פונקציית בקרת המסמכים נושאת באחריות לניהול זרימת מסמכים ואחסון בארגון באמצעות פונקציות ותהליכים שונים. אלה כוללים שמירה על קבצים ושימוש בהפצה נאותה ונהלים לתיקון כפי שתואר ב Siliconfareast.com.
מערכת ספריה
פונקציית בקרת המסמך יש את התפקיד של שמירה נאותה על נהלים ספריה פנימית, כך שגישה אדם מתאים מתרחשת, אבל מקום הימצאו של תיעוד רשמי נשאר ידוע בכל עת.
אחסון / תיוק
פעילות מרכזית נוספת של פונקציית בקרת המסמך היא של אחסון מסמכים והגשה כדי להבטיח נגישות נאותה של כל הקבצים הדרושים.
תיקונים
הפונקציה בקרת המסמך גם יש אחריות להבטיח כי תיעוד רשמי מאושר רק מקבל מתוקן בהקשר של תהליכים ואישורים נאותים. זה עשוי לכלול מערכת של בקשות שינוי (או פרויקט) שינוי בקשות (DCR) הדורשים חתימות ייעודיים לפני מסמך שאושר בעבר יכול שינויים נוספים שבוצעו.
זרימת עבודה
אנשי בקרת מסמכים מבצעים גם פעילויות שמטרתן להבטיח זרימת עבודה יעילה, כגון על ידי הקצאת מסמכים לצוות פקידותי או למזכירות עבור פעילויות כגון עיבוד תמלילים או סריקה.
מעקב
הפונקציה בקרת המסמך גם עוקב אחר הייצור בזמן של מסמכים באמצעות תהליך זרימת העבודה הכוללת, כגון באמצעות שימוש ברשימות גיל המציין כי מסמכים השקיעו זמן רב מדי עובר את תהליך זרימת העבודה.
