לחברות יש שני מחזורי עסקים עיקריים: מחזור ההכנסות ומחזור ההוצאות. חשבונות מחזור מלא הם חלק ממחזור הקנייה וההוצאה. זה מורכב מ את מלוא טווח הפעילות החשבונאית הנדרשת להשלמת רכישה לאחר ביצוע ההזמנה והמוצר או השירות שהתקבלו. מחזור מלא של חשבונות לתשלום כרוך מסמכים תואמים, אישור חשבוניות, הנפקת צ'קים ותשלומים ההקלטה.
טיפים
-
חשבונות מחזור מלא יכולים להתייחס לתהליך המלא של קבלה, אימות ותשלום של חשבונית, או תפקיד עבודה הכרוך באחריות לכל התהליך.
מחזור חשבונות זכאים
שלושה מסמכים עיקריים מעורבים בתהליך חשבונות זכאים: הזמנת רכש, דוח קבלה וחשבונית ספקים.
- כאשר החברה מוכנה לבצע רכישה, מחלקת רכש תשלח הזמנה אל הספק. מסמך זה מפרט את הסחורה המבוקשת, המחיר והכמות. הזמנת הרכש מפעילה את הספק לשלוח את הסחורה.
- לאחר שהחברה תקבל את הסחורה, המחלקה המקבלת תשלים קבלת דוח. דוח זה מתעד את הסחורה המדויקת הכלולה במשלוח. אם המשלוח מכיל פריטים פגומים, העובד מציין זאת בדו"ח.
- הספק שולח a - חשבונית ספק המבקש תשלום עבור הטובין או השירותים שניתנו. מסמך זה נשלח לחשבונות זכאים ומפעיל את תהליך התשלום.
חשבונות זכאים נהלים
חברת חשבונות מנוהלת היטב מקימה נהלים מוגדרים היטב כדי להנחות את תהליך חשבונות זכאים, על מנת למנוע שגיאות ולזהות אותם כאשר הם מתרחשים. אותם נהלים יכולים גם להרתיע ולזהות זיוף מכוון, ולספק שביל ביקורת לשימוש מאוחר יותר במקרה של אי התאמה צריך לעבור מבלי להתגלות. נהלים אלה משתנים בין חברות ומחלקות, אך בדרך כלל עוקבים אחר דפוס דומה:
- לאחר קבלת חשבונית הספק, צוות חשבונות זכאים מבצע התאמה משולשת על ידי השוואת המידע על הזמנת הרכש כנגד אלה המופיעים בדו"ח המקבל ובחשבונית הספק, כדי להבטיח שהמידע יהיה עקבי.
- אם חשבונות זכאים יכולים לאמת שהטובין בחשבונית הספק הוזמנו והתקבלו על ידי החברה חשבונית מאושרת לעיבוד תשלומים. הדבר נעשה באמצעות שובר, חתימה או חותמת.
- אם יש אי-התאמות - אם הכמות שהתקבלה אינה תואמת את הכמות שהוזמנה והחשבונית, לדוגמה, או אם המוצר אינו מדויק כפי שהזמין - חשבונות חייבים ינסו לאתר את מקור הבעיה מעקב לפי הצורך עם המקלט, הספק או משתמש הקצה שהציב את ההזמנה.
- בחברות גדולות, התשלום בפועל מעובד על ידי משרד האוצר. למרות זאת, חשבונות זכאים אחראי על הנפקת תשלומים ברוב החברות הקטנות. לאחר החזרת חשבונית, חשבונות זכאים שולחים את התיעוד המנוהל יחד עם המחאה לחתימת הסימון של החברה.
- לאחר שחתימת ההמחאה מאשרת את השלטים, החשבונות ישלמו את ההמחאה מסמן את החשבונית כפי ששולמה במערכת החשבונאית.
חשבונות מחזור מלא תפקידים זכאים
חשבונות לתשלום תיאורים עבודה גם מתויגים לעתים קרובות כמו "מחזור מלא". משמעות הדבר היא כי חשבונות payable עובד אחראי על כל חלק של תהליך התשלום, לעומת התמחות באחד או יותר תחומים ספציפיים. האחריות הפוטנציאלית עשויה לכלול התאמה תלת-כיוונית, בדיקת דוחות הוצאות עבור דיוק, החלת הנחות תשלום והנפקת תשלומים לספקים.
כאשר פרסומים אלה מתפרסמים, מחלקת משאבי אנוש או המנהל האחראי על העסקת השכירות ינסו בדרך כלל לבנות חשבונות הראיון שאלות המעריכים במדויק את היכרותו של המבקש עם התהליך כולו, ולזהות כל חולשות או תחומים של חוסר ניסיון.
