כתיבת קבלה ביד אולי נראה מיושן או אפילו יומרני, אבל הלקוחות מעריכים את העובדה כי לקחו את המאמץ הנוסף כדי להבטיח כי יש להם תיעוד של ההוצאות שלהם. גם עסקים עם checkouts אוטומטית לפעמים לחוות הפסקות חשמל כשלים בשירות האינטרנט. במקום לאבד את העסק, אתה יכול לכתוב קבלה למכירה של סחורות ביד אם אתה לא להתמודד ברכישות נפח גדול.
למה לספק קבלות?
מתן קבלות מדויקות יש יתרונות רבים עבור הלקוחות שלך ואתה, הסוחר. הנוהג מגן על המוניטין שלך כסוחר או ספק שירות. תווית המכירות שאתה מספק מראה ללקוח שלך שקיבל את כל הסחורה והשירותים שרכש, במחיר הנכון. הקבלה גם מתעדת את העדפות הלקוח הספציפיות. מעקב אחר העדפות הלקוח ודפוסי הקנייה עוזר לך לעקוב אחר מלאי המלאי שלך ותוכניות.
בנוסף לשמירה על עמידה בתקני IRS ותעשייה, מתן קבלות מדויקות גם עושה את הפעולות הבאות:
- זה מגן על העובדים שלך מפני האשמות שווא של נוהגים לא הוגנים או לא ישר.
- הנוהג הופך את פתרון המחלוקת לקל יותר.
- מתן קבלות מסייע לקבוע תאריכי אחריות ותפוגה.
כיצד לכתוב קבלה
למטרות IRS, כל תשלום על תשלום עסקי חייב לכלול את היום, החודש והשנה שבהם בוצעה העסקה, רשימה של כל הפריטים שנרכשו או השירותים שסופקו ואת הסכום הכולל ששולם. תקני התעשייה לעסקים להכתיב לך לכלול גם את שם העסק שלך ואת פרטי הקשר יחד עם אמצעי התשלום המשמש, אם במזומן, המחאה, כסף, כרטיס אשראי או העברת כספים אלקטרוניים.
האם תקבולים דרישה משפטית?
במדינות רבות, בעלי הבית חייבים לספק קבלת שכר הדירה בכתב אם הדייר מבקש אחד, לא משנה מה אמצעי התשלום השוכר בשימוש. מדינות מסוימות דורשות רק קבלות עבור רכישות מעל סכום דולר ספציפי. אפילו בעיר כי אין דרישות משפטיות כאלה, עם זאת, הנוהג בתעשייה הטובה ביותר מכתיבה כי אתה מספק קבלה עבור כל עסקה. פשוט "האם אתה רוצה את הקבלה?" עונה על כל התחייבות משפטית או תעשייתית באותן מדינות שאינן מחייבות אותך לספק אותן.
מהי המשמעות של הוכחת תשלום?
הוכחת התשלום כוללת את הקבלה המקורית, את המחאות המבוטלות, את דוחות הבנק ואת דוחות כרטיס האשראי. דף אישור העסקה או הודעת דוא"ל לאישור עשויים גם הם להיות הוכחת תשלום אם הוא כולל את התאריך, רשימה של כל הפריטים או השירותים שנרכשו ואת צורת התשלום הספציפית ששימשה להשלמת הרכישה.
כיצד כתב יד קבלת תשלום
בין אם אתה משתמש בתבנית קבלה ובין אם לא, בצע את השלבים הבאים כדי לכתוב קבלה תואמת:
- רשום מספר קבלה בפינה הימנית העליונה של הקבלה שלך. כדי לא לתת ללקוח את אותו מספר העסקה, התחל עם מספר 001 והמשך משם. כל עוד אתה כולל גם את התאריך של היום, אתה יכול להשתמש באותם מספרים למחרת.
- כתוב את שם החברה ואת פרטי הקשר שלך בפינה השמאלית העליונה. כלול את הטלפון העסקי שלך, פקס, כתובת דוא"ל ואתר אינטרנט, יחד עם שעות העבודה שלך. לא רק מידע זה יסייע ללקוח לקבוע אם הרכישה היתה הוצאה עסקית, אך הלקוח יכול להעביר את כתובתך ואת שעות הפעילות של חברים ובני משפחה.
- דלג על שורה והתחל לרשום את כל הפריטים שנרכשו, יחד עם תיאור קצר של כל אחד מהם, וכלה במחיר הרכישה של הפריט בקצה השמאלי.
- ציין סכום מלא לפני שתחסוך את הקופונים. לאחר מכן, לקחת כל הנחות ולספק את סך הכל. הוסף מס מכירה. הוסף דמי משלוח וטיפול גם אם זה לא רכישה בחנות.
- לבסוף, רשום את שיטת התשלום שבה השתמשת ואת שם הלקוח בשורה האחרונה של הקבלה או בכל מקום בו כתוב "התקבל". לתת ללקוח עותק אחד ולשמור את השני עבור רשומות שלך.
