תקציר מנהלים יכול ללוות כל סוג של דו"ח - זה פשוט איחוד של הפרטים החשובים אם הקהל שלך לא רוצה לקרוא את כל הדו"ח עצמו. ההבדלים הם בפירוט הפרטים. אתה חייב לכוונן את הפורמט הסטנדרטי כדי להתאים את הנושא שלך ואת הקהל. אם הקהל שלך הוא הצבא, אסטרטגי שיווק הקבוצה מזהיר כי הצי לבד מייצרת יותר מ -500 מיליון דפי תיעוד בשנה. שמירה על זה בראש צריך להיות החשש החשוב ביותר שלך, כי אנשים עשויים לא צריך הרבה זמן להשקיע על הדפים שלך.
ארגון המידע שלך
האתגר הראשון שלך הוא לארגן את המידע בדוח שלך, כך שתוכל לשלב את החלקים החשובים ביותר במסמך קצר בהרבה - סיכום שלך. עבור על הדוח המלא ובדוק את המידע שברצונך לכלול בסיכום שלך. סדר ההצגה צריך להיות דומה לאופן שבו מופיע המידע בדוח עצמו. כלול כותרות בסיכום שתואמות או שניתן להתחבר בקלות לסעיפים בדוח שלך. אם הדוח שלך אינו משאיל את עצמו כותרות, אתה יכול לעשות את הסיכומים בסיכום שלך כאשר אתה כותב את זה, המנחה את הקורא למקום שבו הדו"ח הארוך הוא יכול למצוא מידע מעמיק יותר. אתה לא רוצה לכלול נתונים ספציפיים בסיכום שלך אבל הקורא שלך צריך להיות מסוגל למצוא אותו אם הוא רוצה לדעת יותר.
כתיבת סיכום
מטרת סיכום היא להסביר במהירות האפשרית את כל המידע הבסיסי הקורא שלך צריך לקבל החלטה לגבי הנושא אתה פונה. בנה את הסיכום שלך כך שהמידע החשוב ביותר יופיע בהתחלה. זה אמור לכלול אזכור המטרה ואת היקף הדו"ח שלך ואולי המסקנה שלך גם כן. ייתכן שלא תרצה להשאיר את הקהל הצבאי שלך מנחש עד לפסקה האחרונה של הסיכום שלך. בהתאם לתוכן של הדוח, לאחר מכן תוכל לעקוב אחר ההליכים כדי להיות מיושם, מחקר שעשית, ניתוח, אפשרויות ההחלטה האולטימטיבית שלך. שמור על פסקאות קצרות, לא יותר משבעה או שמונה משפטים, והקדש כל אחת לקטע בדוח שלך. הישאר בתוך שלושה דפים, אלא אם כן אתה מסכם דוח טכני. במקרה זה, הסיכום שלך יכול להיות עד 10 אחוזים מהדפים של הדוח שלך, אבל אם זה הרבה זמן, זה מקובל לכתוב שני סיכומים נפרדים. ככל שניתן לטפל בבעיות טכניות וקצר יותר של 3 עמודים, ניתן לתת סקירה כללית של הדוח כולו. לא לקפוץ הלוך ושוב בין העבר, ההווה והעתיד מתוח - זה מאט את הקריאות.
מענה לקהל הצבאי
קבוצת שיווק אסטרטגי מייעץ כי הצבא תקן סגנון הכתיבה דורש מסר ברור אשר מקדם קריאה מהירה. אם הדו"ח שלך כרוך לעשות נפילה לכל אחד בכל סניף של הכוחות המזוינים, לשמור על המשפטים של תמצית שלך תמציתית עד לנקודה. הימנעו מלציין דעות, כגון "אני חושב שזה יעבוד כי X שווה ל- Z." אתה יכול להוריד שש מילים פשוט על ידי הקביעה, "X שווה ל- Z", ואז לפרוש את העובדות החשובות ביותר שלך ולתאם אותם עם התוצאות הצפויות שלך.
נקיטת אמצעי זהירות
שקול את הקוראים שלך אם אתה דון בעניינים צבאיים. אם אתה חבר הכוחות המזוינים ואתה כותב לישות אזרחית, ודא שאינך כולל כל מידע שהוא חסוי או מפר את האבטחה. אם אתה כותב את הדו"ח ואת סיכום לממונה עליך, שניהם עשויים לעבור דרך ידיים אחרות לפני שהגיע לשולחן שלו, כדי לוודא שכל המעורבים מנוקה לקרוא את מה שכתבת.
