כדי לנהל עסק ביעילות, מנהלים חייבים לשים לב קרוב יתרת הכנסות להכנסות. במקרים מסוימים, כדאי להפר את ההוצאות לקטגוריות שונות, כגון הוצאות תפעוליות או ניהוליות, כדי לסייע בזיהוי מקומות לקיצוץ בעלויות. בתהליך זה חשוב להבין את ההבדלים החשבונאיים בין ההוצאות התפעוליות והמנהליות, ולוודא שהזכאים הנכונים מזוהים לניתוח.
הוצאות תפעוליות
ההוצאות התפעוליות הינן כל העלויות הכרוכות בפעילותה העסקית העיקרית, לרבות מכירות, עלויות ייצור ומשכורות. לא נכללו הוצאות הנובעות מפעילות שאינה תפעולית כגון הוצאות ריבית, מסים ועלויות חריגות שאינן קשורות לעסק הרגיל - כגון ליטיגציה משמעותית. עסקים בדרך כלל יש את השליטה ביותר על ההוצאות התפעוליות שלהם, כך זה שבירת מספר זה מתוך סך ההוצאות לפעמים מספק תובנה חשובה לניהול העסק.
הוצאות ניהוליות
הוצאות הנהלה הן עלויות העסק הקשורות לניהול ועיבוד מידע. הם כוללים בדרך כלל את עלויות המשכורות ואת מחלקת משאבי אנוש, משכורות של נושאי משרה בחברה, הוצאות חשבונאית וציוד המשמש לניהול. עלויות ייצור שאינן קשורות לניהול - לדוגמה, שכר עובדים, עלות מכירות או חומרים - אינן הוצאות ניהול. חברות לעתים קרובות benchmark ההוצאות הניהוליות שלהם עם הציפיות בתעשייה כדי להבטיח שהם שמירה על עלויות הניהול שלהם תחת שליטה.
הבחנות עיקריות
הוצאות הנהלה הינן סך של הוצאות תפעוליות. עלויות אלה לעיתים מהווים חלק קטן מסך עלויות התפעול של העסק, בהתאם לתעשייה. בעלויות התפעוליות, לעומת זאת, נכללות הוצאות אחרות כגון עלות המלאי, אשר לא ישולמו בהוצאות הנהלה אלא אם הן קשורות באופן ישיר לפעילות הניהול. עלויות תפעוליות שאינן נכללות בהוצאות הנהלה נקראות עלויות ייצור.
שימושים
ההוצאות הניהוליות והתפעוליות משמשות את ההנהלה לחישוב יחסים חשבונאיים המסייעים להם לנתח את הביצועים. יחס התפעול, המתבונן בהוצאות התפעוליות כאחוז מסך המכירות, מעניק לעסק תמונה של רווחיותו. במקרים מסוימים, כדאי לבחון את היחס המנהלי, או את החלק של המכירות המיוצגים על ידי הוצאות ניהול. ניתוח זה שימושי כי עלויות ניהוליות נוטות פחות להשתנות עם המכירות מאשר עלויות הייצור, אשר צפוי להגדיל עם רמת הייצור. בדרך זו, הוצאות הנהלה הן עלויות קבועות יחסית.
