דוגמאות של מכתבי שירות לקוחות

מקד את היעד שלך כאשר אתה שולח תלונה, או כאשר אתה מבקש סיוע בשירות הלקוחות. לנצח את שירות הלקוחות מכתב הקרב על ידי מאסטרינג התסכול שלך והרכיב יחד בקשה מנומס, קוהרנטי עבור תרופה. כתוב מכתב שירות לקוחות כדי לקבל תוצאות על ידי ביצוע כמה הנחיות פשוטות, מאוד כמו המסורת בין עיתונאים העיתון.

מי?

כתובת המכתב שלך בזהירות. "הקפד לשלוח את זה … מי יכול לפעול על זה", אומרת רוזלי Maggio, מחבר הספר כיצד לומר את זה.

לחקור את השם והכתובת המתאימים; לא לנחש או להניח. כתובת התלונה שלך "ג 'ון סמית', מנהל שירות לקוחות, ABC גאדג 'ט תאגיד" עם כתובת הרחוב המתאים ולא רק "מחלקת שירות לקוחות".

התקשר למשרד החברה לקבלת מידע, חפש משאבים מקוונים כגון הובר (משאבים למטה), או לנסות את Better Business Bureau אם אתה זקוק לעזרה נוספת.

מה, מתי ומתי?

השתמש בשפה מכובדת במכתב שלך. זהה את המוצר או השירות שהוא נושא התלונה שלך. ציין פרטים כגון ביצוע, דגם, שנה, תאריך אספקה או תאריך התקנה.

"כאשר אתה מתאר את הבעיה, להיות ספציפי לנקודה, רק בקביעה כי המוצר" לא עובד "אינו מספק מידע מספיק.סיכום מפורט של התלונה שלך יסייע לחברה בפתרון הבעיה שלך", אומר אתר RocketLawyer, אשר מספק תלונה הלקוח מכתב תבניות.

"רכשתי ערכת מגנאג 'גט לפני שלושה שבועות והתחלתי לחוות בעיות ברגע שפרקתי אותה, הגאדג'טים לא יישארו על המדף או על הידית", נותן מידע רב יותר מאשר "המוצרים שלך מסריחים!" ספק לחברה את הכלים הדרושים להם כדי לטפל בתלונתך.

איך?

רשום את השלבים שצילמת עד כה כדי לפתור את הבעיה. הסבר מה עשית ומה התגובה שקיבלת.

"החנות שבה רכשתי את הסט הפנתה אותי למחלקת שירות הלקוחות המקומית שלך במטרו, מר ג'ורג 'אלנבי במשרד אמר כי הם לא יכלו לעזור לי מאז רכשתי את הסט מתוך שקע הנחה. הרכישה שלי התבססה על חברת ABC מוניטין של גאדג 'טים אמינים ואני מאוד מאוכזב התגובה עד כה."

להציע פתרון ספציפי ומספק לבעיה. "אני מאמין ש- ABC עושה מוצר טוב, זה כנראה רק תקלה קלה לחברה, אבל זו בעיה גדולה בשבילי, אם ABC תחליף את המג'נאדג'ט הפגום, אני אשמח". תן לחברה דרך לעשות דברים נכון, אבל להיות הגיוני.

למה?

התייחסו למקבל המכתב כפי שאתם רוצים שיתייחסו אליו: כבוד האדם ונימוסיו הטובים יעניקו לכם תוצאה טובה יותר מאשר התנהגות גסה והתנהגות פוגעת. בצע את העצה הבאה: "… זכור להיות טקטית, אבל המשרד, אם אתה מרגיש שאתה כבר עוול, מקל על התותחים שלך לא להיות מרוצה עד הבעיה תוקנה", הדגיש כאן על ידי מרגרט מקארתי בכתב מכתבים נעשה בקלות. להרוויח את הכבוד של הנמען של מכתב עם גישה מנומסת וסבירה ואתה תהיה הרבה יותר סביר לקבל את הבעיה נפתרה לשביעות רצונכם.