם.
הדרכה
בעוד חלק מהמשרדים דורשים הקבלה לקיים תואר תיכון או במכללה, הרבה אימונים של נימוסים הקבלה מתרחשת בעבודה. פקידים רשמיים עשויים להתחיל לעבוד במשרד עם עמדה שאינה דורשת אינטראקציה, כגון הזנת נתונים או עוזר משרד. תשומת לב למדיניות החברה וכיצד מתנהגים פקידי קבלה עשויים להעפיל עובדים חדשים לתפקיד קבלת פקידים בפעם הראשונה, אשר יפיק ניסיון שיכול להיות שימושי במרדף אחר עבודות פקידת קבלה.
שיקולים
בכל ענף ומשרד יש כללים משלה עבור כללי התנהגות של פקידת הקבלה. כמה משרדים דורשים מצב רשמי של השמלה ודיבור. אחרים להטיל צורה יותר מזדמנים של נימוסים כדי לגרום ללקוחות להרגיש רגוע ומבורך. תקשורת בין פקידת קבלה חדשה ומפקחים היא חיונית, כך שכולם יודעים מה צפוי. בתור פקידת קבלה, אם אינך בטוח לגבי כללי התנהגות מסוימים, סלח בנימוס על עצמך ושאל מפקח או פקידת קבלה בכירה כיצד עליך להגיב.
טיפים
למרות כל משרד שונה, פקידים עדיין יכול להפיק תועלת כמה עצות. ריבוי משימות הוא חיוני לביצוע עבודה טובה, אבל כאשר מישהו נכנס למשרד חשוב לתת לה את מלוא תשומת הלב. משמעות הדבר היא ביצוע שיחות בהמתנה או השלמת אותם במהירות, הגדרת ניירות ועשיית קשר עין ישירה. חלל העבודה של הקבלה צריך להיות חופשי מעומס לפרויקט התנהגות מקצועית יותר גם כדי להקל על ביצוע משימות פשוטות כמו למצוא מידע מציע למישהו עט למלא טופס. לבסוף, כאשר מישהו מוביל למשרד, פקידת הקבלה תמיד צריך לקחת את ההובלה כדי להבטיח את האורח כי נוכחותו מותר כדי להציל אותו המבוכה של לא יודע לאן ללכת.
