בעת יצירת מערכת חשבונאית, עסקים ועמותות חייבים להקים מסגרת לבקרה פנימית. תהליך הבקרה הפנימית מסייע להבטיח שהמערכת פועלת היטב וכי כל העובדים המעורבים מבצעים כצפוי. בעל פונקציה עסקית חיונית כזו מספק ביטחון סביר על ידי הקטנת הסבירות של טעויות ושמירה על נכסי הארגון. בגלל חשיבותה, חברות מצליחות לשקול את העקרונות הבסיסיים של בקרה פנימית.
אחריות
חברות צריכות בבירור לקבוע אחריות. הקצאת אחריות ספציפית ליחידים מבטיחה להם להבין מה חלקם בשמירה על בקרה פנימית. אם באחריות בקרה פנימית יש להתעלם באופן עקבי, מערכת בקרה פנימית יעילה תבהיר מי לא מבצע משימה שהוקצתה.
שמירת רשומות
זיכרון הוא לא כלי בלתי פוסק, במיוחד כאשר מתמודדים עם כמויות גדולות של מידע או עסקאות. ביצוע נהלי רישום נכון יאפשר לחברות לקבל היסטוריה מדויקת של עסקאות. נתונים היסטוריים אלה מאפשרים לחברה להתייחס אליה מאוחר יותר, אם תתגלה בעיה או אם נדרשת הבהרה.
ביטוח ובגידה
למרבה הצער, אפילו מערכת הבקרה הפנימית הטובה ביותר לא יכול למנוע את אובדן הנכס. בביטוח נכסים ועובדי מליטה, ארגון יכול להיות סמוך ובטוח כי הוא יוחזר לערך של נכס אם הנכס נגנב, או אחרת misropriropriated.
רשומות נכס הקוסטודיה
במערכת בקרה פנימית, האנשים שיש להם גישה פיזית למזומן ולנכסים אחרים אינם אותם אנשים ששומרים על הרשומות הקשורות לנכס זה. אם, למשל, האדם האחראי לשמירה על רשומות המזומנים הקטנות היה אותו אדם שהיה לו המפתח לקופה הזעירה, יהיה קל לאותו אדם לעזור לעצמם במזומן תוך זיוף הקופה הקטנה. מי שומר רשומות הנכס לא יוכל להיות מסוגל לגשת פיזית לנכסים הוא מעקב.
אחריות לעסקאות קשורות
לפעמים, יש להשלים מספר משימות על מנת להשלים עסקה אחת. במקרה זה, חשוב כי עובדים שונים כל לבצע את המשימות הנפרדות המרכיבים את העסקה. זה מבטיח כי יותר מאדם אחד היה מעורב בהשלמת המשימה, להגדיל את הסיכויים כי כל טעויות או מעשי הונאה מתגלים.
בקרות טכנולוגיות
אזעקות פורץ, keypads אלקטרונית ותכונות אבטחה מבוססות טכנולוגיה אחרות יכולות לסייע לארגונים להגן על הנכסים. הטכנולוגיה יכולה לעתים קרובות ללכת לאן אנשים לא יכולים, והוא יכול להיות על העבודה 24 שעות ביממה ללא צורך בתשלום נוסף או הפסקות. חברות חכמות מרחיבות את מערכות הבקרה הפנימיות שלהן בטכנולוגיה מתאימה וחסכונית.
סקירה עצמאית
חברות צריכות לבחון את מערכות הבקרה הפנימית שלהן באופן שוטף. זה צריך להיעשות על ידי אדם שלא ביצע את כל העבודה נבדק. מעריך עצמאי יכול לדווח באופן אובייקטיבי על העבודה הנעשית בכל תהליך הבקרה הפנימית ואין לו סיבה לכסות טעויות או להיות אופטימי מדי לגבי נהלי הבקרה.
