הערכה פורמלית היא רשימה בכתב סיכום של הביצועים של העובד. זוהי הזדמנות עבור מנהל ועובד ללכת על נקודות החוזק והחולשה של ביצועי העבודה. במהלך ההערכה הפורמלית לא צריך להיות שום הפתעות, כמו תקשורת בין מנהל לעובד צריך להיות מתמשך.
תדירות
ניתן לבצע הערכות פורמליות בנסיבות ספורות. כאשר עובד מתחיל בחברה, יש בדרך כלל תקופת מבחן. הערכה פורמלית צריכה לעקוב אחר תקופת המבחן. בנוסף לכך, על העובד לקבל הערכה רשמית לפחות פעם בשנה. ולבסוף, אם עובד קיבל פעולה משמעתית, ייתכן שיש הערכה רשמית לתעד את המצב.
פורמט
הפורמט של הערכה רשמית יכול להשתנות בהתאם לצרכים של החברה. חברה יכולה לבחור להשתמש בפורמט שבו יש דירוגים במספר קטגוריות. האפשרות השנייה היא לכתוב קטעים של נקודות החוזק, החולשות והמטרות של האדם. הפורמט יכול גם להיות שילוב של שני דירוגים והערות בכתב. למרות הפורמט יכול להשתנות, חשוב כי ההערכה בשימוש זהה בקרב כל העובדים, ולכן הטיפול של כל העובדים הוא עקבי.
אזורים מכוסים
המטרה של הערכה פורמלית היא לתת לעובדים לדעת איך הם ביצעו בכל תחומי עבודתם. האזורים המכוסים יכולים לכלול שיתוף פעולה, נוכחות ודייקנות, אמינות, יוזמה, גישה ומיומנויות עבודה ספציפיות. כל אחד מהתחומים האלה ניתן לשבור לתוך רכיבים קטנים יותר. דוגמה לכך תהיה בקטגוריה גישה - אתה יכול לקבל רכיבים כגון "מקבל ביקורת הבנייה," "מציע ברצון סיוע" ו "מראה שיקול לאחרים." תחומים אחרים אתה יכול לכסות את נקודות החוזק והחולשות של העובד.
הצגת הערכה פורמלית
הצגת ההערכה הפורמלית צריכה להיות בסביבה שבה המנהל והעובד יכולים לדבר בחופשיות. המיקום צריך להיות אחד שבו עובדים אחרים לא יכולים לשמוע את תוצאות ההערכה. על העובד לקבל עותק של ההערכה כדי שיוכל לעקוב אחריה בזמן שהמנהל מסביר זאת. לאחר ההערכה, העובד והמנהל צריכים לחתום על ההערכה ויש למקם אותה בקובץ העובד.
