החובות והאחריות של מחלקת החיוב להשתנות במידה רבה בהתאם לתעשייה שבה המחלקה פועלת הלקוח (ים) זה שירות. עם זאת, במחלקות חיוב מוצלחות ומנוהלות היטב יש כמה קבועים. לדוגמה, מנהל חיוב יעיל חייב להציג כישורי מנהיגות מוצקים, להפגין ידע מעשי באוספים ובנוהלי החיוב ויש להם יכולת להניע אנשי צוות באופן עקבי.
עיצוב לוח זמנים לחיוב מעשי כדי להבטיח כי מחזורי החיוב והתשלום יושלמו במועד ובהתאם לתקני בקרת איכות. ספק לצוות עותקים של הליכי מדיניות החיוב ושל מדריך חברה לעיון קל.
לפקח על בקרת איכות. מעקב אחר תקשורת בכתב ומילולי בין הצוות ללקוחות. חפש תאימות עם אוספים ונהלים החיוב, כמו גם דוגמאות של התאמות שבוצעו כראוי ומחיקות.
יישום קורסי הכשרה לחברי הצוות על נהלים ותקנים של החברה. הצעה קר טכניקות קורא רך, טיפים משא ומתן והדרכה תוכנה.
ניהול דוחות על פעילויות החיוב והאיסוף. לספק ללקוחות עותקים - לא מקוריים - של דוחות כאלה. איסוף מידע במחלקות חיוב אחרות כדי לתעד חשבונות במקום אחד.
לקיים פגישות צוות סדירות. לנתח נפח תפעולי ולבצע שינויים לפי הצורך. שמור על המורל גבוה על ידי הכרה חברי צוות המספקים רמה גבוהה של ביצועים, להראות היסטוריה של תקשורת יעילה וניהול לעקוב אחר חברי הצוות, כמו גם להקנות רושם חיובי על הארגון ואת מחלקת החיוב.
טיפים
-
עדכן את מערכת המחשוב של מחלקת החיוב שלך כאשר טכנולוגיות חדשות הופכות לזמינות.
