אימון הוא הלב של כל פעולה עסקית. בין אם מדובר בהוראת ברכה ללקוח ושירות או שימוש בטכנולוגיה מתוחכמת, עסקים המחויבים לאימון נהנים מעובדים יעילים ופרודוקטיביים יותר ומספקים שירות לקוחות טוב יותר מאלה שלא. קטגוריות עסקיות מסוימות יש דרישות הכשרה חוקית המנדט. ל- Microsoft Office Suite יש שתי אפשרויות למעקב אחר הדרכת עובדים: Microsoft Excel או Microsoft Access. מערכת Excel יכולה להיות מיושמת על ידי כל מי שיש לו ניסיון בגיליון אלקטרוני בסיסי. גישה, עם זאת, מספקת שיטות מתוחכמות יותר לדיווח ומעקב.
Excel
ערכו רשימה של אימונים כותרות אימון עובדים צפויים להשלים. בגיליון אלקטרוני חדש, הזן כותרות עמודות אלה: "שם פרטי", "שם משפחה" והנושא או שם ההפעלה בכל עמודה עוקבת, תוך שימוש במספר הדרוש. ניתן גם להוסיף עמודה עבור מספר עובד או מזהה אחר. בחר בפקודה "הדפס כותרות" מקבוצת "הגדרת עמוד" על הכרטיסייה "פריסת עמוד" של רצועת הכלים וליצור את שורת "כותרת". הזן "$ 1: $ 1" בשדה "כותרת שורה".
הזן את השמות של כל העובדים ומספרי הזיהוי בעמודות המתאימות.
בחר תא "A1", תוך לחיצה ממושכת על לחצן העכבר השמאלי, גרור כדי לבחור את כל השורות ואת כל העמודות שבהן יוכנסו הנתונים. בחר בפקודה "עיצוב כטבלה" בקבוצה "סגנונות" בכרטיסייה "דף הבית". אמת את השדה "טווח נתונים" וסמן את התיבה "טבלה שלי מכילה כותרות".
בחר את כל השורות והעמודות שאליהן ייכנסו תאריכי האימון. בכרטיסייה "דף הבית", בחר את תבנית התאריך המועדפת מתוך התיבה הנפתחת "כללי" בקבוצת "מספר". שמור את הגיליון האלקטרוני.
הזן את התאריך המתאים בעמודה ובשורה הנכונים כאשר עובד משלים את ההכשרה הנדרשת. באמצעות פורמט "טבלה" מאפשר בלחיצה אחת מיון לפי עמודה בעת הכנת דוחות. שמור את הגיליון האלקטרוני לאחר כל הזנת נתונים חדשה.
גישה
צור מסד נתונים חדש של Access. שנה את השם "טבלה 1" כ"רשומת אימון עובדים "או בשם חלופי מועדף. פתח את "תצוגת טבלאות תצוגה" מתוך "View" בקבוצה בכרטיסייה "דף הבית". השדה הראשון, "מזהה", מוגדר כמפתח הראשי כברירת מחדל. גישה אוטומטית מספר זה שדה או באמצעות "שדה מאפיינים" חלונית, אתה יכול ליצור מסכה או עיצוב אחר כדי לענות על הצרכים העסקיים שלך, כגון הוספת מספרי זיהוי עובד.
הזן שמות שדות אלה וכל שדות אחרים כדי ללכוד נתונים הרצויים, כגון "שם פרטי", "שם משפחה", "נושא הדרכה" או "תאריך הושלם". שדות אחרים להקליט עשויים לכלול "ציונים", "ביצועים" ו "הערות או הערות". הגדר את סוג הנתונים ואת מאפייני הפורמט המתאימים. זכור לבחור "תאריך / שעה" עבור סוג הנתונים "תאריך" שדה.
שמור את הטבלה. עבור אל "תצוגת טבלה" בקבוצה "תצוגה" בכרטיסייה "דף הבית".
בחר "טופס אשף" מהקבוצה "טפסים" בכרטיסייה "צור" כדי לפתוח את תיבת הדו שיח עיצוב. בחר בכל שדה "שדה זמין" בעמודה השמאלית ועבור לעמודה "שדה נבחר" לחיצה על כפתור ">" עבור שדות בודדים או ">>" כדי להעביר את כל השדות בבת אחת. לחץ על הלחצן "הבא".
בחר את הפריסה הרצויה עבור הטופס מתיבת הדו-שיח 'פריסה'. לחץ על הלחצן "הבא". שם "טופס" בתיבת הדו שיח הבא או לשמור את ברירת המחדל להתאים את שם הטבלה. החלט אם לקבל את הטופס המיועד ל- Wizard או לשנות את העיצוב. אם תשנה את הטופס, לחץ על הלחצן "הבא". אם אתה משתמש בעיצוב ברירת המחדל, לחץ על הלחצן "סיום". שמור את הטופס.
מלא את הנתונים עבור כל עובד והדרכה כאשר המידע זמין. השתמש בתצוגת "טופס" עבור הזנת נתונים ותצוגת "טבלה" לסינון נתונים וליצירת דוחות. הרשומות נשמרות באופן אוטומטי בעת הזנת הנתונים.
טיפים
-
Excel מאפשר חיפושים פשוטים המבוססים אך ורק על מיון. גישה היתרי שיא מתוחכם ודיווח, המאפשר מסננים מרובים כדי ליצור דוחות על ידי העובד, הפגישה אימון או כל שדה אחר או בחירת נתונים. לשמות שדות גישה אין רווחים; צור כותרת שפה פשוטה לעמודות הדוח הראשיות. לדוגמה, שדה "TrainingSessionName" עשוי להיות כיתוב "מושב אימון" עבור דוחות.
אזהרה
אל תשתמש במספרי ביטוח לאומי כמספרי זיהוי עובדים; זה פותח את העסק לגניבת זהות.
