פקידי קבלה מוצלח מסוגלים לנהל בחינניות משימות מרובות תוך מתן רושם ראשוני חיובי של החברות שלהם לאורחים, מבקרים ועובדים פוטנציאליים. בין אם אתה עובד בחברה שירותים מקצועיים קטנים או תאגיד רב לאומי גדול, הכישורים הארגוניים הנכונים יכול להיות המפתח לשמירת דלפק הקבלה יעיל. מיטב הרעיונות ארגון הקבלה לפשט משימות שגרתיות ולהפוך האירוח יעיל יותר.
מדריכים לעיון מהיר
צור מדריכי הפניה מהירים למידע שגרתי כגון מספרים הנקראים לעתים קרובות, מספרי משרד ורשימות של תוספי טלפון. לרבד מדריכים אלה כדי להפוך אותם קל לטפל והתייחסות במהירות. הנח את המדריכים האלה בקובץ מאורגן כאשר אינו בשימוש פעיל. שקול שיש עותקים נוספים של מדריכים אלה כדי לספק על פי דרישה. מדריכים אלה יעזרו לך ויעילים להאיץ משימות שגרתיות כמו העברת שיחות.
מינויים עיקריים
ערכו רשימה של מבקרים צפויים ליום על ידי זמן פגישה. שים את שמו של האדם ואת מי אתה צריך להודיע עם הגעתם. רשימה זו תאפשר לך להתאים אישית את ההצהרות בברכה המבקרים. לדוגמה, כאשר אורח מגיע אתה יכול לומר, "ברוך הבא, מר סמית ', גב' אפס מתרגשת מהפגישה שלך". סוג זה של ברכה עושה אורח מרגיש יותר בברכה והוא יכול לעזור לשפר את התוצאות של הפגישה שלו. זה מותאם אישית בברכה מועיל במיוחד עבור ראיונות עובדים. אם עובד פוטנציאלי מרגיש בברכה, היא תהיה נוחה יותר לראיון שלה תהיה תצוגה חיובית יותר של עובד עבור החברה.
הפסקה תזמון סיבוב
ודא שיש לך גיבוי ראוי כדי לכסות את החובות שלך כאשר אתה על הפסקות או יש ימים חולים. הפוך "גיליונות לרמות" המתאר חובות בסיסיות פונקציות שניתן לתת לכל מי הוא מילוי בשבילך. שקול ליצור לוח זמנים רשמי מסובב את חובות הכיסוי בין מחלקות שונות בחברה שלך. זו מערכת סיבוב ייתן לך יותר מגע עם חלקים מרובים של העסק, אשר מקל עליך שאלות ישירות בעתיד.
החברה שירבוטים
יצירת אלבום חברה המדגיש סיפורים חיוביים ופעילויות החברה. לעצב ספרים אלה כאשר יש לך זמן ההשבתה ומניחים אותם באזור ההמתנה שלך למבקרים לסקור. ספרים אלה יספקו דרך בונה עבור המבקרים להעביר את הזמן בזמן שהם מחכים המינוי שלהם יכול לעזור להם להכיר יותר את החברה שלך בעת ובעונה אחת. על ידי שמירה על האורחים שלך תפוס, תוכל לשמור את תשומת הלב שלך על משימות אחרות ושיחות טלפון, אשר מגביר את היעילות הארגונית שלך.
כיבוד קל
תוכלו לשמור על כיבוד בהישג יד בדלפק הקבלה שלכם. התקן מקרר קטן לאחסון משקאות קרים מתחת לשולחן העבודה או באזור ההמתנה. יש כוס קפה אחד בהישג יד, יחד עם מוצרי קפה סטנדרטיים כמו סוכר ושמנת. מניחים מגש של מאפים על דלפק הקבלה שלך, או קערה של ממתקים קשים. על ידי כיבוד זה קרוב, אתה יכול לספק קבלת פנים חמה לאורח של החברה שלך ללא צורך לעזוב את אזור הקבלה.
