חברה שמוכרת מוצרים או צריכה אספקה על בסיס קבוע חייבת להיות יחידת רכש או נקודת מגע. האחראי על תהליך זה נקרא סוכן רכש. לפני הזמנת המלאי עבור העסק, חשוב להבין את היסודות של תהליך ההזמנה והרכישה.
הערכה
אחד הצעדים הראשונים של הזמנת המלאי ורכישת התהליך הוא להעריך את הפריטים שהחברה עשויה לקנות. קונה זהיר מודאג לגבי איכות כשמדובר הצרכים המלאי. הוא אחראי לוודא שהחברה אינה מקבלת מוצר גרוע או חומר גלם שגוי. אז הרוכשים בדרך כלל להזמין חומרים לדוגמה, מוצרים ואספקה כדי להבטיח שהם עומדים בסטנדרטים האיכות של החברה.
צור הסכם
לאחר נציג הרכש מחליט על ספק ואת המוצרים הדרושים, השלב הבא הוא לנהל משא ומתן על הסכם המכירה. בהסכם המכירה, הרוכשת והמפיצה מסכימות על הנחה במחיר של פריטי מלאי ותנאי תשלום. לדוגמה, "net 30" פירושו שהתשלום מתבצע 30 יום לאחר תאריך החשבונית. כמו כן, מפרט ההסכם תנאים וכללים להחזרים, להחלפות ולתשלום עבור עלויות הובלה.
שלח הזמנת רכש
השלב הבא הוא עבור הרוכש לשלוח את מפיץ, סיטונאי או ליצרן הזמנת רכש. הזמנת הרכש היא התחייבות לרכוש פריטים, כל עוד הנמען מספק. הזמנת הרכש מתארת את הפריטים המדויקים שהקונה מעוניין במלאי ואת הכתובת למשלוח. הוא גם מפרט מספר הזמנת רכש, מספר חשבון (המוקצה על ידי המפיץ או היצרן) וכן סיכום של התנאים שני הצדדים הסכימו.
שלם חשבונית
חברת ההפצה מקבלת ומעבדת את הזמנת הרכש של הרוכש. לאחר משלוח הפריטים לקונה, מפיץ המפיץ חשבונית כדי לבקש תשלום. החשבונית מכילה את מספר הזמנת הרכש, מספר החשבון, כתובת הקונה, תיאור הפריטים שנשלחו והסכום הכולל. החשבונית גם מפרטת את תאריך ההנפקה ואת התנאים (כגון 30 נטו, בתוך 30 ימים), כך שהרוכש יוכל להגיש תשלום במועד.
