בקרת מסמכים משמשת להגברת היעילות של ארגון מסוים על ידי שליטה בגרסאות של מסמך מסוים שפורסמו. זה מבטיח לכל העובדים יש את הגירסאות הנכונות של מסמך מסוים. תקני ISO הם סט של תקנים בינלאומיים המסייעים לתקנן תהליכים בתוך עסקים וגם לסייע לעסקים לשמור רשומות נאותות, על פי Intelex. חברות חייב להבין מה הסטנדרטים חלים על העסק שלהם בפרט להשתמש באמצעי בקרת מסמכים כדי להבטיח סטנדרטים אלה הם אחריו.
מזעור ניירות
לעתים קרובות, בקרת מסמכים מבקשת לצמצם או למנוע מסמכי נייר, כך שלמסמכים יש פחות השפעה על הסביבה ולצמצם את עלויות החברה, על פי חברת Intelex.
קלות גישה
קלות הגישה היא גם היבט חשוב בעת התמודדות עם בקרת מסמכים. לחברות יהיה קל יותר לשמור על מידע עדכני אם הם יכולים, למשל, לגשת בקלות למידע זה מהאינטרנט.
סיווג
המסמכים חייבים להיות מאורגנים בקטגוריות לוגיות. על ידי כך, המסמכים המתאימים למצב נתון ניתן למצוא. מסמכים אלה מאורגנים לעתים קרובות לקטגוריות כגון מדיניות, נוהל, הוראה עבודה וטפסים ורשומות, על פי 9000 העולם. ISO דורש מסמכים רלוונטיים להיות זמין בעת הצורך.
מומחיות
המסמכים חייבים להיבדק בהרחבה לפני שהם סופיים. במקרים רבים, מסמכים אלה צריכים להיבדק על ידי יותר מאדם אחד, הן למטרות פיקוח והן כדי להבטיח טעויות לא נעשים על ידי זוג נוסף של עיניים לתפוס את הטעויות, על פי 9000 העולם. מחזור הסקירה צריך לכלול עובדים המעורבים במסמכים ובמנהלים המפקחים עליהם, שכן הם יהיו בעלי מומחיות רבה יותר ויכולים להבין טעויות. ISO מחייבת אישור מסמכים להלימות לפני ההנפקה.
מצב גרסה
תקני ISO מחייבים בדיקה ועיבוד מסמכים בכל עת. התנאים בחברה מסוימת ישתנו בהכרח, ויש להוסיף עדכונים למסמכים כאשר הם הגיוניים. מצב הגרסה חייב להיות ממוקם על המסמך, על פי 9000 העולם. הסטטוסים האלה כוללים טיוטה, ביקורת ואישור. מסמכים מיושנים כי נשמרים על ידי החברה מכל סיבה שהיא חייב להיות מזוהה.
קריאות
מסמכים חייבים תמיד להיות קריא ונגיש על ידי אלה הזקוקים להם, על פי 9000 העולם. ISO מחייב את המסמכים להתעדכן כאשר הם מקבלים ללבוש או נזק.
הפצה
לא רק מסמכים שמקורם בחברה נשלט, אבל המסמכים שמקורם מחוץ למדינה צריך גם להיות נשלט, על פי 9000 העולם. מסמכים רבים, כגון מסמכי משתמש למוצרים ומכונות בבעלות החברה, חייבים להיות מסומנים בבירור ומופצים לאנשים הנכונים בחברה.
